「私たちはまちづくりを通じて社会に貢献します」を基本使命に掲げ、東京・丸の内における街づくりをはじめ、オフィスビル・商業施設・住宅・ホテル・空港ターミナル等、数多くのプロジェクトを手掛ける総合不動産デベロッパーである三菱地所様。

今回、スタートアップ企業が数多く入居する施設を所管する「xTECH運営部」の柴橋遼太様、池田栞様に契約マネジメントシステム「ContractS CLM」を事業部でどのように活用し、業務プロセス効率化につなげたかについて伺いました。

デベロッパーマインドを大切に、常に挑戦。
街づくりを通じた社会への貢献がミッション。

―事業の特徴と業務について教えてください。

柴橋様：弊社は1937年設立の総合デベロッパーです。ブランドスローガンは“人を、想う力。街を、想う力”。 
オフィスビル・商業施設等の開発、賃貸、管理をはじめ、収益用不動産の開発、資産運用等、街づくりを通じて社会に貢献することが最大のミッションになっています。

我々が所属するxTECH運営部は20名ほどが在籍しており、主に国内外のスタートアップ企業様にコワーキングスペースやシェアオフィスの提案を行っています。

現在、丸の内・大手町エリアで4つのコミュニティ施設を運営。スタートアップエコシステムを確立し、スタートアップ×大企業の協業、共創の場づくりを行うことで丸の内エリア全体としての付加価値向上を目指しています。

運営部内では「4施設の運営とビジネス開発支援を行う運営・ビジネス開発支援ユニット」、「新しい顧客を開拓する新規誘致ユニット」、「4施設横断の企画や他事業とのブリッジを担うプロモーション・エコシステム推進ユニット」と大きく3つの役割に分かれ互いに連携しながら日々業務を推進しています。

業界全体が「紙の契約書が当然」という文化。
「ContractS CLM」との出会いで見えた新たなニーズ。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いは？

柴橋様：不動産業界全体に言えることですが、図面しかり、とにかく紙の資料が多い。契約書についても当然紙ベースで、多くの捺印をもらうために契約書を持って各部署を回る業務は負荷の大きいものでした。
過去の契約書は各事業部でキャビネットや倉庫に紙の原本を保管するスタイルでしたが、2018年1月の本社移転が契機に。

グループアドレス制の導入や働き方改革の推進に伴って大量にある各種資料の整理を行い不要なものは廃棄、必要なものはデータ化することでペーパーストックレスが一歩前進しました。

ただ、やはり契約書に関しては紙で締結するのが当然という認識でいましたが、ContractS CLMの紹介を受け、xTECH運営部で試験的に導入をはじめました。

「ContractS CLM」で契約業務のDX化が実現。
コロナ禍の契約業務には欠かせない存在に。

―「ContractS CLM」の活用方法について教えてください。

柴橋様：主に月に10件ほど発生する入居者の方との施設のサービス利用に関する契約書の締結にContractS CLM を活用しています。契約書は法務部でチェック済みのフォーマットを活用しているため、契約書作成から契約書管理まで、基本的には全て事業部のみでContractS CLM上での管理を行っています。

池田様：導入当初は比較的最近オープンした2施設から導入を始めました。この施設はメンバーも異動したばかりでその時点では業務がルーティン化されておらず、ITリテラシーが比較的高い人材が集まっていたこともあり、抵抗感なくスムーズに浸透を図ることができました。

一方、残りの2施設については従来行ってきた紙での契約スタイルが根強く、電子化への導入に高いハードルが。

ところがコロナ禍で多くの企業がリモートワークを導入し、物理的に紙の契約業務遂行が難しくなりました。そのタイミングで契約担当者向けに1回、管理者向けに1回それぞれ「ContractS CLM」の勉強会を行い、全体にサービスを浸透させていきました。

各施設担当からの疑問点はチャットですぐに返信するように心がけています。また、社内で解決できない疑問点はContractS CLMのカスタマーサポートに連絡すると早急に回答いただけるので助かっています。

先行して「ContractS CLM」の締結を導入した2施設では約9割がContractS CLM上での管理に移行済み、後から導入した2施設でも順次移行を進めています。「ContractS CLM」によって、契約書の作成、確認作業、管理が電子化されて、契約情報の一元管理や共有が容易になりました。

もう製本時代には戻れない。
契約完了までの時間が1週間から1日に大幅削減！

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

池田様： 導入当初は社内からは「紙でできるなら紙でいいじゃない」という意見もありました。
やはりコロナ禍の緊急事態宣言時、完全在宅になった時に、より必要性が意識されたなと。絶えず発生する契約の業務を出社せずに滞ることなく行えたことは大きなメリットです。紙の場合、稟議決裁→2部製本→捺印→郵送もしくは直接入居施設に持参、で対応しており双方調印まで1～2週間かかっていました。
特にこのコロナ禍では先方がリモートワークで不在のケースも。

「ContractS CLM」では双方調印完了まで何と最短で数時間ですんでいます。
かなりスピーディーになり「もう製本時代には戻れません」という現場の声も上がっています。

柴橋様：契約書は紙が当然だと思っていた中で、「ContractS CLM」の導入によって効率化された契約の形が構築できました。
提案がきっかけとなり結果的に契約業務の電子化にこのタイミングで取り組むことができていて本当によかったと思っています。

―「ContractS CLM」に今後期待することは？

柴橋様：不動産業界においても古き風習や文化を脱却して、様々な分野で業務効率化を図り、収益性を上げていく姿勢や動きがより一層加速していくものと思います。今後は法律なども緩和され契約業務が全てオンラインで完結する時代がやってくるかもしれません。
こうした時代の流れに対応できる契約業務領域のシステムを構築いただけるよう大いに期待しています。