契約書は作成して締結してしまえば終わりというわけではありません。

多くの契約書には有効期限があり、有効期間終了後も契約の継続を希望する場合には更新手続きをする必要があります。

こうした更新を適切に行うためには契約書の管理が適切になされている必要があります。そこで、契約書の管理を行う方法として挙げられるのが契約管理台帳を用いる方法です。

しかし、契約管理台帳とはどのようなものなのか分らないという方もいらっしゃるでしょう。そこで、本記事では契約管理台帳について解説します。

契約管理台帳とは

契約管理台帳とは、会社の取引に関わる契約書を一元管理できるツールやファイルのことをいいます。

契約書にはそのビジネスでトラブルが発生した際にどのように対処するのかといった事や、基本的な当事者の義務まで様々な事柄が定められています。

そのため取引が継続している間は契約書はいつでも参照が可能な様に整理・管理されている必要があります。そのためには契約管理台帳を作成して契約書を一元管理することで効率よく契約書へのアクセスを可能にし契約書管理業務の効率を上げることもできるのです。

契約管理台帳が重要な理由

では、契約管理台帳はなぜ重要なのでしょうか。

ここからは重要な理由について解説します。

ビジネスに必要な契約が締結されている状態を保つため

会社のビジネスの実行には様々な契約が必要となります。そして契約を締結した場合には、条件や内容について言った言わないのトラブルを避け、その内容が明確となるように契約書を作成するのが通常です。

こうした契約書には有効期限があるのが通常のため、契約書の有効期間が適切に管理されていなければ、ビジネスに必要な契約が有効期間を過ぎてしまっているといった事態になりかねません。

そのため契約管理台帳で契約の有効期限を管理することで、契約の有効期限を過ぎてしまったといった事態を避ける事ができるのです。

業務効率化のため

契約管理台帳で契約書を管理しておくと、どの会社とどういった契約を締結しているのかが明確になるため、ビジネス上必要な契約が締結されているか一目で分ることになります。

そのため、必要な契約の重複といった業務上の無駄を省くことができ、業務の効率化につながります。

契約書へのアクセスを容易にするため

契約書を一元的に管理しておくと、後から契約書を参照する必要が出てきた場合にいちいち探す手間が省けるため、契約書に効率よくアクセスすることが可能となります。

特に契約書管理システムを利用して契約書の管理を行っている場合には、契約書が電子化されるためさらに検索が容易になり、契約書へのアクセスが容易となります。

契約管理台帳に必要な項目

契約管理台帳にはどのような項目が必要でしょうか。

ここからは必要な項目について解説します。

・整理番号

契約書を管理するために整理番号や管理番号を振っておきましょう。

契約書の名前と相手方だけではどの契約か分りにくくなるため、どの契約か判別できるようにするために整理番号は振るようにしましょう。

・契約書の種類

その契約書が紙の契約書なのかファイルで保管されているのか、契約書の種類は書いておきましょう。全てを電子ファイルで保管している場合には不要です。

・契約書名

秘密保持契約なのか取引基本契約書なのかといった契約書のタイトルを明記しておきましょう。

・概要

契約の目的や内容、条件といった概要を記載しておくことで契約書の特定が後からより容易になります。

・締結相手

契約の相手先が誰なのか記載しておきましょう。

・契約締結日

守秘義務等との関係から契約の締結日がいつなのかというのは意外と重要な情報になりがちです。

・有効期限

契約には有効期限があるものがほとんどです。契約の更新時期とも関わるため、いつまで契約が有効なのかについては記載しておくようにしましょう。

・自動更新の有無

契約によっては自動更新が設けられているものもあります。契約の更新が必要なのかといった重要な点に関わるので自動更新の有無は記載しておくようにしましょう。

契約管理台帳作成の作り方

では契約管理台帳はどのように作成すれば良いでしょうか。契約書管理をするための契約管理台帳を作成する方法としては、Excelを利用して作る方法と契約管理システムを使う方法の２通りが主に考えられます。

Excelによる契約管理台帳は、自社内の事情に合わせてカスタマイズがしやすく、業務で使い慣れたツールを利用するため始めやすいといった特徴があります。

これに対して契約管理システムを利用する場合は、契約書を電子ファイルで全て管理することが可能になるため、業務の効率化を進めやすいといった特徴があります。

以下ではそれぞれ詳しく見ていきましょう。

Excelの場合

前述の通りExcelによる契約管理台帳の作成は始めやすいといった特徴があるため多くの会社で広く行われています。Excelによる契約管理には以下のようなメリット・デメリットがあります。

EXcelで作成する場合のメリットとデメリット

メリット

Excelによる契約管理台帳の最大のメリットは初期費用がかからないという点です。

契約書管理システムはシステムを新たに導入する必要があるため、Excelのように元々自社にあるものでできる場合には追加での費用が発生しない点は魅力的です。

また、Excelで契約管理台帳を自社で作成する事になるため、自社内の事情に合わせて自由にカスタマイズが可能という点もメリットの1つと言えるでしょう。

さらに、最近では契約管理台帳のテンプレートなどが公開されているケースもあるため、こうしたテンプレートを流用することで契約書の管理を始めやすい点もメリットの1つと言えるでしょう。

