日本でも徐々に浸透しつつある「電子契約」という言葉。

昨今、「働き方改革」をキーワードに企業各社が日々の業務効率化に熱心に取り組む中で、「電子契約をうちも導入しよう」という声も耳にしているのではないかと思います。

しかし、なんとなくは分かっていても、いざ導入しようと思うと、意外にも複雑なその仕組みに眉をひそめるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

今回の記事では、

・電子契約の導入でビジネスにどんな影響があるか
・導入を進める上でどんなことを検討すべきか
・電子契約サービスはどの様なものがあるか

をまとめました。ぜひご覧ください。

電子契約の導入によるビジネスへのメリット

電子契約の導入によるメリット

紙と印鑑を用いた契約との違いを踏まえると、以下の3つのメリットが電子契約の普及を促進していると言えるでしょう。

• 郵送に関わる費用が不要になる「コスト削減」
• 業務効率化と契約スピード向上による「売上UP」
• 契約管理に対する「コンプライアンスの向上」

郵送に関わる費用が不要になる「コスト削減」

電子契約の導入は、紙と印鑑での契約を丸ごと電子に置き換えることを意味しているので、契約書の郵送時に発生していた以下のコストを一気に削減することができます。

▼契約書の郵送時に発生する直接的な費用

▼契約書の郵送時に発生する間接的な費用

前者は発生する費用が明確であるため、年間の締結数で換算すれば、大きなコスト削減に繋がります。

後者についても、契約内容確認依頼のやり取りは発生しますが、それは、郵送する際にもメールや電話で補足のやり取りが発生するため、「契約書の印刷・製本・郵送」に必要な人件費に限定して着目すれば、こちらも大きく削減できるといえます。

担当者の契約書郵送手続きにかかる時間を時給ベースで換算すれば、どれだけのコストが削減できるかを推定することは可能です。

この2つの費用は、日常的に契約業務に関わることのない決裁者にも分かりやすい改善効果として示すことができるので、電子契約の導入を提案する上で、大きな説得力を持つ根拠となりうるでしょう。

業務効率化と契約スピード向上による「売上UP」

更に、電子契約の導入は、これまで紙で締結していた際に行なっていた面倒な手続きの多くが不要となるため、業務効率化と契約スピードの向上を果たすことができ、企業の生産性向上に繋がります。

ここで、一般的な企業の契約業務における流れをイメージしてみましょう。

通常、契約書作成から社内のレビュー、相手方とのドラフトのやりとり、承認、締結、そして保管までが、一連の紙と印鑑を用いた契約プロセスです。

更に、各プロセスの中には、数々の細かいタスクが発生しています。

電子契約に置き換えることで、どれだけのタスクが削減できるのでしょうか。以下の図をご覧ください。

これは一例ではありますが、合計6時間以上もの作業時間がかかる紙と印鑑を用いた契約プロセスが、電子契約に置き換えるだけで1/4以上も削減できるとなると、業務効率化を推進する企業としては大きなインパクトを感じることでしょう。

更に、ContractS CLMが実施した契約業務に関する実態調査※1によると、ビジネスパーソンのうち、営業・販売職の4割以上が月6時間以上の時間を契約業務に割いていることから、事業サイドの担当者にとっても電子契約の導入は他人事ではないはずです。
※1  ContractS CLM（2019）「契約業務における実態調査」

