ITを通じて、顧客の課題解決に繋げたい。
幅広い業種へ多彩なITソリューションを開発・提案。

―事業の特徴と担当する業務について教えてください。
酒井様：弊社はお客様に情報システム開発をはじめとする最適なITソリューションを提供、システム導入後の運用サポートまでを行っている会社です。ITを通じてお客様の課題やニーズをとことん考え、共有＆解決することを目指し、製造業・建設業・流通業・運輸から病院・福祉業界に至るまで幅広い業種・業態へ向けて多彩なソリューションを展開しています。

私が所属する経営企画部は5名。2023年4月より新体制・新社名になったため、現在は親会社との連携業務を中心に社内規程や書式管理、新しいビジネスモデルの検討や経営方針策定を担っています。その中の一つとして契約管理業務があり、日々のリーガルチェックも行っています。

時田様：私は営業企画部に所属しており、営業サポートがメイン業務です。契約書確認業務や顧客サポートまで幅広い業務に従事しています。

導入にあたっては、経営企画部と営業企画部の双方で契約業務の改善と契約システム全般の市場調査を行いました。

契約件数が多いのに管理が全て「紙」でタイムロスが発生。
契約業務のDX化で全体の効率化を図りたい。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください
時田様：弊社で取り扱っている月間契約件数は約100件前後なのですが、契約書の多さに対して、正直マンパワー＆業務体制が不十分な状態でした。
当時、電子契約は導入しておらず契約書は100%全て紙ベース、申請から問い合わせまで案件は全て紙でやりとりされていました。そのため、確認や差し戻しでやり取りが多く発生してしまうことが課題でした。さらに、担当者間で情報連携がされていないが故のトラブルも起こり契約業務が振り出しに戻ってしまうこともしばしば…。契約業務に多大な時間が割かれており非常に効率が悪く、契約締結だけでなく、その前のプロセスや締結後の管理も含めて、業務全体を効率化する必要があるのではと感じていました。

課題を強く感じる中で1年が経過し、業務の属人化問題と紙での無駄な作業やタイムロスにいよいよ限界となりました。契約業務の課題が明確になった今こそ、ペーパーレス化することで問題を解決できないだろうかと考えました。早急に契約業務のDX化に向けて、まずは市場調査へ踏み切りました。
システムを探すところからスタートして、数社に提案書を依頼。その中で出会ったのが「ContractS CLM」です。

他社だと締結と管理といった２つのシステムを合わせて使っていくというものでしたが、「ContractS CLM」は1つのシステムですべてまかなえること、弊社にとって、期日管理といったやりたいことを網羅していたことが決め手になりました。

法務相談についても依頼が口頭もしくはメールといったアナログなフローとなっていました。この部分も同システム内で完結できる点も魅力でした。検討の結果「ContractS CLM」が現状の課題解決に最適と判断し導入を決めました。

取引金額の大きい契約はすべて「ContractS CLM」に集約。
作成～承認～管理までワンプラットフォームでスムーズに！

―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

酒井様：社内稟議においては2023年4月に会社が新体制になるタイミングということもあり「業務効率化になるなら」とコスト面もクリアしたので比較的スムーズに了承をいただけました。

2023年1月に導入、3月に契約業務の利用頻度が特に高い一部部門で運用を開始。その後、2023年4月には利用部門を拡大、現在では62名がアカウントを取得し業務委託基本契約書や個別契約書等の契約業務において活用しています。まだ紙の契約書も残っていますが、弊社において基準を設けており100万円以下の契約は従来通り紙ベースで、それ以外は全て「ContractS CLM」へ移行しています。現状は電子契約と紙契約が6:4ぐらいの割合になっております。今後、顧客理解が進むにつれて「ContractS CLM」の割合がさらに増えていくのではと思います。

時田様：実際の社内導入にあたっては、各部署からプロジェクトメンバーを選出しました。チームメンバー10名程で使い方や改善点等の意見を出し合い運用や方向性を決定。そこから契約書を多く扱う部署へ展開しました。その結果、現場での抵抗感はあまりなく、スムーズに浸透。基本的に現在も大きな混乱もなく、問題なく運用できています。

「ContractS CLM」で契約が可視化、スピード効率がアップ！
ナレッジ蓄積＆共有で社内の契約知識レベルも向上。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

時田様：「ContractS CLM」を導入して半年、契約が可視化されたことにより業務効率化に確実につながっていると実感しています。関係者全員がワンプラットフォームで進捗状況を共有でき、かつ間違いもすぐに確認＆修正ができるため運用がスムーズになりました。紙でのやりとり時に発生していたリーガルチェックの差し戻しによるタイムロスも減少しました。そして何より契約の見える化で社内の契約に関する知識レベルが向上しているのかなと感じています。ナレッジ蓄積により属人化に対する問題も解決できていくのではと思います。結果として契約業務が円滑に進むようになり、その恩恵はとても大きいと思います。

酒井様：まだ導入半年ということもあり、費用対効果については今後の検証が必要ですが、体感としては契約業務が可視化されたことで、契約一件あたりのスピード効率が格段にアップしたと思います。紙ベースの契約書の場合、担当者が１人ずつ確認・対応せざるを得なかったのですが、「ContractS CLM」上では同時に数人で共有＆チェックが可能になりました。また、やりとりやコメントがナレッジとして蓄積されるので状況に応じた対処法がケースバイケースで学べて営業部サイドも自ずと知識が深まり、この点も非常に大きなメリットです。今後も「ContractS CLM」活用の幅を広げつつ、さらなるシステムの進化を期待しています。