「オンプレミス型のシステムを利用中だが使い勝手が悪く、更新のタイミングを迎える」「受注量の増加に伴い契約管理システムのスペックが足りない」といった場合、今のシステムを使い続けることで業務効率が悪化する場合があります。

より良いシステムへ乗り換えをしたいと、システムリプレイスを検討する例が近年増えています。このように何らかの改善のために検討されるシステムリプレイスですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

手順と方式、成功のポイント、失敗しないための注意点などをご紹介します。

システムリプレイスとは

システムリプレイスとは、企業のITシステムを新しいものに置き換える・作り替えることです。「システムリプレース」と表記することもあります。

似た言葉に「マイグレーション」があります。

マイグレーションとは、OSやプラットフォームや開発言語といった環境を変更して同じシステムを使い続けることです。既存のOSやプラットフォームのサポートが切れ、保守運用にかかるコストがかさんできた時などに実施されます。

マイグレーションは既存のシステムそのままに環境を変えること、システムリプレイスはシステムごと新しくする、という違いがあります。

システムリプレイスは、以下の3つに対応することを目的に行われます。

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システムリプレイスの手順

プロジェクトチームの発足

実際にシステムを使うメンバーの意見を反映できるため情報システム部門に加え、システムを使う部門もチームメンバーとして協力体制を組んでおくとより成功確率が上がります。

メンバーで以下の役割と担当者を明確にします。

要件の洗い出し

どのようなシステムに入れ替えるか検討する際、既存のシステムの振り返りは欠かせません。

今のシステムでできたことや改善が必要なことを洗い出すと、必要なシステムが見えてきます。

情報システム部と共同でプロジェクトを進めることができる場合には、必要な機能を共有することはもちろん、システムを使用する方にもヒアリングをして要件を整理しましょう。

システムを使う従業員が必要な機能が搭載されないと、使いにくいといった不満につながります。最悪の場合、不要なシステムが導入されたと思われる事態も想定されます。

移行計画の立案

要件をまとめたら、システム移行に向けた計画を立てます。

無計画のまま進めてしまうと、遅延や予算不足などが起こり得ます。データ移行までのスケジュールに加え、移行するデータや機能の範囲もまとめておきましょう。

予算設定に悩んだら、複数社への問い合わせをおすすめします。いくつかの事業者から提案された予算を見ることで、相場感がつかみやすいです。

プロジェクト予算の確保

計画・予算案を参考に、社内フローに応じて予算の承認を得ます。

システム開発

システム開発は開発ベンダーによって行われます。

オンプレミス型は自社でシステム開発が必要になりますが、クラウド型ならシステム開発の手間を省ける分、時間と費用を削減できます。

移行テスト

システム移行の際にトラブルが起こらないよう、本格的に移行する前のテストは欠かせません。

テストで問題が発生したら、移行までに対処が必要です。テスト段階で課題をなくすことでスムーズに移行でき、実際の業務ですぐにシステムを使えます。

移行の実施

テストで問題なく移行できると判断できたら、本格的な入れ替えに移ります。

移行が終わり次第、新しいシステムに入れ替え前のデータが反映されているか確認しましょう。

システムリプレイス実施の目安

システムリプレイス実施の目安として国税庁が参考になる情報を公開しています。一般的なソフトウェアの耐用年数は5年、研究開発用や複写して販売するシステムの原本は3年との記載があります。電子契約といったシステムであれば、導入から5年を目安にすると良いでしょう。

とはいえ、耐用年数にあわせてシステムリプレイスを実施しなければならないと決められているわけではありません。

例えば、システム事業者のサポートが終了する場合、リスクに備えて5年を待たず実施した方が良いでしょう。

保守切れ

システムやソフトウェアのベンダーによるサポートが終了すると、セキュリティ更新などのサポートが受けられなくなります。そのまま使い続けると、セキュリティにまつわるリスクが高まります。セキュリティ対策を考えると、システムリプレイスに取り組むきっかけとなります。