営業・販売職の月6時間の契約業務を1.5時間に減らせるとなると、それだけ各契約案件の締結スピードが上がり、契約後の売上がより早く経つことが期待できます。

電子契約の導入は、法務やバックオフィスだけでなく、収益の鍵を握る事業サイドの業務効率化にも繋がるという意味で、直接的にも間接的にも、売上UPが期待できるのです。

契約管理に対する「コンプライアンスの向上」

そして、電子契約の導入は、企業が最も二の足を踏みがちな法律・セキュリティ面のリスクに関する懸念をも払拭し、むしろ企業全体のコンプライアンス向上に導きます。

多くの企業が電子契約を導入する上で想定するリスクとして、以下の3つが挙げられます。

1. 契約内容が改ざんされるリスク
2. 契約業務の案件管理漏れのリスク
3. 契約関連書類の紛失リスク

１.契約内容が改ざんされるリスクへの対処

結論としては、「タイムスタンプ」を電子データの契約書に付与することで、契約内容が改ざんされるリスクを軽減することができます。

「タイムスタンプ」とは、タイムスタンプ局( TSA; Time Stamping Authority )と呼ばれる第三者の事業者が電⼦データに時刻情報を付与し、その時刻以前に当該電⼦データが存在していること(存在証明)、及び、その時刻以降に当該電⼦データが改ざんされていないこと(⾮改ざん証明)を証明する仕組みをいいます。

タイムスタンプは、『「電子データ」が “ある日時に存在していたこと” 及び “その日時以降に改ざんされていないこと” を証明できるものであり、時刻認証業務によって付与される※2』ものを指しています。

紙の契約書における契約締結日の記入と同等の意味を持つもので、タイムスタンプが付与された時点で電子ファイルが確実に存在し、それ以降、改ざんされていないことを証明します。

これがしっかり付与されているかどうかは、対象となる契約書PDFの署名パネルを確認すれば一目瞭然です。

そのため、いつでも誰でも、改ざんの有無をデジタル上で確認できるという点で、タイムスタンプが付与されている電子契約システムを使えば改ざんリスクを軽減できると言えるでしょう。

 
※2https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/top/ninshou-law/pdf/law_16.pdf

２.契約業務の案件管理漏れのリスクへの対処

日々、企業では様々な事業の契約案件が発生し、様々な部署の担当者のもとで管理されています。

しかし、担当者により契約業務に関する知識やノウハウに差があったり、担当者ごとにその案件管理方法はバラバラで、管理方法はほとんどの場合、属人化していることが多いです。

この様に、管理方法が属人化された状況こそ、人事異動や急な退職者の引継ぎが起きた際に、大きな契約リスクの要因となります。

他方で、多くの電子契約サービスは進捗ステータスを表示する機能を有しているため、いつ・どの契約書を・誰が・どの段階で・どのように進めているのか等を、デジタル上で進捗管理することができます。

これにより万一の時の案件管理漏れによるトラブルを防止することができます。

３.契約関連書類の紛失リスクへの対処

「あの契約書どこ行った…」と、倉庫やキャビネットの書類の山からお目当ての契約書番号を必死で探した経験はないでしょうか。

紙と印鑑を用いた契約であれば、厳格な書類管理体制を敷かない限り、この様なシーンに出くわすのは珍しくありません。

この状態では、例えば災害などの未曾有の事態が起きた時に、書類を復元できない可能性があり、企業の重要な取引内容を把握できなくなってしまう恐れもあります。

電子契約であれば、作成した全ての契約関連書類を常にデータとして保管できるため、社内の情報セキュリティ体制さえ整っていれば紛失リスクを回避することができます。

以上のことから、タイムスタンプが付与されていること・進捗ステータスの表示機能が備わっていること・そして社内の十分なセキュリティ体制が整っていることが全て満たされていれば、社内の契約管理に対するコンプライアンスを向上させることができると言えます。

電子契約を導入する際の3つのハードル

では、電子契約の導入には、どのような障壁があるのでしょうか。

上記で示すように、企業の様々な課題を解決するメリットは大きいのですが、導入するに当たっては、いくつかの「導入ハードル」をクリアする必要があります。

電子契約を導入する上でのハードルとして挙げられるものは以下の3つが代表的です。

紙の商習慣に根付いた取引先の理解を得ることが難しい

特にBtoB企業の場合、古くからお付き合いのある取引先も多いことでしょう。

古い付き合いであればあるほど、取引先は紙の商習慣が根付いており、これまでの取引体制を大きく変える提案をする際には、きちんと説明して、取引先の理解を得る必要があります。

