ContractS では、お客様のご要望をもとに理想的な契約ライフサイクルの仕組み構築のために機能開発を行っています。2023年は10件以上の新機能リリース、既存機能のアップデートなどニーズに合わせた開発を実施いたしました。

1年の締めくくりとして、2023年実施のアップデートをまとめてご紹介いたします。

1. 全文検索機能
2. Word機能を利用した契約項目の自動反映
3. Wordテンプレート項目自動補完機能
4. 契約項目を複数のWordテンプレートに関連付け
5. 「契約審査タスク」の提供開始
6. 自動読み取り機能『AI-OCR』
7. 『AI-OCR』精度のチューニング
8. 契約審査項目セットへの担当者設定
9. 契約書の管理項目更新にもログが残るように
10. AI-OCR 英文対応
11. 遷移パフォーマンス向上

全文検索機能

2月には、ContractS CLMに保管された締結済みの契約書の中からステータス、キーワード、担当者など複数の条件により該当の契約書を探すことができる全文検索機能が追加されました。

目的の契約書に容易にたどり着けるようになることで紙管理で起きがちな契約書を倉庫へ探しに行く、フォルダまで探しに行く手間がより解消されます。

【利用シーン】
・過去に締結した同じような内容の契約書を参考に新しい契約書を作成したい場合
・締結済みの契約で何らかのインシデントが発生し、契約書を見直したい場合
・契約更新、解除を行う際に契約書を洗い出したい場合

詳細はこちら

Word機能を利用した契約項目の自動反映

７月には、Wordのフォーム機能を使いContractS CLMにテンプレートを登録した文章に関して文書内の文言と契約項目が自動的に紐づけられる機能をリリースいたしました。

【利用シーン】
・契約項目の入力負荷を軽減しながら必要情報の入力を促したい場合
・検索性を向上させたい場合

詳しい操作方法はこちら

Wordテンプレート項目自動補完機能

契約書のWordファイルを、雛形として登録しておくことのできる『Wordテンプレート機能』について、契約書内に記載した日付に基づいて「契約開始日/終了日」、「自動更新」、「契約期間」が自動計算で契約項目として反映されるようになりました。

【利用シーン】
・契約期間、自動更新の有無の検索性を担保したい場合
・日付情報の入力の誤りを減らしたい場合
・手入力の負荷を少しでも減らしたい場合

詳しい情報はこちら

契約項目を複数のWordテンプレートに関連付け

１つの契約項目のセットに対し、複数のWordテンプレートを紐づけることができるようになりました。

【利用シーン】
・契約書の項目として登録しておきたいものに共通する契約類型がある場合

「契約審査タスク」の提供開始

８月には新項目「契約審査タスク」機能を追加いたしました。本機能では、契約審査に必要な情報をフォームにして入力できるよう設置することで審査に関わるやりとりの回数を最適化するものです。

【利用シーン】
・依頼の際にどのような情報を渡せばよいか分からない状態からの脱却をはかりたい場合
・契約審査のやり取りの回数が多く、減らしたい場合
・契約審査のスピードを上げたい場合

自動読み取り機能『AI-OCR』

契約書項目の自動読み取りができる機能『AI-OCR』をリリースいたしました。契約書をアップロード後に読み取りを開始し、約40秒で契約項目が自動入力されます。

入力された項目があっているのか確認することで入力の負荷を減らしながら必要な情報を記録することができます。

【利用シーン】
・契約更新、契約期間など管理したい項目を記録したい場合
・入力不可を減らしたい場合
・契約書審査

詳細はこちら

『AI-OCR』精度のチューニング

AI-OCRのチューニングが完了し、読みとり精度が約80％へ向上しました。

紙締結時にもタイムスタンプを付与

ContractS SIGNでの電子締結時のタイムスタンプ付与に加えて電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を見たしたデータ形式であると確認できる紙締結の場合でもタイムスタンプが付与されるようになりました。

周辺機器の設置をはじめとした要件を満たした社内環境を整備することにより「訂正削除が物理的にできないシステム」としてContractS CLMが紙、電子両方の形式で対応することとなります。

【利用シーン】
・電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件にも対応したい場合

詳しくはこちら

契約審査項目セットへの担当者設定

前述の『契約審査項目セット』に審査担当者をデフォルトで設定できるようになりました。

【利用シーン】
・審査担当者が契約類型等で決まっている場合
・審査担当者の指定ミスを減らしたい場合

契約書の管理項目更新にもログが残るように

契約書の項目入力機能において、誰がいつどの契約書の更新操作を行ったのかの記録がアクティビティログに残るようになりました。

【利用シーン】
・契約書の項目に変更や改ざんがかかっていないことを確認したい場合
・何らかのインシデントが発生した際、原因究明、再発防止策を練りたい場合

AI-OCR 英文対応

『AI-OCR』が英文対応しました。日本語の契約書に加えて英文の契約書が多い場合にも読み取り手間の削減にご活用いただけます。

遷移パフォーマンス向上

チャネル画面の処理速度について、パフォーマンス向上を行いました。

まとめ

CLM（契約ライフサイクルマネジメント）では、契約書の作成、審査、締結、保管といったそれぞれのお悩みだけではなく、ナレッジの蓄積やコミュニケーションコストの軽減など契約業務全体の複数の課題を１つのシステムで解決することが可能です。
今回ご紹介した機能に加え、ContractS CLMが課題をどのように解決するのかはこちらでご確認いただけます。
https://www.contracts.co.jp/contractsclm/