デジタル決済プラットフォーム「KOMOJU（コモジュ）」を提供。決済事業サービスをグローバルに展開する。

―事業の特徴について教えてください。

中崎様：決済サービスを提供する会社です。当社の決済サービスは、「KOMOJU（コモジュ）」という名称で、加盟店様向けにクレジットカード、コンビニ、ECスマホ決済、電子マネー等の多様な決済サービスを提供しています。割賦販売法というクレジットカードの法律に基づき、登録を得た登録者です。非常に高い技術力が自慢です。また、代表取締役、技術責任者、プロダクト責任者、営業責任者等を含め、従業員の多くが海外出身者のため、国際色豊かで、他国の決済手段の対応も支援していたりして、国際的に展開なさりたい企業様や、展開なさっている企業様から特に支持を受けているように思います。

―部署の特徴について教えてください。

法務・コンプライアンス部は社員メンバーが6名で、この他、業務委託の方が若干名いらっしゃいます。当部では、全ての契約業務、日常的な法務相談、加盟店審査、コンプライアンスチェック、立入検査対応、取締役会・株主総会の事務局、登記事務、セキュリティ対策・不正対策・マネロン対策まで業務は多岐に渡ります。

ハーメリンク様：同じく法務・コンプライアンス部に所属しています。アメリカ出身で主に海外案件、英語での契約書の管理を担当しております。

法務業務が非効率な状態であり、大きな支障が生じていた。
全契約の管理を、電子的、一元的にできる契約管理システムで課題解決を目指す。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

中崎様：私の入社当初は、契約業務は、依頼はSlackや電子メールが多かったです。ばらばらに相談が来たり、同一スレッドで多数の契約相談がなされたりして、案件管理がやりにくかったです。また、契約締結は、紙での捺印も多くあり、契約締結に時間がかかっていました。そして、契約の保管については、紙で締結された契約について、PDF化が徹底されておらず、紙の契約書を書庫から出すのにわざわざ管理部の方々にお願いして出していただく必要がありました。管理部の方々の時間をとるのも恐縮で、かなりやりずらかったです。

この他、契約が締結されても、管理部に連携されず、契約書が捺印者のPCにだけ残っていたり、契約の一元管理を実現できていませんでした。要は、法務・コンプライアンス業務に大きな支障が生じていました。

そこで、契約関係業務等の効率化をはかるため、契約管理システムの導入が必須と考え、本格的に検討し始めました。

弊社にとってまず重要なのは、全ての契約をシステム上で一気通貫に管理可能にすることでした。課題解決に向けて、契約書管理システムを提供する数社を比較検討しましたが、その中でも完成度が高く、いいなと感じたのが「ContractS CLM」でした。売上上位の数社で比べたのですが、個別の契約案件毎に、担当者のやりとりや契約の交渉経緯も含めてシステム上に全て残せること、稟議機能も含まれている等、契約相談から稟議手続・電子署名手続等への連携がスムーズであること、などが非常に優れているなと思いました。また、当社は、Slackを多用していますので、Slackと連携できる点も魅力でした。中小企業の法務部門として欲しい機能がほぼ全て揃っており、かつコスト面でも非常にリーズナブルで、これしかないと思いました。

ハーメリンク様：現在は役職員の約半数がアカウントを取得しています。特に、役員については、雇用契約等の機密性の高い案件を除き、全契約へのアクセスを可能にし、役員からも契約を調べやすくなりました。以前は、契約書を探すのにも、エクセルで検索後に、来社して管理部に依頼して出してもらわないといけないケースも多く、大変でしたが、確認したい時にいつでも契約書を閲覧することができるようになりました。社内からも大変便利になったと好評です。

紙の過去契約書も含めて全契約業務を「ContractS CLM」へ。
一元管理で全契約が一目瞭然、フローも明確に。

 ―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

中崎様：2022年12月に導入を正式決定、運用を開始しました。真っ先に取り組んだのが過去の紙の契約書、約数千件のデジタルデータ化です。今では、過去から現在までの全ての契約を「ContractS CLM」に集約、一元管理しています。電子契約の締結部分のみ他サービスを併用していますが、依頼～承認～管理まで全契約のプロセスを一気通貫で可視化できるようになったため、契約業務がかなり効率化しました。

フロー可視化のイメージ図

―「ContractS CLM」の導入にあたり反対はありましたか
なかったです。従来の契約フローを不便に感じている方も多かったためか、反対や混乱もなく、浸透もスムーズであったように思います。

―導入はどのように進みましたか。
ハーメリンク様：使い方を説明するための社内勉強会を、日本語と英語で行いました。近々2回目を開催予定ですが、不明点は随時法務で個別に対応しています。最初の2～3か月はContractSサポート担当の方にもついてもらっており、分からない点があればすぐにメールやチャットで相談させていただきました。回答も早く、特に不安もなく、法務部としても安心して導入を進められました。

覚書も含めて契約書の関連情報をまとめて確認可能に。 「ContractS CLM」導入で契約業務の効率化・精度アップが叶う。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？
中崎様：「ContractS CLM」導入後、最も効果として感じているのは契約可視化による業務効率アップです。Slackの法務スレッドや、Slackの個別のメッセージ、電子メールなどで、ばらばらと相談が来ていたのですが、契約システム上から相談をあげていただくことを徹底し、契約相談の流れが整理され、対応しやすくなりました。昔は、●●社の件などと言われても、過去の依頼のコメントを探す所から手間取ったりして煩雑だったのが、とても対応しやすくなりました。稟議、捺印／電子署名への手続きの移行もスムーズです。ここが「ContractS CLM」を選んだ時の一番のポイントでしたが、期待を上回っています。

さらにもう一点、契約締結後なのですが、「ContractS CLM」上で、取引先名で検索すれば、その取引先との契約書がずらっと出てきます。取引先との新たな取組みや、変更覚書などを締結する際には、過去の契約を見てから対応する必要がありますが、その作業がかなり効率化されました。

また、全契約書を一度に閲覧することで「この契約は終了しているのか」「この契約書は不要だな」などとの気づきに繋がることもあり、契約業務を一元化することによる相乗効果として様々なメリットを実感しております。

―「ContractS CLM」への機能面の要望は？
ハーメリンク様：機能面の要望としては、英語のヘルプ機能が充実するとさらに使い勝手がよくなるなと思っています。当社の場合、海外出身の方も多いですので。

―最後に何かございますか。
中崎様：かなり気に入っており、今後も末永く愛顧したいと思っています。ユーザー目線のサービスと感じており、契約業務において必要な機能が概ね揃っており、多くの方におすすめしたいサービスだと思っております。応援しております。