本記事や、各社電子契約サービス企業が取引相手方向けに提供している説明資料を先方に見せるなどして、電子契約の法律面/セキュリティ面での安全性から、移行することによる取引上のメリットまで、具体的に説明し、じっくりと理解を取り付けていきましょう。

電子契約が認められていない契約もある

以下の書面は、電子契約が認められていません（2020年5月時点）。

• 定期借地契約借地借家法22条
• 定期建物賃貸借契約借地借家法38条1項
• 投資信託契約の約款投資信託及び投資法人に関する法律5条
• 訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、
• 業務提供誘引販売取引における書面交付義務特定商品取引法4条
  
  etc

他方で、基本契約や秘密保持契約、申込書、請求書、雇用契約など、多くの企業が日常的な契約業務で扱っている書面は電子化が認められています。

そのため、自社の事業で扱う契約の中でも電子化できるものとそうでないものを分類し、前者の中で比較的組織の合意が取れやすいものをまずは見極めていきましょう。

社内の管理サイド・現場サイド両面の視点での説得力ある説明が必要

電子契約の導入は、社内の契約に関するオペレーションを変更する大きなプロジェクトでもあります。

管理側の導入メリットは分かりやすく、インパクトが大きい効果ばかりが目立ちますが、現場側のメリットも吟味する必要があります。

現場側にとって、電子契約の導入がどれだけ日々の業務の質を高めることに繋がるのか、という視点で慎重に吟味していきましょう。

電子契約の導入プロジェクトを円滑に進めるには、社内への丁寧な説明で管理・現場サイド両面の理解を得ることがとても大切です。

電子契約の導入で成功した企業の声

電子契約を導入すると、どの様な良いことがあるのでしょうか。電子契約の導入で成功した企業の声をみていきましょう。

事業部を巻き込み、契約管理の「脱・属人化」に成功

株式会社Jリーグの事例

「契約マネジメントの必要性」という課題を認識してもらった上で、ソリューションとしての「使い方」を説明したことで、社員からは「契約業務が自分ゴトで捉えられるようになった」などの好意的な声も挙がり、導入推進も軌道に乗っていきました。

 

To-Do管理はもちろんのこと、人・情報・ファイルの全てが一つのクラウドサービス上で集約されるので、誰でもデータベースを適切に管理することができるのです。

 

これは、まさに「属人化」の課題を一掃してくれるサービスだと思っています。

 

これから導入を検討される方には、「どのような契約オペレーションを想定してContractS CLMの製品を導入推進するか」を具体的に描いておくことを非常にお勧めします。
■引用元｜https://www.contracts.co.jp/usecase/1799/

労働契約の完全電子化で、働き方改革の促進に貢献

BOTEJYU®Groupホールディングス株式会社の事例

従来は契約書絡みの業務は社会保険労務士事務所に依頼していました。

 

1人当たり最大6ページにもなる労働契約書を製本して、各店舗にまとめて約８００名分を送付し、その後店長が契約書を従業員に手渡しして、本人に署名・捺印してもらい、再び労務士事務所で回収するという流れです。

 

どんなに長くてもこの期間を約1/3ほどに短縮できています。

 

これまで延べ何十人ものスタッフで取り組んでいた契約業務が、部署毎にわずかな作業でこなせるようになったのは本当に有難いことです。
■引用元｜https://www.cloudsign.jp/case/2019/02/27/botejyu/

紙と電子の一元管理で、書類を探す手間から解放

株式会社ネクストビート様の事例

紙の契約書と電子契約を一元管理できないことが大きな課題となっていました。

 

現在、保育園・幼稚園を運営する約3,000社様と法人契約を結んでいますが、そのうちの20％が電子契約となっています。

 

印紙税や郵送費などのコスト削減、契約締結に至る時間の短縮、業務の効率化、省スペース化に加え、原本の紛失や劣化、改ざんのリスク低減といったコンプライアンス強化が図れるようになりました。
■引用元｜https://www.gmo-agree.com/customer-stories/nextbeat.html

