（2023年3月取材）

全国に拠点を持つ食品物流のリーディングカンパニー。
徹底した品質管理ノウハウと情報システムで独自の物流スタイルを確立。

―事業の特徴と担当する業務について教えてください。

江口様：1966年創立、食品物流のリーディングカンパニーとして共同物流事業・専用物流事業・関連事業3つの事業を全国に展開しております。「常温」「定温」「冷蔵」「冷凍」という4つの温度帯でその食品の特性に応じた、最も適した温度を維持する品質管理を徹底しており、全国に広がる物流拠点・輸配送ネットワーク、培った４温度帯の品質管理ノウハウに情報システムといったさまざまなアセットを活かして「アセット型３ＰＬ」という独自の物流スタイルを築き上げています。

我々が所属する経営推進本部 総務部 法務課はメンバー5名。最もボリュームが多いのが、予防法務・コンプライアンス業務です。本社に契約業務が集約しているため、全国の各拠点で発生する法務、契約業務全般からガバナンス構築、組織再編まで担当業務は多岐に渡ります。



福山様：私は主に法務課の業務効率化のため、デジタルトランスフォーメーションをメインで担当しています。また契約業務全般も行っています。

オンプレミスのシステムが煩雑化、運用コストも増大。
契約を一気通貫できる、理想のシステムを求めて。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

江口様：実は契約書の文書や申請については従来のシステムによって半分電子化されていましたが、仕組み上、捺印・押印申請・承認フローが非常に煩雑でした。さらに法務課内のメンバー間含めての共有も難しく、使い勝手をよくするためにカスタマイズを繰り返すという悪循環…。オンプレミスでの運用だったこともあり、リリースアップするタイミングでクラウドサービスへの入れ替えを本格的に検討し始めました。
前職でもシステムや仕組みに携わっていた福山へ、契約にまつわる課題を解消するシステム検討を入社後の最初のミッションとして取り組んでもらいました。

福山様：弊社の課題は従来システムがとにかく使いにくいこと。新たに導入するものは使う側が複雑になる仕組みは避けたい、複数システムを使った運用にすると煩雑化するので極力ひとつにまとめてシンプルにしたいと考えていました。理想の使用感と電子契約を包括した仕組みが欲しいなと。
管理側においても仮に担当者不在の場合でも、誰でも契約全体を把握できるので業務が滞らない仕組みをイメージしていました。

電子契約を扱うスタートアップ数社に話を聞いたのですが、「ContractS CLM」が弊社の課題解決に最もマッチすると感じました。契約フローが一気通貫で可視化され、かつフローがシンプルで分かりやすく、使い勝手もいい。法務のタスクを集約し管理できる点にも惹かれました。業務のカバー範囲の広さに対して導入しやすい価格帯で、従来のシステムと比較してコストを抑えられる点も非常に魅力的でした。



江口様：直感的な使いやすさはもちろん、データインプット＆アウトプットが楽な点もメリットです。APIの利用ができるなど間口が広いのも「ContractS CLM」のいいところだと思います。
この手のシステムはオーバースペック過ぎて使いこなせるかどうか、といった心配がありますが「ContractS CLM」は要望や疑問を投げかけると即支援をしてもらえる。柔軟性や対応力をも兼ね備えており機能拡張や使い方を発展させるためのサポートも充実、その点も安心でした。

全拠点に導入し契約業務を「ContractS CLM」へ集約。
契約プロセスの進捗が一目瞭然に。

―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

福山様：弊社の場合、初めての電子化というわけではなく、従来のシステムからの変更だったため最初から一気に全国拠点へ展開し導入開始、日々発生する契約業務においてグループ全体でフル活用しています。

グループ会社の電子化もこちらに移行したため、本社法務で管理できている契約書の捕捉率がアップしました。それにより、扱う契約書の件数は増えましたが、1件あたりの対応時間は効率化されているので、同じチーム体制で対応ができています。

江口様：現場は仕組みが変わることに対して抵抗はゼロではなかったと思います。ただ我々としては「ContractS CLM」が現状抱えている契約課題の解決に繋がるシステムであると確信していたので、全社的ルールとして導入を推進。

福山が丁寧に勉強会を行った成果もあって、ほとんどネガティブな意見もなく初期段階からスムーズに浸透しました。むしろ契約書申請の効率のよさに現場から感動の声が上がるほど。従来は担当者間でのメール依頼・相談も多くありましたが、「ContractS CLM」は法務課全体で共有できるので滞ることもなく契約業務が円滑になりました。進捗が可視化されたので、現場担当者から「承認申請のステータスなので確認お願いします」とプッシュされるほどです（笑）。

「ContractS CLM」導入で電子契約の割合も増加。
一元管理＆可視化で、業務効率もアップしコスト削減も実現。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

江口様：「ContractS CLM」導入後、電子契約の割合が徐々に増えつつあります。業務効率化もしっかり実現できているので、件数が増加しても業務時間内に問題なく対応可能に。また紙の契約書の場合に発生する、製本の手間が減ったことも大きいです。契約の際に発生する印紙代や郵送費もネックでしたが、コスト削減にも貢献。グループ間のやりとりは100%電子化を実現し、今後ますます電子契約の割合を増やしていけたらと思います。

また、「ContractS CLM」の導入で全社の契約業務の仕組み・ルールを改めて周知できたことで、ビジネスにおけるリスクを未然に防ぐためにも契約業務は重要なものであるという、全社への意識付けにもなっていると感じます。



福山様：契約業務全般を日々担う立場としては、一つのシステム上で案件ごとの契約進捗を可視化できること、ダウンロードせずに資料がすぐに確認できる点も便利だと思います。関係者で共有して最新の全体情報を俯瞰できるので遅れが発生した場合にも、迅速に対応できます。体感ではなく具体的な数字を見て動けるというのはお互いにストレスがなくスムーズです。
タスクを集約できるので、ダッシュボード化し各人の対応件数や1案件あたりの対応期間なども数値化できるようになりました。

江口様：「ContractS CLM」は我々法務にとって契約書を適切に管理するための「インフラ」だと考えています。私達の業務は日々進化しますので、ContractS CLMも常に進化し導いてくれる存在でい続けてくれることを期待しています。