ContractS CLMに関するよくあるご質問

ContractS CLMをご検討の皆様より寄せられるよくあるご質問をQ＆A方式でまとめました。

ContractS CLMのサービス詳細についてはこちらのページをご覧ください。

共用アドレスでアカウントを発行、運用しようとした場合に懸念すべき点はありますか？

一つのメールアドレスを複数人で共有する共有アドレスを使いContractS CLMを運用する場合、下記のようなリスクが予想されます。

【操作上の支障】

・通知が全員へいく

・担当として割り振られた個人が特定できずタスクの管理が可能なダッシュボードが活かせない

【コンプライアンス・セキュリティ・アカウント管理における支障】

・閲覧設定が細かくできず、権限機能が活かせない

・操作した個人の特定ができないため承認者として使えない

・誰が操作したかの証跡を特定できないので監査に適さない

・退職者の不正ログインリスクがある

・パスワード漏洩、データの持ち逃げリスクがある

・「共通アカウントを誰に共有したのか」の管理が必要（二重管理）

作成から管理までの証跡が残る特徴のあるContractS CLMでは、上記リスクの観点から操作した個人の特定が可能な形態でのご利用をおすすめしております。

CSVで出力できる項目にはどのようなものがありますか？

ContractS CLMでは、棚卸、監査対応、フォローといった作業への対応がしやすいよう多くの項目の出力が可能です。

CSVで出力できる項目は以下の通りです。

カテゴリ	項目	出力内容	活用シーン
契約書情報	ステータス	出力時点での契約書ステータス	漏れの確認リマインド棚卸監査法人への提出
	締結方法	締結方法（締結済みの場合のみ）	税務署からの印紙税調査などで
	担当者氏名	担当者の氏名	リマインド棚卸異動対応メンバー間の進捗管理
	担当者メールアドレス	担当者のメールアドレス	〃
	フォロワー（チーム）	チーム名	フォロワー設定が正しくされている（きちんと見られている）か確認期限管理をできているか、適宜変更したい異動対応リマインド棚卸
	フォロワー（アカウント）	氏名メールアドレス	〃
ストレージ関連	保存先チャネル名	契約書の保存先チャネル名	部署、取引先、契約書類型等の確認棚卸紙とデータの振り分け作業
承認	承認申請者氏名	申請者の氏名	監査内部統制上の規定
	承認申請者メールアドレス	申請者のメールアドレス	監査
	承認申請日時	承認申請した日時を yyyy-mm-dd hh:mm で表示	〃
	承認申請時コメント	承認申請時のコメント	〃
	承認フロー完了日時	承認が完了した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示	〃
	承認者1※	承認者の氏名メールアドレス	〃
	承認者1承認日時※	承認した日時を yyyy-mm-dd hh:mmで表示	〃

多言語対応はしていますか？

ContractS CLMのダッシュボード、承認フロー、契約締結及び契約書詳細のUIにおいて、日本語/英語の切り替えが可能です。

※下記、一部多言語非対応の画面がございます。

・画面上部お知らせメニュー

・アクティビティログ

・締結承認、締結棄却、締結差戻し、確認者の確認通知以外の通知

・メンバー設定画面、期限通知設定画面以外

お客様のニーズに応じ随時開発を検討しております。商談時に最新情報をお問い合わせくださいませ。

契約書以外でも使うことはできますか？

申込書や見積書なども、ContractS CLM上で作成から保存までを行うことが可能です。

押印が双方に必要のない場合でも、設定により片側押印のみとすることも可能です。

また、取締役会議事録や、商業登記にもContractS SIGNのご利用が可能です。詳しくは下記のお知らせをご覧ください。

ContractS SIGNが利用可能

https://www.contracts.co.jp/news/info/10228/

登記にも利用可能

https://www.contracts.co.jp/useful/10578/

全文検索は英語にも対応していますか？

全文検索は、日本語、英語の検索言語の切り替えが可能でアルファベットで入力した英文にも対応しております。

検索結果は、検索フォームに入力されたキーワードと関連性が高いものから降順に抽出されます。

▼全文検索のイメージ

相手から来た修正と自社で保有しているものを比べたいときはどうしたら良いですか？

相手から受け取ったWordファイルと自社で保有しているWordファイル同士の比較は、「差分比較」機能を使うことで可能です。

▼差分比較のイメージ

契約書がまだ無いときの相談受付はどのような運用がありますか？

ContractS CLMの「依頼・相談タスク」機能を使うことで契約書がない場合の相談から法務へ依頼をすることができます。

具体的な手順はこちらの通りです。

①相談に必要な伝達事項をフォームの項目として設定する
相談に必要な伝達事項を一度で伝達します
②「依頼・相談タスク」を使い相談を行う

③契約書を作成する
相談の履歴が契約書の証跡と紐づき、相談から管理まで一貫して証跡を残します

相手ひな形の場合に項目の入力を簡素化できませんか？

契約書の管理のために、自動更新、相手方の情報、契約開始日、契約終了日など複数の項目を記録しておく必要があります。その場合、手入力となると手間がかかります。

しかし、入力補助機能「AI-OCR」※オプションのご利用により項目の入力を自動化し、最終確認を行うことで補助とすることができます。

今使っているワークフローシステムと連携することはできますか？

お客様側でご利用のワークフローとの連携を前提に、ContractS CLM内と情報連携がされるよう運用を検討することは可能です。

実現するには、以下の条件がクリアされている必要があります。

①中間システムとしてiPaaS（例、Workato、Anyflow、ActRecipe、DataSpider Servista）があること
②①の中間システムと連携できるワークフローシステムであること

商談では、どの情報をContractS CLMと連携させたいか個別にお伺いしながら運用のご相談をお受けしております。