使い勝手が悪くなった

システムが古くなるとパフォーマンスが低下し、処理速度が遅くなり、使い勝手が悪いと感じるようになります。

既存のシステムと新しいソフトウェア・ハードウェアとの互換性がなくなることもあります。

最新のソフトが使えないなど業務へのしわ寄せを感じるようになったら、システムの入れ替えを考えるタイミングです。

業務拡大でシステムがマッチしなくなった

業務拡大で処理するデータが増えると、既存のシステムでは対応しきれなくなる恐れがあります。

また、業務プロセスの変更で追加で機能が必要になったものの、既存のシステムと相性が悪いことも珍しくありません。

業務拡大でシステムを使いたい業務の範囲が増えると、今まで使っていたシステムとマッチしづらくなくことがあります。業務拡大をきっかけにシステムを見直すのも良いでしょう。

システムリプレイスのメリット

セキュリティレベルの維持

古いシステムを使い続けると、サポート終了により最新のソフトとの互換性が悪くなったり、サイバー攻撃のリスクも高まります。

適切なタイミングでシステムリプレイスを行えば、セキュリティレベルを高く維持し続けることができます。

システムの動作の安定性の確保

新しいスペックのシステムへ変更することで、保存容量の増加や処理スピードのアップが叶い、データが保存できない、動作の遅さが改善できます。

また、古いシステムは故障リスクが高く、組織変更など大きな環境の変化をきかっけに見直すことで、故障のリスクを少なくできます。

業務のデジタル化を進めやすくなる

業務のデジタル化には、複数のシステムの連携、法令の要件を満たす機能を搭載したシステムの利用などの検討が必要です。

既存のシステムにおいて、相互連携ができない、法令に則った機能がないといった場合、システムリプレイスによってデジタル化に対応できるようになります。

システムリプレイスのデメリット

時間とコストがかかる

必要な機能を洗い出したり、移行に問題がないかテストしたりとシステムリプレイスには各種準備を伴います。

また、新しいシステムの導入には費用もかかるため、企業によっては稟議書の作成も必要です。

一時的な運用中断が必要

既存のシステムから新しいものに入れ替える際、システムを使えないタイミングが生じる可能性があります。業務効率はもちろん、サービス停止による顧客への影響も懸念されます。

また、新たなシステムに慣れるまで、スムーズに使えないなどで大変です。できるだけスムーズに慣れることができるようマニュアルを用意し、必要があれば研修を行うと良いでしょう。

システムリプレイスの方式

システムリプレイスには、4つの方法があります。

システムリプレイスが失敗する原因

システム入れ替えの目的があいまい

システムリプレイスの目的が明確でないと、どのようなシステムに入れ替えるべきか分かりません。

ニーズに合わないシステムにしてしまうと、必要な機能を使えず、コストがかかるだけとなってしまいます。

既存システムより良いシステムを導入することが目的になっている

システムリプレイスのメリットを感じるためには、システムを入れ替える目的が必要です。

しかし、既存のシステムより良いシステムを導入することが目的だと、社内の課題解決につながるシステムを選ぶことは難しいです。

入れ替え後のシステムが自社とマッチしない

システムリプレイスを実施する理由を整理しないと、必要な機能が見えてきません。その結果、自社で必要なシステムを選定しにくくなります。

無料トライアルを提供するシステムもあるので、自社にマッチするシステムか悩んだら、試しながら検討するとミスマッチが起こりにくいです。

システムリプレイス成功のポイント

計画を立てる時の注意点など7つのポイントを紹介します。

リスクを想定した計画を立てる

テスト段階で多くの問題が見つかり、予想以上に移行までに時間がかかるといった事態は起こりえます。

移行まで余裕を持ったスケジュールを立てることはもちろん、システム入れ替え後に使い方を共有する時間も加味することで、スムーズに使えるようになるでしょう。

信頼できる開発ベンダーと協力しながら進める

システムリプレイスには専門的な知識が必要です。そのため、開発ベンダーにサポートを依頼することは珍しくありません。開発会社と協力することで、自社だけでは気づけなかった課題から最適解が見つかることもあります。

