ナレッジマネジメントやナレッジ管理の重要性は様々な部門において説かれていますが、業務の専門性等の理由から業務の属人化がしやすい企業法務では特に重要と言えるでしょう。

しかし、ナレッジマネジメントの手法は様々であり企業法務においてどのようなナレッジマネジメントの手法を行うべきか分らないという方も多いでしょう。

そこで、本記事では企業法務におけるナレッジマネジメントの手法について解説します。

企業法務におけるナレッジマネジメントとは

一般的なナレッジマネジメントとは、個々人が持つノウハウや知識を組織で共有活用することによって生産性の向上等を図る経営手法の１つです。こうしたナレッジマネジメントは効果的に行う事で、自社内に蓄積されたノウハウや知識などを有効に活用し、企業の競争力強化につなげていくことができます。

このようなナレッジマネジメントは企業の法務部門においても重要な意味合いを持ちますが、法律を専門に取扱う企業法務の場面におけるナレッジマネジメントとは、特に法務の中心業務である契約書審査や作成、法律相談といった業務におけるノウハウや知識を部門内で共有・活用する仕組みを作ることを意味します。

企業法務でのナレッジ共有がされていない場合の課題

企業法務でナレッジ共有がされていない場合には、業務の属人化やブラックボックス化、品質の平準化といった課題が発生します。以下ではそれぞれ詳しく見ていきましょう。

業務の属人化

法務の業務は契約書審査や作成、法律相談業務などが中心を占めますが、いずれも法的な知識を前提とした非常に専門性の高い業務となります。

そのため、ノウハウや知識といった業務に必要な情報が特定の担当者のみに集中しやすくなってしまい、結果的に業務の属人化を招くことになってしまいます。

業務の属人化が起こってしまうと、その特定の担当者しか業務を進めることができず、担当者が仮に退職してしまうと業務に大幅な遅延を生じてしまうといったリスクを抱えてしまうことになります。

ブラックボックス化

ナレッジの共有が担当者間だけで無く、部門内全体で共有されていない場合には業務のブラックボックス化も招いてしまいます。

ブラックボックス化が起きてしまうと業務内容について誰も把握していないため、担当者の不在による業務停滞のリスクがあるほか、適切なマネジメントや評価も困難となってしまいます。

また担当者間の引き継ぎも非常に難しくなってしまうといった弊害も指摘できるでしょう。

品質の平準化

法務部門の課題の１つに業務品質の平準化があります。担当者が複数いる場合、どの担当者が対応を行った場合でも一定の品質が担保された内容となっていることが求められます。

しかし、ナレッジの共有がなされておらず、担当者に知識やノウハウが偏在している場合には担当者によって対応の品質に大きく差ができてしまい、品質の平準化を図ることが難しくなってしまいます。

企業法務でのナレッジ共有のメリット

ではナレッジ共有ができる場合、どのようなメリットがあるでしょうか。

ナレッジ共有のメリットとしては、業務の属人化の防止、業務効率化、対応品質の向上、部員のスキルアップといったメリットが挙げられます。

詳しく見ていきましょう。

業務の属人化の防止

ナレッジの共有ができ、例えば契約書の作成や審査といった業務に関するノウハウを部員間で適切に共有ができている場合には、どの担当者であっても契約書の審査や作成が一定の品質で可能となります。

ナレッジの共有ができると、業務の属人化を防止することができ、特定の担当者で無ければ対応できないといった状態を防ぎ、部員全体で対応が可能な状態を実現することができます。

業務効率化

ナレッジ共有として例えば過去の契約書や案件などで蓄積されたノウハウが適切に共有されていると、こうしたノウハウを活用して業務を効率的に進めることが可能となります。

例えば契約書のテンプレートを共有できていれば、テンプレートで対応可能な案件については短時間で対応が可能となりますし、そうでない案件であっても一から契約書を作成するよりもはるかに短時間で対応が可能となるでしょう。

