法務セクション立ち上げと同時に契約管理のDX化に成功。 「ContractS CLM」で法務・契約業務の一元化へ。
TOPICS
・社内に法務の担当部署がなく専任担当者もおらず、各事業部において契約業務の負担感が増加
・契約業務・法務相談が属人化しており、ノウハウが蓄積できていない
・法務相談が様々なツール・コミュニケーションで行われており情報が分散化
導入のきかっけ
・法務セクション の新規立ち上げとともに契約業務の仕組みを見直し。紙→DX化を推進
・仕組みが整っていないのでゼロベースから契約業務を一元管理できるシステム利用を検討
・情報が分散化していた法務相談を集約、ナレッジ活用につなげたい
効果
・契約業務にまつわる業務量が年間で2160時間の削減、コストも約550万円の削減に成功
・導入後、全契約の状況把握ができるように。業務効率化・スピードアップに繋がった
・法務相談の質問と回答がストック可能に。ナレッジ蓄積が実現
持続可能な医療の未来をつくるために。
日本の医療が抱えるさまざまな課題に挑み続ける。
―事業の特徴と業務について教えてください。
尾尻様：弊社はグループ全体で「Sustainable medical care～すべては、持続可能な医療の未来をつくるために」をビジョンに掲げて医療人材サービス・医療経営支援・企業向け産業保健支援を提供しています 。先進国随一の少子高齢社会、医療従事者 の人材不足、医療費増大による財政圧迫等…日本の医療業界が抱える様々な課題に対してサービスや支援を提供。誰もが当たり前に医療の恩恵を享受し続けることができるよう、日本医療が抱える諸問題の解決に向けて、日々挑み続けています。
法務・情報セキュリティ管理室は現在3名体制。グループ全体の法務と情報セキュリティを担当しています。各事業部から上がってくる契約業務や法務相談、コーポレート法務業務、対外折衝サポート等の法務全般を担っています。
社内に法務の担当部署がなく契約業務が属人化。
法務セクション 立ち上げと同時に契約管理のDX化を検討。
―これまでの課題は？
尾尻様：私は昨年転職で入社したのですが、法務セクションの新規立ち上げというタイミングでジョインしました。それまでは社内に法務の担当部署がなく相談案件が発生した際、顧問弁護士に直接対応いただいていました。当然、法務専任の担当者も不在で各事業部マネージャーが法務業務や契約書のチェックまで全て担っており個人の負担感もかなり大きい状況でした。
また必然的に業務の属人化が起こりグループ全体でのノウハウ蓄積も全くできていませんでした。
これらの課題を解決すべく、社内で法務セクションを新設、契約業務の仕組みをゼロベースから整えていくことに。紙ベースの契約が中心でしたが、せっかく法務として新規立ち上げに携われるのであればDX化を推進していきたいなと。理想は契約業務が効率的にできて管理が一気通貫であること。法務セクション最初のミッションとして電子契約の導入を掲げて動き始めました。
契約管理を一気通貫できる理想のツール。
「ContractS CLM」で法務の仕組み作りに成功。
―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください
尾尻様：法務・契約業務の新たな仕組みを作るべく、当初は電子契約サービスとレビューツールの組み合わせでDX化を検討していました。サービス選定基準としてはメジャーな電子契約ツールであること、予算に見合ったものであること。複数サービスやシステムを比較検討する過程で出会ったのが「Contracts CLM」でした。受注から締結～更新まで契約の全工程と付随する法務相談を一元管理できる、思い描いていた理想的な仕組みをワンプラットフォームで統合化できることにとても感銘を受けました 。
多少予算オーバーになるコスト面がネックだったのですが、やはりワンプラットフォームで全ての契約業務と法務相談を一気通貫完結できるシステムがベストという結論に。当初希望していた選定基準を覆すほど「ContractS CLM」のシステムに大きな魅力と可能性を感じました。上層部の了承を得て2020年4月に導入をスタートとなりました。
現在の活用方法としては大きく2つで「ContractS CLM」上での契約業務と法務相談です。全社員へ個人アカウントを付与しており総アカウント数は170ほど。契約業務以外にも日々法務相談が発生していますが案件ごとの管理もスムーズ。立ち上げ時に抱いていた課題感はほぼ払拭できたのではと実感しています。
年間の削減コストは何と約550万円！
法務・契約業務の一元管理で業務効率化が実現。
―「ContractS CLM」導入後の効果は？
尾尻様：全社導入にあたっては事業部単位で説明会を行い、比較的スムーズに浸透が図れました。法務担当としては全業務が集約されたことが何より一番大きなメリットですね。以前はツール問わず、様々な形で相談が来ることも多く一案件に対して情報がバラバラに…管理が非常に困難でしたが一挙解決 。事業部側としても他メンバーの相談内容・回答を容易に見ることができるので相談する前に問題が解決できるケースも増えました。契約についても「ContractS CLM」導入を機に社内の全契約を一元化。紙の契約書もまだ3割ほど残っていますが、管理はすべて「ContractS CLM」に集約しています。
契約業務・法務相談ともに一元化されたことで全工程において業務効率化が実現できていると実感しています。概算ではありますが導入以前と比較して契約業務にまつわる業務量は年間で2160時間の削減、コストも約550万円の削減 となっており、非常に大きな成果を生みだしています(※年間削減時間は法務・事業部合わせて全社での数値)。
現在は契約業務と法務相談での使用がメインですが、ゆくゆくはプロジェクト管理も導入して活用したいと考えています。他ツールとの連携も今以上に増えていくと業務効率のさらなるアップも期待できるかなと。「ContractS CLM」の今後の進化を楽しみにしています。
