SSOTとは業務のミスを減らしながら効率化したり、信用できる情報を基に意思決定を行うために重要な取り組みです。組織が正確かつ信頼性の高い情報にアクセスすることは、効率的な業務運営や革新的な戦略の立案に不可欠です。

この記事では、SSOTの重要性やメリットに加え、成功させるためのポイントについても解説します。

SSOTの考え方

組織ではあらゆるデータを扱います。故に、必要なデータをすぐに取り出したり、必要があれば異なる部署間で共有したりすることが求められます。

ところが、データの管理ができていないと、適切かつ効率的にデータを利用できません。すぐにデータが見つからない管理下では、データの質も疑問視されます。

共通のデータを用いた意思決定によって、データが価値あるものと証明されます。意思決定に使うべきデータは、信頼できる唯一の情報源（SSOT）の必要があるということです。

では、信頼できる唯一の情報源とは何なのでしょう。

信頼できる唯一の情報源

SSOTとはSingle Source of Truthを略したものです。日本語で「信頼できる唯一の情報源」と訳されます。

信頼できる唯一の情報源は、情報の一貫性と正確性を担保するための考え方です。組織内の人間が同じデータを使って意思決定するために用いられます。

複数のデータを集約してデータベースを構築することで、必要な情報を確実に入手できるようになります。例えるなら、検索エンジンで知りたい情報にアクセスできるようなものです。

一元化された情報源のおかげで、組織内の異なる部署で同じ情報にアクセスしたり共有したりできます。

データの誤りや矛盾をなくし、業務や意思決定をスピーディーに行うために重要なものと言えます。

SSOTのメリット

• 人的ミスの軽減
• 効率化
• データ活用が可能
• リスク管理が可能

人的ミスの軽減

情報が一元化されていないと、データを取り間違える恐れがあります。一方、情報が一元管理されることで、誤った情報を用いたり、誤った情報に基づく意思決定などを防ぎやすくなります。

効率化

SSOTを導入しないと、情報が分散します。結果、必要なデータを探し出す手間がかかります。

例えば契約書や文書作成。フォーマットの保管場所が分からないと、探すのに時間がかかります。見つからないとなると、一からフォーマットを作るといった、本来なら不要な業務が発生します。

しかし、情報が一元化されることで、情報を検索し、比較する時間が短縮されます。複数の情報源から情報を集める必要がなくなり、情報が一元化されることで作業効率が向上します。これにより、時間を節約し、より生産的な作業に集中できます。

また、情報を更新したり管理したりする必要が少なくなります。これにより、情報の不整合や重複、更新の漏れなどのヒューマンエラーが減少します。また、情報が一貫しているため、間違った情報を参照して誤った作業を行うリスクも低減されます。

データ活用が可能

組織内で必要なデータが一元管理されると、適切な情報を取り出せます。

データを探す時間が短くなれば、データの検索や整理が簡素化され、データを適切に活用するプロセスがスムーズになります。

複数の部署のデータにアクセスしやすくなるというメリットも挙げられます。複数の正しいデータを比較検討できるので、事業計画や戦略などを立てる際にはより良い選択につながるでしょう。

リスク管理が可能

間違ったデータを取り出すリスクを小さくできることで、誤った意思決定をしてしまう可能性が減ります。

各部署のリスクに関する情報を共有できたり、組織内で共有すべきリスクと対処・対策に関する情報の伝達忘れが起こりにくくなるなども、リスクへの備えになります。

データに変更が加えられた場合は履歴に残ります。万が一問題が発生した時には、原因を特定しやすくなります。

SSOT状態でない場合の課題

SSOT状態でない場合には、人の手だけに頼ることによって起こる問題をはじめ、4つの課題が挙げられます。

人的ミスの誘発

データが一元管理されないと、部署ごとに異なるデータを持っている状態となり、情報に矛盾が生じているかもしれません。

情報が記載場所によって違うために、異なる情報が共有される可能性もあります。

結果、伝達される情報の漏れや業務工程に誤りが生じるなどの混乱が想定されます。

ナレッジの属人化

データが一元管理されないということは、情報を知っている人が限られているということです。

ナレッジが属人化されると、その個人のスキルや経験に依存する傾向があり、その個人が離れた場合に知識が失われる可能性があります。組織内の他のメンバーが同じレベルのスキルや経験を持っていない場合、チームの効率性や成果に影響を与える可能性があります。

また、情報が他のメンバーやチームと共有されない可能性が高くなり、組織全体の成長や改善の機会が阻害される可能性があります。

高い専門性・知識が求められる仕事でなくても、特定の個人に業務が集中し効率的に業務を進めることができなくなります。

間違った情報の蓄積

データが分散していると、誤った情報が取り出される恐れがあります。

新しい情報に更新されていても、履歴がないために古い情報を参考にしてしまうことも起こり得ます。

共有すべき最新のデータの保管場所が定まっていないと、各々で取捨選択・管理が求められます。正しいデータを取り出せないと、間違ったデータを参考に業務や意思決定が進められていきます。不適切な情報や手段が共有される要因です。

把握工数の増加

データの場所や情報のバージョンが分からないと、検索や事実確認に時間がかかります。

探しているデータの在りか、使おうとしている情報の真偽確認など、データを扱えるようになるまでにやるべき仕事が発生します。

SSOTを成功に導くポイント

SSOT状態にするには、データの品質管理と、信頼できる唯一の情報源を使えるための体制づくりが重要です。

データの品質管理をする

正確なデータを必要な時にすぐに取り出せるよう、まずはデータを集めることから始めましょう。

データを集約したら、情報の信頼性の維持・向上が欠かせません。例えば、法改正に伴い契約書の文言が変わってフォーマットの変更が必要など、データは変わる可能性のあるものです。変更の際に入力ミスがあるなどで修正されないと、誤ったデータが蓄積されます。

データの質を保つためにも、定期的にチェックし、加筆や修正を実施したり、不要なデータを削除するなどが必要です。

体制を見直す

誰にでもデータのアクセス権限を与えると、不正アクセスや情報漏えいのリスクが高まります。不正アクセスなどのリスクを最小限にするためにも、管理者以外には編集などの権限を与えない、といった対策が求められます。

同時に、データの管理方法やルールも整えましょう。

組織内のデータを部署に関係なく利活用できるようにするSSOTにおいて、部署の垣根を越えた協力やコミュニケーションが当たり前の組織だと、データをひとつに集約しやすいです。

部署が違う従業員間のコミュニケーションがスムーズにいっていないようであれば、チャットツールを導入するなど、組織内の交流が活発になる体制を築くことも大切です。

契約業務のSSOTに寄与するContractS CLM

ビジネスの展開において、情報は貴重な資産です。スムーズで正確な情報の活用は、新たなビジネスチャンスを発見する可能性を広げます。そのためには、信頼できる唯一の情報源であるSSOTが重要です。

組織内のデータを一元管理することで、組織全体の信頼性が高まります。したがって、無駄な作業や間違いを減らすためには、情報管理の体制を見直し、適切なツールを活用しながら社内のデータを適切に管理することが重要です。

『ContractS CLM』は、契約業務を進めながらビジネスの根幹である契約データが蓄積されるように開発された契約ライフサイクルシステム管理システムです。

今の契約業務を効率化するだけではなく、契約プロセスからデータを取り、将来のビジネスの意思決定にも活用が可能です。