人と本気で向き合い、一人ひとりがより輝ける未来を創る。人材ビジネスを中心に拡大、国内外で事業を展開中。

―事業の特徴と担当する業務について教えてください。

法務部マネージャー：
弊社は2000年の創業以来、一貫して人材ビジネスを中心に事業を拡大してきました。新卒・中途・派遣などの企業への「採用支援」、学生や求職者への「就労支援」、業務のアウトソーシングや保育・介護施設運営などの「業務支援」の3つの事業領域でサービスを提供しています。グループ法人は国内外で展開しており、地域や国の特性、課題に対応しながら業務を行っております。

法務部長：
法務部は8名で構成されており、契約審査、株主総会や取締役会の運営、株式管理などのコーポレート法務活動から、契約業務のデジタル変革(DX)推進に至るまで幅広い業務を行っています。契約審査は主に3名が担当し、ネオキャリア本社だけでなく、国内外の全拠点およびグループ全体を対象として行っています。

紙の契約書は全体の98%、事業部からの依頼はメール・チャットが中心。契約書管理システムを活用して案件の可視化と一元化を図りたい。

―これまでの課題と「ContractS CLM」との出会いについて教えてください

法務部長：
現在、当社は約30の事業を展開し、従業員数は約3,600名にのぼります。社内のコミュニケーションは主にメールやチャットで行われていますが、情報の散逸が起こりやすく、依頼等の連絡の見落としや期日管理が困難であったことから、案件管理が適切に行えない状況でした。解決策として、契約審査をGoogleのフォームで受け付け、スプレッドシートで管理する手法を導入しましたが、契約書の版管理等多くの手作業が発生し、非効率な点は解消できませんでした。これが契約書管理システムの導入を本格的に検討するきっかけとなりました。

その当時、契約書の98%が紙ベースで、残り2%は電子形式で締結されており、毎月550～600件の契約書が処理されていました。事業部が契約書を印刷し、法務部で押印後、相手方に返送するという煩雑な手続きにより、効率は著しく低下していました。特に、少数精鋭の法務部が全契約を処理するには、過度の時間が必要であり、電子化が避けられない状況でした。

契約締結のみを考慮すると他社製品の方が優れていましたが、契約締結前後のプロセスも含めた業務全体の効率化を考えると、他社製品では不十分でした。そこで、業務全体を効率化できるCLMシステムの導入を検討し始めました。この検討の中で出会ったのが「ContractS CLM」でした。

このシステムはユーザーインターフェースが優れていたので、当社社員のリテラシーにマッチするものだと感じました。何よりも、「ContractS CLM」を通じて業務効率を向上させ、情報を一元化し、案件ステータスを可視化し、作業をデジタル化するという、実現したい未来像が明確に描けたことが、最終的に導入の決め手となりました。

パイロット運用を経てCLMを全社へ展開。
「Contract Automation」の実装で現場が「迷わない」契約業務を実現。

 ―「ContractS CLM」の活用方法と導入プロセスについて教えてください

法務部長：
契約書管理システムの導入を検討していた時期に、新規事業や業務効率化のアイデアを競う社内コンテストが開催されました。そこで「契約業務の根本的な改革」をテーマにプレゼンテーションを実施しました。

「ContractS CLM」の導入により紙の契約書を30%電子化するだけでも一定のコスト削減効果が期待できるという分析結果を示し、経営陣へメリットを訴求することができました。その結果、社内コンテストで表彰を受け、その後の予算獲得や社内の承認プロセスをスムーズに進められました。

2022年4月に「ContractS CLM」を試行導入し、派遣事業を行う約500名の社員を対象にしたパイロット運用の開始を目指して準備に取り掛かりました。まずは最小限の組織を対象にして運用フローを固め、同年9月には対象組織を拡大し、パイロット運用を開始しました。6カ月間のパイロット運用での効果が認められ、2023年3月には全社の約3,600名へと対象を拡大して、本格導入に至りました。

パイロット運用では、契約審査や管理のために多数の入力項目を設定していたことから、不完全な情報での契約審査依頼や承認申請が散見され、依頼や申請の差し戻しをすることが度々ありました。また、「ContractS CLM」の使い方に対する質問への対応もしばしば必要でした。

そこで全社展開にあたっては、分かりやすい操作マニュアルを用意し、社員自らが疑問を解消できるようにしました。また、「ContractS CLM」を契約業務の中心に据えることを全社員に伝え、「ContractS CLM」の利用を促しました。

法務部マネージャー：
差し戻しによる非効率性を最小限に抑えるため、2024年1月からは「Contract Automation」機能を導入しました。「Contract Automation」は、契約審査の業務フローが理想的に進行するように、「ContractS CLM」内でタスク発行やプロセスの分岐を自動制御します。この導入により、社員は迷うことなく次のステップへ進むことが可能となり、契約審査・承認の業務をスムーズに行えるようになりました。

案件の可視化と情報の一元化で、契約審査のリードタイムが2分の1に短縮。定量的なデータに基づいたパフォーマンス改善が可能に。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

法務部長：
「ContractS CLM」が全社に展開されてから1年が経ちました。このシステムの導入により契約情報が明確に可視化され、契約のステータスを瞬時に把握できるようになったことで、業務の効率が大きく向上しています。

特にダッシュボードによる契約審査のタスク管理により、依頼等の連絡の見落としや回答の遅延が大きく減少しました。過去には「法務部が原因で案件の進捗が滞っている」との声もありましたが、この1年で契約審査のリードタイムが2分の1に短縮され、そのような問題もほとんど解消されました。

さらに付属のAPIでContractSに蓄積されたデータを取得・分析することで、回答時間や承認に必要な期間も定量的に把握できるようになり、社内での標準的なリードタイムを共有できるようになったこと、そして数字に基づいてパフォーマンス改善に取り組めるようになったことは、特筆すべき変化です。

また、締結済みの契約書を一箇所に集約できたことで、組織のガバナンスが強化されました。デューデリジェンスの際には、必要な契約書をすぐに一覧化でき、トラブルが発生した際には、関連する契約書や情報を迅速に取り出すことが可能になりました。

法務部マネージャー：
2021年に2%だった電子契約の割合も「ContractS CLM」の導入以降大きく伸び続け、現在、電子契約の使用率は約60%まで上昇しています。これにより契約書の印刷、押印、受渡し等、多くの手間と時間を削減することができ、その効果を実感しているところです。私たちは部内の目標をさらに高く設定し、電子契約の割合を70%まで引き上げることを目指しています。

法務部長：
私たちが今後特に力を入れて取り組みたいのは、契約審査の初期プロセスをAIで自動化する試みです。自社独自の基準に基づいてリスクを判定し、リスクを回避するための修正案を根拠と共に提示する仕組みを「ContractS CLM」に連携あるいは組み込むことができれば、業務の効率はさらに向上するでしょう。

「ContractS CLM」のさらなる進化を期待しつつ、活用の幅をより一層広げるために協力し合える関係を今後も続けていけたら嬉しく思います。