ノウハウ 業務効率化できるツールとは？メリットやおすすめの製品まで全解説
業務効率化できるツールとは？メリットやおすすめの製品まで全解説
働き方改革やリモートワークの普及により、企業の業務効率化を求める声はますます加速しています。さまざまな働き方が拡大する一方で、人的リソースにも制限がある中での作業効率化は、限界があるとの見方もあります。
そこで今回は近年需要のある業務効率化を促すツールについて、分かりやすく且つ網羅的に解説します。
業務効率化ツールとは
業務効率化ツールとはITを活用し、企業における作業の効率化を促進させられる製品のことを指します。データの蓄積や分析・人的作業の自動化もさることながら、円滑なコミュニケーションを促進する効果も期待できます。業務効率化ツールの活用により、コストカットやヒューマンエラーの防止・生産効率の向上や作業時間の短縮を実現できます。
社員の業務効率化を実現することができれば、後の企業利益の改善や向上・社員のモチベーションアップにもつながります。
業務の効率化が求められる背景
働き方改革によって企業での業務効率化は大きな後押しを受けています。リモートワークが普及した現在では、会社に出勤することなく多くの社員が自宅やコワーキングスペースなどで仕事をするようになりました。その一方で、対面でのコミュニケーションや議論の場が極端に減少した企業が数多くあります。
そこで企業での作業効率化を向上させる業務効率化ツールが脚光を浴び始めたのです。業界・業種問わず無数の企業が導入するのは、作業効率を高めるツールとして需要があり、一定の評価がなされているという背景があるのためです。
業務効率化ツールでできること
業務効率化ツールは、その種類により使用用途が異なります。ここでは、代表的な5種類の業務効率化ツールをご紹介します。
1. 業務自動化
定型業務の自動化に寄与するRPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール、営業活動に役立つMA（マーケティングオートメーション）ツール、営業担当をサポートするSFA（セールスフォースオートメーション）ツールなどが該当します。
業務効率化の観点では煩雑なエクセル作業を自動化するRPAツールが、作業効率を高めることに役立ちます。
2. タスク・プロジェクト管理
プロジェクトの内容を共有して業務に役立てる管理ツールです。タスク管理なども該当し、社員間で共有することにより、抜け漏れを防止できます。
3. チームコミュニケーション
リアルタイムでのオンライン会議などが可能なツールです。Web会議ツールからチャット機能を備えたツールまであり、社内コミュニケーションから取引先とのやり取りまで細やかなコミュニケーションを取ることができます。
4. 電子契約
印鑑の捺印のために出社することは、社員の負担になり非効率的です。契約書への判子による捺印や、郵送でかかる無駄な時間、返送の手間もなくなり、煩雑で時間のかかる契約業務を効率化できます。
また、昨今では電子契約を導入した後で、紙の契約書・電子契約におけるプロセスの分断、契約書の管理といった新たな課題も出てきています。CLM（契約ライフサイクル管理システム）を活用することで、紙の契約書、電子契約問わず、契約書の管理までワンプラットフォーム化でき、業務効率をさらに後押しします。
5. 名刺管理
名刺を電子化し、社内で共有する管理ツールです。社内で柔軟に共有可能なため、営業活動をよりスムーズにできます。
業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化ツールを導入によるメリットをご紹介します。
作業の効率化を実現
エクセル作業やタスク管理・プロジェクト管理などにおけるさまざまな業務効率の改善・向上を達成できます。そのため効率を重視する企業では、業務効率化ツールの導入が必要不可欠であると言えます。
ヒューマンエラーを防止
どんなに注意して対策を行っても、IT化が進んだ現代では、入力漏れや添付ファイルの間違いなどのヒューマンエラーは起こってしまいます。ミスの多発しがちな作業も、業務効率化ツールを使用することで解決できますし、社員の業務負担を軽減する効果も期待できます。
いつどこにいても容易にアクセス
社員が遠隔地にいてもオンライン会議や社内共有が行えるのも、業務効率化ツールの魅力のひとつです。時間や場所を問わずアクセス可能であり、利便性が高いです。
コストの削減
従来であれば書面でのやり取りが基本となる中、業務効率化ツールの活用により電子システムで完結できる作業が大幅に増加することから、デスク作業におけるさまざまなコストが削減可能です。
業務効率化ツールのデメリット
業務効率化ツールには、以下のようなデメリットも存在します。
担当者の慣れも必要
担当者次第では、システムを使いこなすまでに多少時間のかかることもあるかもしれませんが、基本的には初心者にも扱いやすい仕様の製品がほとんどのため、極度に心配する必要はないでしょう。
近年注目されている新しい業務効率化ツールとは？
近年需要の増加から注目され、業務効率化ツールも導入が進んできましたが、リモートワーク化の浸透により、社員同士のコラボレーションをどう促進するかなど、新しい課題も浮かび上がってきました。ここではニューノーマルな働き方に対応できるオススメの製品をご紹介します。
Miro
オンラインコラボレーション用のホワイトボードとして非常に有名なMiroは、簡単にフローチャートを作成することができ、業務フローやタスクの可視化に貢献します。全体像の可視化により、グループ間における業務プロセスの効率化を実現可能なため、ビジネスマンからクリエイターまで、業界・業種問わず広く活用されています。
jooto
クラウド型のタスク管理ツールとして定評のあるjootoは、カンバン方式やガントチャートなどのフォーマットにより、グループでのプロジェクト管理を行うこともできます。タスクにおけるステータスは可視化可能なため、現在の進行状況も即座に把握できます。
Jira
プロジェクト管理ツールとして一定評価のあるJiraは、さまざまなタスクをチケットにより整理を行い、カンバン方式での管理が可能となっています。シンプルで誰にでも分かりやすいツールであることを基本としており、初心者にも扱いやすい仕様とされています。
Backlog
プロジェクト管理ツールとして知られるBacklogには、グループによるコラボレーションに必要な全ての機能が備えられています。Jiraと同様に、比較的誰にでも扱いやすい仕様であるため、初心者にも優しい仕組みとなっています。
まとめ
今回は、業務効率化ツールに関し、詳しい解説を行いました。企業における幅広い業務をサポートする業務効率化ツール。働き方改革やリモートワークの浸透により、その需要は今後も増加の一途を辿ると予想されています。本記事では、特に業務効率化に最適であるとされる製品として、「Miro」などのオススメの製品をご紹介しました。今後業務効率化ツールの導入をご検討される経営者の方や担当者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
