「そこにない未来を創る」という理念を体現するために。ITソリューションと語学分野で高品質・高精度なサービスを提供。

―事業の特徴と業務について教えてください。
歌代様：弊社は「そこにない未来を創る」をビジョンに掲げています。私たちが描くのは「すでにそこにある未来」ではなく、新たな出会いによって新しい価値が創造される「まだそこにない未来」。主要事業はクライアントの多種多様な課題にアプローチするIT事業、グローバルに活躍する人材育成を目指す語学事業、世界のIT人材と日本の企業とをマッチングする海外人材事業。いずれも高品質なサービスの提供を通じて、目まぐるしい市場の変化・多様化に対応し日々挑み続けています。

私は当時弊社が持っていた語学学校の再建責任者として2020年に入社、現在は経営企画部に所属しています。M＆Aや業務改善など全社横断的なプロジェクト推進をミッションとしています。

チームのミーティングでContractS CLMの運用についてお話されている様子

上場・事業拡大に伴い、増加する法務業務にどう対応していくか。

―これまでの課題は？
歌代様：弊社における法務の沿革ですが、2018年に「一人法務」からスタートしております。会社の規模拡大に伴い2020年に3名体制になりましたが、2021年には会社が上場。これまで事業部単位で個別に行っていた契約業務を巻き取って集約する必然性が求められることになりました。その過程で、従来、事業部単位で個別に行っていた契約業務を、巻き取って集約することが求められました。

M&Aや新規事業支援、個人情報保護等…法務業務としては一気に拡大傾向になり、管理本部の横串を通す役割を経営企画が多く担っていたため、マンパワーでカバーせざるを得ず各個人の負担感もかなり大きい状況でした。2022年には人員増加で5名体制になりましたが、業務が属人化しており業務を渡したくても渡せない負の連鎖に。ノウハウ蓄積という課題も浮き彫りになってきました。

当時はチャットツール・社内サーバー・稟議システム・電子契約システム・台帳管理と、契約書フローが様々な場所に散在。情報の分散による二重管理が発生し、どれが最新か分からず事業部⇔法務での進捗管理が困難な状況に。バージョン管理の散逸や契約書と押印稟議の突合せの手間、電子契約システムでの二重稟議も問題でした。

これらの課題を解決すべく、根本から契約フローの仕組み見直しが早急に必要と判断。理想はナレッジを蓄積・検索できるようになることと、契約業務の一元管理が実現できること。経営企画部主導の全社プロジェクトとして、契約システムの導入に向けて動き始めました。

＜社内説明で使用されたスライド＞ ContractSの導入を機に、リーガルとして次のステージを目指す

比較検討の末に出会った、理想のツール。
「ContractS CLM」で抱えていた課題が一気に解決へ。

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください

歌代様：弊社の課題を解決するには、契約業務の一元管理化を実現できるシステムが望ましいと考えていました。そこで「ContractS CLM」ともう一社、トライアルで実際に使用して徹底的に比較検討を行いました。

ナレッジ蓄積の観点では、一方のサービスも法務内での検索容易性が高く、実はかなり魅力的でした。一方で「ContractS CLM」は、事業部展開が見込める点――事業部の担当者自らが契約業務の主体となり、法務と最新の契約書を共有、やりとりやタスクを紐づけて管理できるのが魅力的でした。必要な時にアカウントを持っている人間が自由に検索できるのは評価が高かったポイントです。

何より一番の決め手は、そもそも導入の目的であった契約の全工程と付随する情報を一元管理できること。思い描いていた理想的な仕組みをワンプラットフォームで実現できることに感銘を受けました。

プレゼンの末上層部の了承を得て2023年1月に契約、スモールスタートで導入開始に至りました。ちなみに、上長から特に評価を受けたのが、アクセス権限のコントロールが柔軟にできる点です。M&Aや業務提携など重要資料についてはフォルダに役職者限定の鍵をかけて管理し、現在も非常に重宝しています。

チームのミーティングでContractS CLMの運用についてお話されている様子

年間で約420時間の業務削減に成功！
契約業務の一元管理で業務効率化が一気に推進

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

歌代様：2023年1月に一部の部署からスタート、2023年3月には全社展開へ踏み切りました。全社導入にあたっては説明会を複数回、法務が対面でデモを実施、使い方や機能説明についてはオリジナルの社内向けYouTube動画を作成して臨みました。スモールスタート時に各部署で実際に使ってみて浮上した課題を洗い出し、対策を即座に実施。翌月、規模の大きな部署での展開時にはそれらを活かし丁寧なフォローを続けました。これらの成果もあってか2ヶ月という短期間で、大きな混乱もなく比較的スムーズに全社展開を迎えるに至りました。もっとも、リードタイム縮小のため、事業部担当者が契約業務の主体となるという点について、押印とはなにか？電子契約とはなにか？という大前提をもう少し整理すべきだったなと反省しています。

法務としては全契約業務が可視化され一つのシステムに集約されたことが何より一番大きなメリットですね。以前は契約フローが散在しており一案件に対して情報がバラバラで進捗把握が非常に困難でしたが一挙解決。契約の進捗状況が一目瞭然になったこともありリードタイムがぐっと減り、契約が停滞することがなくなりました。事業部側としても担当者が主導で進められるので、スムーズに契約業務を進められています。最新版管理、稟議突合せ、電子契約送付、台帳管理といった業務が効率化され、1通あたり30分削減。概算ではありますが導入以前と比較して契約業務にまつわる業務量は年間で何と420時間の削減が実現。非常に大きな成果を生みだしています。

現在は法務相談もチャットではなく全て「ContractS CLM」で対応しています。様々なファイル形式への対応や、他ツールとの連携も今以上に増えていくと業務効率のさらなるアップも期待できるかなと思います。今後、「ContractS CLM」のさらなる進化を楽しみにしています。