このようにナレッジの共有ができていると業務を大幅に効率的に進めることが可能となります。

対応品質の向上

契約書のテンプレートや、過去の締結済みの契約書の条項といったノウハウが共有されていると、それぞれの案件において対応に集中すべき点を絞ることが可能となります。

そうすると、業務の効率化を図ることも可能ですが、それに加えて対応品質の向上を図ることも可能となります。

部員のスキルアップ

企業法務の業務を進める上で必要となるノウハウを有する人員は非常に貴重であり、そのノウハウは会社にとっても非常に有用なものと言えるでしょう。

ナレッジの共有を通してこうしたノウハウが共有されることは、業務を通してノウハウを有していない新人の法務部員などのスキルアップを図ることができます。

企業法務で扱うナレッジ

企業法務の場面において必要となるナレッジには以下のものがあります。

法的知識

企業法務、特に契約書の審査・作成や法律相談の場面では民法や商法の知識がベースとなるため、これらの法律に関する知識が強く求められます。

それ以外にも会社法、金融商品取引法、下請法や独占禁止法など様々な法的知識が求められるケースは少なくありません。

こうした法的知識は企業法務において重要なナレッジの１つとなるでしょう。

契約書審査・作成のノウハウ

契約書の審査や作成に当たっては、自社にとって有利となる条項の作成が必要となる場面が少なくありません。こうした場面では法的な知識だけで無く、具体的にどのように自社の利益を個々の契約条文に落とし込むかといったノウハウが必要になります。

こうしたノウハウは過去に作成した契約書のデータベース化や条文テンプレートの共有などによってナレッジとして蓄積・共有が可能となります。

企業法務のナレッジ共有の対象業務

ナレッジの共有の重要性や具体的なナレッジの内容について見てきましたが、ではナレッジ共有はどのような業務が対象となるのでしょうか。

ここでは対象となる業務について解説します。

契約書作成業務

企業法務の中心的な業務となるのがこの契約書作成業務です。契約書作成業務では法的な知識だけでなく、具体的にどのような条文にするかといったノウハウや経験などが必要となるため、これらに関するナレッジが共有の対象となります。

そのため、契約書ひな形の共有や締結済みの契約書の共有だけでなく、案件毎の交渉履歴を共有しておく必要があります。

契約書保管・管理業務

作成・締結した契約書は更新等、契約書の有効期間の把握のために適切に管理・保管をする必要があります。また、新規に契約書を作成・ドラフティングする際には同様の案件において過去どのように対応したかといった情報も重要となります。こうした過去の契約書を参照するためにも契約書の保管や管理業務は非常に重要な意味を持ちます。

そして、契約書保管・管理業務では単に締結した契約書を保管しておくだけでなく、契約書の更新期限や有効期限の管理ができるような保管・管理の仕方をする必要がある点には注意が必要です。

法律相談業務

契約書審査業務と並んで法務の中心的な業務となるのが法律相談業務です。法律相談業務では法的知識が求められる他、同様の案件において過去どのような回答をしたかといった情報やノウハウも重要となります。

そのため事例集の作成や過去の案件履歴の共有などを通してナレッジの共有を図ることが有用です。

ナレッジ共有の方法

では、ナレッジ共有のためには具体的にどのような方法があるのでしょうか。

ここからはナレッジ共有のための方法について解説します。

社内イントラシステムの整備

社内イントラシステムとは、社内Wiki等、社内の人がアクセスできるネットワークを総称したもののことをいいます。こうした社内ネットワーク上で情報を共有しておくことで必要な社内の人間が情報やノウハウにアクセス可能となります。

社内イントラシステムに掲載する情報としては、契約書のひな形の掲載やよくある質問への回答、過去の法律相談事例集の掲載などが考えられます。

部内勉強会の実施

若手を中心に勉強会を通じて情報を交換することも法的知識やノウハウの共有の上で有用です。

部内勉強会の実施に当たってはノウハウや知見を有する担当者を講師役としたり中心に据えて行うとより効果的でしょう。

AIレビューツールの導入

契約書作成やドラフティング業務の際のナレッジ共有のためにはAIレビューツールの導入が効果的です。AIレビューツールは作成した契約書の条項の抜け漏れや不利となる条項が無いかAIが診断し、契約書作成・審査業務の支援を行ってくれます。

