深層学習をコア技術とした最先端技術の実用化を目指し、様々な分野でパートナー企業や社会の課題を解決するサービスやプロダクトを研究開発しているPreferred Networks様。

今回、法務ご担当の鹿兒島 祐介様に契約プロセス管理の課題をどのように捉え、ContractS CLMを通してどのように解決しているのかについて伺いました。

現実世界の課題をコンピュータの力を使って解決。
深層学習をコア技術に、未知なる領域にチャレンジ。

―事業の特徴と業務について教えてください。

鹿兒島様：現実世界を計算可能にする、をビジョンに便利で安全な社会を構築すべく、様々な課題をコンピュータの力を使って解決、革新的かつ本質的な技術を開発し、未知なる領域にチャレンジしていくことを目標に事業を展開しています。
主要事業としては深層学習をコア技術とした最先端技術の研究開発と実用化。具体的には自動運転、ロボットや工作機械の自動化・高度化、血液によるがん診断技術の開発などです。

法務チームでは契約締結に関する事務手続きの管理全般を行っております。
契約書の作成からパートナー企業との交渉、社内稟議、捺印、発送、保管が一連の担当している契約業務の流れとなります。

世界をリードする企業・組織と協業し、パートナー企業や社会の課題解決となるアウトプットを創出していくビジネスモデルのため、日々多くの契約業務が発生しています。

年間約700件の契約書が紙ベースのため管理が煩雑化。
契約書検索機能の強化と契約管理の一元化を目指して。

―これまでの課題は？

鹿兒島様：弊社の契約業務において、これまでは紙での実施がメインでした。そのため締結済の契約書がデータベース化されておらず、過去の契約書を参照する際にかなりの時間を要することに。
また、契約書発送・返送にまつわる事務処理やファイリング等、業務プロセス上目に見えない影の業務も負担となっていました。
対外的な契約だけでも年間約700件前後の契約書を扱っており、常々現状の契約プロセスに限界を感じていました。

これら契約管理業務への様々な課題と危機感を打破すべく、契約業務のシステム化を本格的に検討。
紙ベースの契約書も含め全てデータ化し契約書検索機能の強化と全契約を一元管理することを目指しました。

全契約を主体的に管理できる理想のツール。
マスト要件を満たした「ContractS CLM」。

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください。

鹿兒島様：システム導入にあたり最も重要視したのは、「一連の契約業務を主体的に管理ができる」という点です。
その他、「クラウドベースである」、「弊社のセキュリティ要件をクリアする」、「ランニングコストが適正である」をマスト要件として選定。

導入を検討していた2019年1月当初、複数のサービスを検討したのですが、この条件を全て満たしたのはContractS CLMのみでした。

締結権限などアカウント毎に権限設定ができることやファイルのダウンロードログが残る機能もメリットに。

権限設定イメージ

電子締結機能については当時優先度が低かったため選考基準には含めていなかったのですが、長期的には視野に入れていました。
実際に、コロナ禍以降、社でリモートワークが推進され契約書の電子締結化が進みましたが、ContractS CLMを利用することでスムーズに契約業務を推進できました。

社内への導入は開始前に契約担当者全員に説明会を行ったため導入初期からスムーズに浸透が図れました。

導入から1年9ヶ月経った現在では管理部門とビジネス開発のメンバー合わせて75アカウントを発行、紙・電子締結共に契約書作成、締結、締結後のデータベース管理まで一貫してフル活用しています。

契約業務の一元管理を達成したことで、契約プロセス管理と業務効率化を達成。

―ContractS CLM導入後の効果は？

鹿兒島様：契約書のドラフト管理～電子締結～締結後のデータベース化を一連のプロセスで実現、ContractS CLMにより契約業務で抱えていた課題が解消されました。

一番は契約書の検索と管理が容易になったこと。契約プロセスを可視化できるため、抜け漏れのミスやコミュニケーションロスが減りました。

業務スピードの向上も大きな成果です。導入以前はひとつの契約締結完了まで1～2週間程度要していたところ、電子締結によって最短即日で手続き完了するスピード感は現場でも好評。

捺印・返送等の事務処理の負担が軽減されたこともメリットです。

今後は業界全体を挙げて一層電子締結への浸透が図られるとさらにContractS CLMを活用できるシーンが増えると感じています。ContractS CLM を使うのであれば電子締結に対応するとの声が自然と聞かれるよう、市場が拡大されることを大いに期待しています。

Preferred Networks様、ありがとうございました！