法務部門のコア業務として契約書に関する業務がありますが、契約業務はいくつかのフェーズに分かれておりそれぞれのフェーズ毎にリスクや注意点が異なります。

そこで本記事では契約業務におけるリスク管理とよくある課題、その対処法について解説します。

契約業務の重要性

契約業務は法務の中心的な業務であり、最も重要な業務と言っても差し支えないでしょう。では、なぜ契約業務が重要なのでしょうか。

これは契約書がビジネスにおいて重要な地位を占めている事に由来します。

契約書にはそのビジネスでトラブルが起きた際の対処法やリスクヘッジ、当事者の基本的な役割などビジネスに必要な情報が定められています。したがって、契約書が無いと当事者はそのビジネスにおいてどのように行動すべきなのか不明確になってしまうのです。

こうした契約書の内容をどのようにするのか、また締結した契約書を適切に管理していくのかはビジネスにおけるリスクヘッジやコンプライアンス遵守等の観点などから非常に重要です。

このように重要な意味を持つ契約書を作成・審査する契約業務は企業のビジネスにおける法的なリスクの回避を図る上で非常に重要な業務であると言えるでしょう。

契約業務の種類と流れ

それでは契約業務にはどのような種類や流れがあるでしょうか。

ここからは契約業務の種類と流れについて解説します。

契約業務の種類

契約業務には主に、契約書審査・作成業務と契約書管理業務があります。

契約書審査業務は相手方から提示された相手方のひな形や書式をチェックし自社に不利な内容が無いかや法令上問題のある内容になっていないか審査を行う業務です。

契約書作成業務は契約書のドラフトや修正案を作成する業務です。契約書作成業務ではこれまでの経験やノウハウを活かし、契約や取引の条件等について具体的な条文に落とし込んでいく作業が行われます。

これに対して契約書管理業務は契約書審査業務や作成業務を通じて作成した契約書を締結した後の管理業務になります。といっても単に締結した契約書を保管しておくだけでは不十分です。契約書は後から確認する必要があるケースがあるため、必要な時にいつでも取り出せる状態で保管しておく必要があります。

また、契約には有効期限があることから契約の継続を希望する場合には契約を更新する必要があります。

そのため、契約の有効期限を管理しておく必要もあります。このように契約書管理業務では単に契約書を保管するだけで無く、様々な点に配慮して行う必要がある点には注意が必要です。

契約業務の流れ

契約業務は次のような流れで進んでいきます。

①相談・契約書審査作成依頼受付

②内容のヒヤリング

③契約書審査・作成

④相手方と契約書案に関する交渉

⑤契約書締結

⑥契約書管理・保管

契約業務でリスクの高い状態とは

前述の通り契約業務は非常に重要な意味を持つ業務です。

そのため、法務部門による契約業務が正常に機能していない状態ではリスクの高い状態に陥る可能性があります。

契約書の内容について法務の確認を経ておらず、契約のリスクが分らない状態で締結されている状態

法務による契約書審査業務が正常に機能していない場合に起こりうる状態の1つです。

契約書の内容が法務による確認を経ていないため、契約書が持つリスクについて把握されておらず、いざトラブルになった場合にリスクが顕在化してしまう状態です。非常にリスクの高い状態といえるため、社内で契約書の法務確認によるルールを徹底するよう対処すべきと言えるでしょう。

契約書の内容が把握出ておらず法令遵守ができていない状態

下請法などのように契約内容に法定された事項が定められていることを要する類型の契約書は特に言えることですが、単に法務が契約内容を把握しているだけでなく、実際に取引を遂行する事業部門も契約や法令について把握しておく必要があります。

しかし、事業部門の契約内容についての理解が不十分だと、契約書通りに取引を行わず、結果として法令違反を起こしてしまうといったリスクがあります。

契約書の期限管理ができておらず必要な契約書の有効期限が切れている状態

前述の通り契約書には有効期限がある場合が多く見られます。

契約書を保管するに当たっては契約書の期限管理を行い、ビジネスに必要な契約が締結されている状態を保っておく必要があります。

しかし、こうした契約書管理業務が適切に行われていない場合には、期限管理ができておらず必要な契約書の期限が切れてしまい、契約が締結されていない状態になってしまったという状況に陥る可能性があります。

契約業務のリスク管理における重要な要素

では、契約業務においてリスク管理における重要な要素はどういった点にあるでしょうか。ここからはリスク管理における重要な要素について解説します。

契約書の重要性について法務部員内だけでなく全社で共有ができていること

契約書の重要性が理解できていない場合、法務をスキップして契約を締結するといった事が起きがちです。

こうした事態を防ぐためにはビジネスにおける契約書の重要性について法務部内だけでなく全社で共有しておく必要があります。

契約書の内容うち規制法令に関する要素が共有できていること

法令違反が起きてしまった場合、罰金や課徴金といったリスクがありますが、それ以外にも会社の社会的評価を下げてしまうといったレピュテーションリスクもあります。

したがって法令違反は絶対に避けなければいけない事項となります。そのためには、契約書に法令遵守のために定められている事項については特に事業部門と共有しておき、必ず守るように周知・徹底する必要があります。