こうしたAIによるレビューを通して法的な知識や契約書作成に必要なノウハウを共有できるほか、対応品質の平準化を図ることも可能です。また、ツールによっては過去に作成した契約書の条文を参照する機能を有しているものもあるため、過去のノウハウや知見の共有といったことが可能となる点もAIレビューツールの導入のメリットといえるでしょう。

契約書管理システムの導入

契約書保管・管理業務を効率的に行うためには契約書管理システムを導入することも効果的です。契約書管理システムは過去に締結した契約書をデータベース化し保管するだけでなく、契約書の期限管理機能なども搭載されているものもあります。

そのため、契約の更新時期を過ぎてしまったり、契約の有効期間が過ぎてしまい、ビジネスに必要な契約が締結されていない状態になるといった事態を防ぐことが可能です。

ナレッジ共有構築の際の注意点

ナレッジの共有を行うに当たっては以下の点に注意する必要があります。

担当者や現場にとって使いやすいものになるよう配慮する

ナレッジの共有の最初のステップは担当者間で図られる必要があります。そのため、ナレッジ共有のために導入したシステムが担当者や現場にとって使いやすいものでなければ意味がありません。

システムの導入をする際には複数のシステムを比較し、担当者や現場の意見を取り入れるようにしましょう。

Excel、Slackの利用には限界がある

ナレッジ共有や情報伝達、案件管理をExcelで行う方も多いことでしょう。しかし、相談内容をメールやチャットツールからExcelに転記するとなるとタイトルとカテゴライズなど手作業の編集や転記作業が発生し煩雑です。

また、その煩雑性から会話を羅列するのみとなり、チーム内で見返しを行いFAQ化したりといった新たな加工作業が必要となったりもします。

特に、社内のコミュニケーション手段としてSlackをご利用の場合は、スレッドが流れてしまうためにナレッジが溜まらず、いざ活用しようとすると検索窓に入力し、検索結果の山から探し出したりとナレッジの活用が難しいです。

相談の回答結果をナレッジ化するのであれば、相談フォームを固定化し、自動的にナレッジが蓄積されるようにしたり、契約業務全般のナレッジを蓄積したい場合には、契約書作成、審査、承認といった契約業務の一連のコミュニケーション履歴が蓄積される状態が理想です。

セキュリティ面に配慮する

企業法務で取扱う情報は秘匿性の高い情報も含まれるため、導入するシステムのセキュリティ対策といったセキュリティ面にも配慮する必要があります。

既存のシステムとの相性や互換性に注意する

契約書管理システムや契約書レビューツールを導入する際には社内で現在利用している既存のシステムとの相性や互換性にも注意しましょう。

こうした点に配慮することは現場や担当者にとって使いやすいものであるかどうかという点にも影響します。

一元管理できるツールを選ぶ

契約書はその契約書を修正する覚書など様々な関連する文書が存在する場合があります。

契約書管理ツールを導入する際にはこうした関連文書も契約書と併せて一元管理できるシステムを導入することで、過去の契約書の参照や確認が容易となり、ナレッジ共有するために重要となります。

ナレッジ共有による戦略法務への影響

ナレッジの共有は戦略法務の観点からも意味があります。戦略法務とは法的な側面から経営戦略の実行に積極的に寄与する法務のことをいいます。

ナレッジの共有によって法的な知識等が共有されることにより、高いレベルで法的素養を有する社員が増加していくことが期待できます。そのため、法務部門からの経営への提案についてよりレベルの高い提案・アドバイスが期待できることになります。

また、法的な素養を有する社員の増加はガバナンス体制やコンプライアンス体制の強化といった観点からも望ましいと言えるでしょう。

まとめ

企業法務におけるナレッジの共有は部門内の業務改善という意味合いもありますが、それ以外にも経営面にも影響を及ぼすことが期待できるため非常に多面的な効果が期待できます。

こうしたナレッジ共有のための方法は複数ありますが、リーガルテックの導入という方法が取りかかりやすく、中心的な業務である契約書業務に関するナレッジ共有という面から効果が期待できるため、まずはリーガルテックの導入を検討してみてはいかがでしょうか。