電子契約の導入前に確認すべきポイント

社内の契約オペレーションの整理

電子契約ベンダーの導入検討を進める際に、どの企業にもまず必要なのが「社内の契約オペレーションの把握」です。

作成/承認/締結/管理といった契約書1通の流れだけでなく、それぞれの契約においてどの担当者から誰へ、どのタイミングで、何が流れるか、一連の流れを把握しておきましょう。

これがなければ、電子契約ベンダーが十分な提案ができず、導入が前へ進まないどこかか、導入プロジェクト自体が取りやめになってしまうこともあり得ます。

社内規定の整備と改訂

社内の押印規定や、文書管理規定など、公式文書化されているルールを全て把握しておきましょう。

社内稟議を進める際に、この規定の把握は必要条件となります。

把握漏れがあると、決裁者から不備を問われ、責任問題にもなりかねませんので十分注意しましょう。

電子契約サービスの各社比較

現在多くのクラウド契約サービスが登場していますが、ここでは機能別に各社を比較しご紹介いたします。

ContractS CLM

ContractS CLMは、ContractS株式会社が提供する契約マネジメントサービスです。

クラウド上で契約書の電子締結のみならず、作成・承認・管理まで、クラウド契約サービスでの必要機能は全て備えています。

その上で複数の契約から構成されるプロジェクト全体の進捗管理も含め、事業全体を俯瞰しながら契約書や契約業務を一元管理できることが特長。

また、法務に寄せられる質問を一元管理することで、相談業務の効率化を実現できます。

契約業務全般を根底から見直すことができる契約マネジメントシステム。業務効率改善やコスト削減に大きく貢献してくれます。

特長

• 契約書の作成から社内外の承認、締結、契約書の管理までのプロセスを一元管理できる
• 相互に関連する契約の書類や過去のやり取りを時系列で可視化できる
• 法務部への契約に関する相談を一元管理できる

• サービス名：ContractS CLM
• 提供企業：ContractS株式会社
• URL：https://www.contracts.co.jp/

DocuSign

DocuSign（ドキュサイン）は、世界80ヶ国以上、50万社以上の企業で導入されている電子契約サービスです。

契約書類の作成や締結のスピードを上げてくれるほか、印紙代・郵送代の削減に貢献してくれます。

特長

• 紙を無くすことで時間や場所、デバイスに関係なく仕事を進め、業務スピードを向上
• 全世界で2億人以上のユーザー

• サービス名：ドキュサイン
• 提供企業：ドキュサイン・ジャパン株式会社
• URL：https://www.docusign.jp/

Adobe Sign

シンプルに電子締結のみに特化したサービス。いつでもどこにいても契約・承認作業が完了します。

特長

• 契約や承認のスピード向上
• 印紙税や作業コストの削減
• 安全で効率的な署名文書管理

• サービス名：Adobe Sign
• 提供企業：アドビ システムズ株式会社
• URL：https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html

クラウドサイン

テレビCMも放映された、弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウド電子契約サービスです。

契約書の保管・管理にも利用可。契約書だけでなく、発注書・請書・納品書・検収書・請求書・領収書など、さまざまな対外的なやりとりに利用が可能です。

特長

• たったの数分間で契約を締結
• セキュアな保管機能で、コンプライアンスの強化にも役立つ
• 契約書名や企業名、日付や金額等、様々な条件での検索が可能

• サービス名：ドキュサイン
• 提供企業：ドキュサイン・ジャパン株式会社
• URL：https://www.docusign.jp/

電子契約サービスAgree

Agreeは、GMOが運営している電子契約サービスです。

無料のお試しFreeプランがあるので、検討時に使用感を確かめられるのも嬉しいポイントです。

特長

• 契約の電子化でコスト削減
• 充実の管理機能
• 業務システムとの連携

• サービス名：GMO電子契約サービスAgree
• 提供企業：GMOクラウド株式会社
• URL：https://www.gmo-agree.com/