デメリット

Excelによる契約管理の最大のデメリットは手作業で契約書に関する情報をExcelのシートに入力していくため、どうしてもヒューマンエラーが発生する可能性がある点です。

特に契約の更新時期など手作業で管理しているとどうしても見落としが発生してしまい、必要な契約が締結されていない状態になってしまうといった事態になりかねません。

その他には、Excelのシートへは基本的に誰でもアクセスできるため、こういった契約情報にアクセスする必要の無いメンバーまでアクセスできることになってしまうため、セキュリティ上の問題もあります。

さらに、手作業で全てを行う必要があるため契約管理システムと比較して作業効率の低下の可能性がある点もデメリットと言えるでしょう。

契約管理システムの場合

契約書のデータベース化や期限管理といった機能を持つ契約管理システムを導入する方法も有用です。契約管理システムを利用して契約管理を行うメリットとデメリットには以下のようなものがあります。

契約管理システムを利用する場合のメリットとデメリット

・メリット

契約書管理システムは契約書を電子ファイル化し、データベース化する機能を有しています。このようにデータベース化がなされると検索性と一覧性に非常に優れた状態になるため、契約書へのアクセスが容易になる点は大きなメリットの1つです。

また、契約書管理システムには契約の期限が近づくとアラートで知らせる機能があるため、手作業でこうした期限を管理する場合と比較して作業効率が大幅に向上するほか、担当者の確認ミスと言ったヒューマンエラーの解消にもつながります。

さらに、契約管理システムではアクセス権限の設定が可能な場合もあるため、必要なメンバーだけが契約書に関する情報にアクセスできるという状態を作り出すことでセキュリティの確保も実現可能です。

・デメリット

契約管理システムを導入した場合、どうしても費用がかかってしまう点はデメリットとして挙げられるでしょう。

ただし、このデメリットも今まで契約書管理業務に費やしていた工数や人員の削減が可能なことを考えると必ずしもこれまでより費用がかかるといった結果になるわけでは無い点に注意が必要です。

契約管理台帳作成のポイント

契約管理台帳を作成する際には以下の点がポイントとなります。

一元的に管理する

契約書管理台帳を作成する際には社内で一元的に管理するようにしましょう。

部署毎に管理していると、契約の更新や有効期限といった情報の把握が困難となり、結果的に有効な契約管理ができなくなってしまう可能性があります。

特に期限については重要な契約の有効期間が終了してしまうと、再度契約の締結が必要になるなど業務効率の面から問題が生じてしまう可能性もあり、特に注意が必要です。

有効期限や更新時期を管理する

契約管理の大きな目的の1つにビジネスに必要な契約が有効に締結されている状態を保つことがあります。

そのためには契約書の有効期限や更新時期の管理ができることが重要となります。契約管理台帳を作成する際には契約の有効期限や更新時期が分るように作成しましょう。

保存期間を管理する

契約書には守秘義務など有効期間終了後も義務が残存する条項があるケースがあります。

そのため、契約書の有効期間が終了した後も適切な期間保存する必要がある点には注意が必要です。

アクセス権限を設ける

契約書管理台帳へは契約書に関する様々な情報を記載することになります。

こうした情報には一定の範囲の者のみが知る方が望ましい情報も含まれるため、契約管理台帳へのアクセスは権限の設定をする方がセキュリティ上の観点から望ましいと言えるでしょう。

契約管理台帳作成の注意事項

契約管理台帳を作成するに当たっては以下の点に注意しましょう。

更新時期を見落とさないようにする仕組み作りをする

重要な契約の有効期間が過ぎてしまったといった事態にならないように、更新時期を見落とさないような仕組み作りをする必要があります。

契約書管理システムのアラート機能やカレンダーアプリなどを利用するといった方法が考えられます。

契約書内の情報へのアクセスが容易となるようにする

契約管理台帳を作成する目的は契約書を整理し、必要なタイミングで必要な人が契約書の情報にアクセスできる状態を保つことが目的の1つとして挙げられます。

そのためには契約管理台帳を通して契約書に関する情報の一覧性が保たれており、契約書に関する情報の検索が容易になっている点が重要となります。

必要な人間のみがアクセスできるようにする

契約書に記載された情報はM&Aに関する契約のように秘匿性が高いものも多く、社内の人間であれば誰でもアクセスできるという状態は必ずしも望ましくありません。

そのため、契約管理台帳や契約書へのアクセスは必要な人間のみがアクセス可能な状態になっていることが必要となります。

まとめ

契約管理の方法として契約管理台帳の作成が考えられますが、契約管理台帳の方法には主にExcelによる方法と契約書管理システムによる方法の２通りがあり得ます。

Excelによる契約管理の方法は初期費用がかからず、テンプレートなどもあることから契約管理の方法としては始めやすいのは魅力ですが、手作業で入力から契約書の期限管理まで行う必要があるため、効率が悪く、ヒューマンエラーの可能性がつきまとう点はデメリットとして挙げられるでしょう。

契約書管理システムは費用がかかってしまう点はデメリットですが、効率よく契約書をデータベース化でき、期限管理もアラート機能で対応可能など、非常に効率よく契約書管理業務を行うことができる点が魅力です。

それぞれの方法はいずれもメリットやデメリットがあるため、本記事を参考に自社が置かれた状況や契約書管理業務での課題を分析した上で、課題解決に資する方法を選択するようにしましょう。