契約書が無い状態でビジネスを進めた場合のリスクが共有できていること

時折見受けられるのが、相手方が信頼できる・関係性が良好なため契約書は必要無いと考えてビジネスを進めてしまうケースです。

しかし、信頼できる相手方であっても認識の相違やちょっとした行き違いから契約内容についてトラブルが起こるのは当然考えられるところであり、契約書が無い場合、こうしたトラブルをどのように解決するのか不明確になってしまいます。

このように契約書が無い場合にビジネスを進めた場合のリスクについてどのような状態になるのかといったリスクについて事業部門と共有しておくことが重要となります。

契約業務のフェーズごとのよくある課題

契約業務には様々なフェーズがありますが、各フェーズにはどういった課題があるでしょうか。ここではよくある課題をご紹介します。

相談受付

相談受付の段階では以下のような課題があります。

・相談者がどのような内容を伝えれば良いか分らないため、相談時間や回数が増加しがち。

・メールやチャットなど相談受付ツールが複数あるため管理が煩雑となっている。

・相談から契約書作成まで情報が一元管理されていないため、相談で得た情報と契約書とがバラバラの状態となっている。

契約書作成

契約書作成の段階では以下のような課題があります。

・その取引では適切でないひな形をベースにした作成依頼がなされるため、作り直す際に工数がかかる。

・事業部門が作成したドラフトにリスクが高い部分が含まれており修正に工数がかかる。

・契約書の作成方法が分らないため法務に丸投げになってしまう。

契約書審査

契約書審査の段階では以下のような課題があります。

・契約書審査に関するナレッジが属人化しており審査基準が不明確となっている。

・業務の効率化がなされておらず審査に時間がかかる。

・ナレッジの共有がなされていないため、審査ポイントの指導に時間がかかる。

・事業部門が契約書の修正の趣旨が理解できないため、相手方との交渉に時間がかかる。

・書式や体裁の修正に時間がかかる。

審査・承認

審査・承認の段階では以下のような課題があります。

・契約書の審査・承認の相手先が分らず、確認などに時間がかかってしまう。

・誤って申請されたものを差し戻しするため時間がかかってしまう。

・審査のノウハウが共有されておらず問題ないという結論が出しにくく、時間がかかってしまう。

・契約書の審査・承認に当たって、どこに申請を出せばよいのか分からないので、とりあえず法務に聞くことになるため、本来の法務業務を圧迫してしまう。

契約書管理

契約書管理の段階では以下のような課題があります。

・締結済みの契約書が各部署管理できちんと管理されているか不透明な状態になっている。

・紙で管理しているため契約書を探し出すのに時間がかかる。

・契約更新不要なものを期限管理を見落としてしまったため、そのまま自動更新で更新してしまった。

・契約更新が必要なものを誤って契約を終了させてしまい、再締結するために工数がかかってしまった。

その他

その他には以下のような課題も考えられます。

・契約書なしで業務開始したところ、相手方に情報漏洩をされたが、契約書が無く守秘義務といった条項が無いため義務違反の主張が難しくなってしまった。

・契約業務効率化のために様々なツールを導入したが、ツール毎に互換性が無いため転記などの作業量が増加してしまった。

・業務がブラックボックス化してしまっており、業務量が把握できないためマネジメントができず、業務の属人化も起きてしまっているため、他の担当者がサポートするといったこともできない。

・マニュアルを作れども使われず内部統制上リスクがあるやり方を続けてしまう

課題解決方法

以上のような課題を解決するためには以下のような方法が考えられます。

法務研修の実施

契約書の重要性や内容について理解、周知するための方法として事業部門の担当者を対象に法務研修を実施するといった方法が考えられます。

契約書のひな型に関する情報を社内のイントラネットに掲載する

契約書のひな型について適切な使用がなされない場合には、よくある誤りや典型的な使い方について社内イントラネットに掲載し情報を発信するのも有効です。

システムを導入し、適切な業務体制を整備する

契約業務に課題があり、リスクの管理が難しい状態であればシステムを導入し、最適な業務体制の整備をはかることも有効です。

導入するシステムによって最適なツールが異なるため、自社に合った最適なツールを探しましょう。

AI契約書審査ツールを導入し、ノウハウの共有やスキルの平準化を図る

契約書審査や作成には法的知識だけで無く類似の事案からの経験やノウハウが必要となります。AI契約書審査ツールはAIが契約書の抜け漏れや不利な条項を指摘してくれるため、契約書審査に必要なノウハウをAIによる指摘を通じて得ることができます。

また、全体を通じてスキルの平準化を図ることができるため、業務の属人化やブラックボックス化といった課題を解決する上で有効な方法です。

まとめ

契約書に関わる業務には様々なフェーズがあり、そのフェーズ毎に課題があります。

契約書のビジネスにおける重要性に鑑みると、リスク可能性の高い契約書について法務部門をスルーして契約書を締結されるといった事態は最も避けなければいけない状態と言えるでしょう。

こうした事態を避け、契約書や契約書を守ることによって守ることができる法令などの重要性を事業部門に周知・理解してもらうためには法務が情報を発信していくこと、業務が効率的に行えるようプロセスを整備することが重要です。

契約書業務の多くの問題は分りにくさや業務の属人化といった点から生じているため、現場などが使いやすいと感じるツールを導入することで解決できる課題が少なくありません。

自社が現在どのような課題を抱えており、どのフェーズで問題が起きているのかまずは自社の状況を分析し、適切な解決策を講じてみましょう。