お届けサービスを通じて地域に寄り添いながら買い物弱者の方々を支える事業を展開されているココネット様。

今回、経営企画室 室長 萩原 哲也 様、グループ管理本部 部長 後藤 礼子 様、実務担当者である
武藤 博子 様に契約プロセス管理の課題をどのように捉え、ContractS CLMを通してどのように解決しているのかについて伺いました。

1000万人超存在すると言われる“買い物弱者”。 
お届けサービスを通じて地域社会へ貢献したい。

―事業の特徴と業務について教えてください。

萩原様：ココネットは「買い物弱者を解消し、地域社会に貢献する」をミッションとして2011年設立。地域住民の方へ食料品や日用品など購入物を自宅までお届けする「お買い物サービス」を通じて快適な生活の維持を提供しています。

そもそも創業の背景は、現社長が学生時代、祖父がケガをして買い物に不自由していたことがあり、身近なところに日常の買い物に不便を感じる方々が多く存在すると認識したことがきっかけ。派生事業として子会社化し、現在に至ります。
さらに2018年にはネットスーパー運営や配送システム開発を行うグループ会社ベクトルワンをグループ化。今後もさらに増加すると予測される買い物弱者へ向けて全国に心豊かなくらしを創造する役割を果たすべく、ココネットは事業拡大を進めております。

年2回発生する雇用契約の締結が煩雑に。
業務効率化を目指して契約システムを検討。

―これまでの課題は？

後藤様：一番の課題は年2回発生する雇用契約書の一斉締結業務でした。
物流業界はまだまだ紙の契約書が主流。ココネットだけでも600名ほど、さらにグループ全体では1000名を超えるスタッフが所属しており、会社の成長とともに契約締結業務はより一層煩雑化していき管理コストも膨大に。

契約書類の不備や過去の契約書を探すなど業務外の雑務は日常茶飯事。スタッフ全員分の契約書書類を紙で印刷、押印・郵送し確認するだけで多くの時間と人員を費やしていました。

2019年6月、現状でのプロセスにいよいよ限界を感じて業務の簡略化を図るために契約システムの導入を検討。
「電子締結での契約一斉締結ができること」「全契約プロセスを少人数で管理することが可能か」この二点を重視してシステムを探しました。

リモートワークでの対応もスムーズ。
雇用契約の一斉電子締結と契約管理が実現！

―ContractS CLMとの出会いと活用方法について教えてください。

萩原様：他システムを複数比較検討して価格面・機能面双方で課題に一番適していたのがContractS CLMでした。

これまで紙とエクセル等のファイルを使って契約書を管理してきましたが紙とデータで情報が分断化していたことが業務効率の妨げに。
“電子で一斉締結可能”かつ“契約を一元化・可視化”できるシステムである、ということが最大の決め手となりました。

後藤様：現在では全国各地のハーティスト（ココネットスタッフの呼称）の雇用契約締結・契約書管理、月30件程度発生する労務関係の労働契約もContractS CLMですべてグループ管理本部で一括管理しています。

後藤様：運用を始めるにあたり、運用マニュアルを作成することで、サービス利用が定着するように努めました。業務効率化によるコスト削減だけではなく、契約プロセスの可視化によるガバナンス強化部分を評価し、グループ会社でもContractS CLMの導入を決定しました。

武藤様：実際にContractS CLMの操作を日々担当しています。
雇用契約書の一斉締結時期とコロナ禍が重なり、リモートワークに移行せざるを得なかったのですが、ほぼ出社せずに契約管理業務を一人でこなしています。
ContractS CLM上で数百人のスタッフ全員に一括締結依頼をかけられるのでとてもスムーズです。

以前のフローであれば、契約書作成・印刷→捺印・確認→一封入して郵送→スタッフから書類返送→到着後確認、不備があれば連絡…と出社しないと対応できないプロセスや確認作業が多く、リモートでの対応が難しかったと思います。
スタッフからの書類添付漏れや「送った」「届いていない」などの郵送が故に起こりうるトラブルも確実に減りました。

雇用契約が可視化され、業務量が削減！
今後は全契約の運用を目指したい。

―ContractS CLM導入後の効果は？

後藤様：現在、ココネットとグループ会社で導入してから1年半ほどになります。雇用契約書の管理がContractS CLMに一元化されたことで雇用契約にまつわる業務量は半分以下に削減。
少人数で容易に管理できるようになり、他の業務にもパワーを割けるようになりました。当初の目的であった雇用契約の一斉締結だけではなく、契約プロセスを可視化して管理できるようになったことでミスもほぼなくなりました。業務効率化、スピード短縮、ミスゼロ…まさに、いいことづくしですね。

武藤様：紙の契約書時代には絶対にありえなかったのですが、雇用契約書作成から締結まで最短1日で終了することも！
以前は必要書類をスタッフが個別に郵送していたため書類添付不備も多かったのですが、ContractS CLMでは免許証のコピーなど必要書類を添付しないと送付できないよう設定されているため、返送スピードと正確性が格段にアップしたと思います。
お互いにストレスフリーな状態で快適です。

―ContractS CLMの今後の活用の方向性は？

後藤様：すでに運用が軌道に乗っているココネットだけではなく、他のグループ会社でもContractS CLMの活用とさらなる業務効率化をめざして推進していきたいと思います。

萩原様：今後はNDAや業務委託契約など雇用契約以外にもContractS CLMを活用していけたらと考えています。
コロナ禍で電子締結の必要性が高まり、これまで電子契約に否定的だったクライアントも興味を示すようになっていると感じています。
ライトな契約だったのですが先日、初めて電子締結を行ったクライアントで契約書作成から締結まで何と5分で終了したケースも。電子締結や契約管理システムが今後さらに浸透していくと、ContractS CLMを活用する場も増えるかもしれません。

　ココネット様 、ありがとうございました！