ただし、任せきりは好ましくありません。自社でも課題や目的を整理し、何を依頼するか軸の部分は固めておきましょう。

また、必要な機能やどのように使えるシステムが良いか整理する段階に、システムを使用する部門と協力して進めることも重要です。

事業者の質が高いほど、システムの質、スケジュール管理、導入後のサポートの点で安心です。実績を確かめるなど信頼できると思える業者に依頼しましょう。

要件の洗い出しと計画を立てる工程を軽視しない

要件定義が甘いと、後の工程で仕様の抜け漏れが発覚します。スケジュールの遅延にとどまらず、システムを使ってやりたいことが実現できないことも懸念されます。

要件定義は、システムリプレイスの結果を左右すると言っても過言ではありません。システムの現状を整理し、必要なシステムについて具体的にイメージすることが重要です。

予算や納期が限られているために、完璧に理想のシステムにすることが難しいこともあるでしょう。そこで、要件を細かく洗い出し優先度の高い機能に絞ったシステムを選択することもできます。

システムの品質と業務継続性を担保する

要件の洗い出しといった上流の段階で、どのように設計・開発・テストを行えばシステムの品質を保証できるのか明らかにすることが大切です。特に、品質保証については、システム部門、利用者はもちろん、経営層からも合意が必要です。

システムを入れ替えても、業務を継続できなければなりません。テスト段階で見つかった問題と移行後に想定されるリスク、それぞれ適切と思われる対処法を示すことで、業務中断のリスクを減らせます。

システムリプレイスの難しさを経営層とも共有する

要件定義のあいまいさが原因で開発すべきシステムが見えずテスト段階まで課題に気づかない、想定以上の課題が見つかって計画が遅れるなど、システムリプレイスは容易ではありません。

予算やスケジュールを十分に確保してもらうためには、経営層がシステムリプレイスの難しさを把握していることが重要です。

既存システムとの連携を事前に確認する

現状システム間の相互連携をしていて、システムリプレイス実施後も連携を考える場合、開発会社に連携できるか確認しましょう。

また、使用中のシステムの他にも連携を検討しているシステムがあれば、連携できるか、連携できる場合は手順も確かめます。

システムが一時中断する場合は影響する範囲を把握する

移行中はシステムが使えなくなる場合があります。システムの停止を伴う場合、停止による影響を確認しましょう。

システム停止は、業務の進捗に限らず、取引先や顧客にも影響が及ぶ可能性があります。システム停止のリスクを把握した上で、移行方式を決定することをおすすめします。

契約業務システムをリプレイスした事例

株式会社キューソー流通システムでは、契約業務の電子化は既に行われていましたが、捺印・押印申請・承認フローが複雑で、メンバー間の共有が難しく、また、カスタマイズの繰り返しが課題となっていました。

課題解消のためシステムリプレイスを検討、オンプレミスからクラウドサービスへの移行を検討されました。複数のサービスを比較検討する中で、課題解決にマッチするものを探した結果「ContractS CLM」を導入されました。

>>詳しくはこちら>全国拠点の契約を「ContractS CLM」へ集約。 物流ビジネスのリスクを防ぐ法務のインフラに

まとめ

システムリプレイスとは、企業のシステムを最新のものに更新し、老朽化や最新トレンドに対応するために行われるものです。

このプロセスは、計画段階から実施後に至るまで、入念な準備が不可欠です。成功させるためには、目的の明確化、リスクの把握、および対策の準備が求められます。

自社に適したシステムへの入れ替えは、組織の成長と競争力を維持し続けるための重要な一歩となるでしょう。

ContractS編集部

ContractSは、契約プロセスの構築や契約管理・案件管理を通じて、契約業務を最適化するシステム「ContractS CLM」を開発・販売しています。大企業から中小企業、スタートアップまで、幅広い企業の契約業務改善を支援してきた実績があり、そのコンサルティング経験を活かして、契約業務に関わる読者が参考にできる情報を発信しています。

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