多様な働き方が輝く理想的な世界を目指して。
求職者と企業を結びつけるサービスで「はたらく」をサポート。

―事業の特徴と業務について教えてください。

三井様：弊社は「はたらいて、笑おう。」をグループビジョンに、人材派遣サービスの「テンプスタッフ」、転職サービスの「doda」をはじめ、ITアウトソーシングや設計開発など、人と組織にかかわる多様なサービスを提供しています。企業と働きたい人の間に立って結びつけていく役割を担い、生涯に渡って一人一人の「はたらく」をサポートしています。

私どもが所属するグループGRC本部の法務部法務室では日々発生する契約業務から法務相談、M&Aや投資案件を含む各種プロジェクトの法務面の担当、個人情報保護法等法改正の対応からグループのプライバシーガバナンス体制の構築まで、法務を担当するバックオフィスとして幅広く業務を行っています。

五味様：同じく日常案件として法務相談や契約審査を担当しており、メインで「ContractS CLM」の運用に携わっています。法務相談を伴う業務委託契約書等を中心に取り扱う日常的な契約審査業務は、法務室全体で平均月30～50件・年間600件程度のペースですが、繁忙期次第で年間1000件弱を記録することもございます。

契約依頼や法務相談がメールベースでプロセスが不透明。
ナレッジも分散化し、ストックが困難に。

―これまでの課題は？

三井様：これまで契約審査の依頼や事業部サイドとのやりとりは基本的にほぼメールを使って行っていました。メールベースだと自由度が高い反面、契約プロセスの過去経緯を辿るのが難しくナレッジ化する作業も困難 です。ビジネスチャット等メール以外のコミュニケーションツールも増えたことで、やりとりが分散化、さらなる効率の悪さを招いていました。

このような背景から法務相談を伴う契約業務を全て可視化して一元化できるようなシステムを導入したいという思いに至りました。後はもうひとつの課題であったナレッジ管理ですね。法務相談のメールやりとりを各担当者が保存して別途ストックする等、ナレッジとして共有するために都度、別作業が発生している状況でした。契約詳細に加え、関連する書類や過去のやり取り、担当者などの情報やステータスを可視化できないものかと。

長年、法務部に燻ってきた、これらふたつの課題を解決すべく、システム導入に向けてプロジェクトを立ち上げて動き始めました。

分散化していた契約業務を「ContractS CLM」に集約。
契約が一気通貫でナレッジも自動的に溜まる！

―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください

三井様：課題が明確となり、選定で重視したのは「ワンプラットフォームで契約プロセスが一気通貫に管理できる」「UIが分かりやすい」「ナレッジ共有が容易にできる」ことでした。まずは契約システムに関する資料をできるだけ多く取り寄せ、候補を数社ほどに絞りました。それぞれ直接お話をお聞きし、サービスのメリット・デメリットを比較検討。

その中で全ての契約プロセスをひとつに集約し得る「ContractS CLM」が弊社の課題解決に最適だと感じました。他社ではあまり見られないナレッジ共有の仕組みも魅力的でした。現在弊社ではテレワークによる業務が中心となっていますが、誰がどのようなやりとりをしてどう対応していたかが「ContractS CLM」上で一目瞭然です。全て自動で記録として残る というところはテレワークにもマッチしているところなのかなと。

五味様：2020年11月に試験的に導入し、2021年６月より本格導入を開始しました。導入当初はメールでの依頼に慣れていたということもあり若干現場での混乱もありましたが、現在は事業部サイドの協力もあり、運用も少しずつ安定化してきました。アカウント付与は法務部メンバー全員と事業部サイドの依頼者で合わせて約150になります。法務相談を伴う契約業務をメインに運用しています。

一元管理が可能になり、契約業務がスピーディーに！
ナレッジの蓄積と契約業務効率化を同時に叶える。

―「ContractS CLM」導入後の効果は？

三井様：これまで案件の割り振りや管理を手作業に近いレベルで行っていたのですが「ContractS　CLM」導入後は一元管理が可能になり、抜け漏れ等のケアレスミスも減少、法務内での契約審査業務がよりスピーディー に。依頼者である事業部サイドからも担当者のアサインや案件ごとのステータス、締結済み契約書などの確認を行えるようになり、まさに契約の可視化が実現しました。

ステータス可視化のイメージ

ナレッジ管理という観点では、やりとりが自動で保存されるようになったことも大きいですね。メールでの法務相談や契約審査を案件ごとに整理して保存していた作業時間の負荷もなくなり法務内の業務効率も向上。効率化した時間を、戦略的あるいは予防的な法務業務のために使えるように なりました。契約書の版管理も常に最新版が更新されるので非常に使いやすいです。

五味様：導入前は事業部からの相談依頼から担当者アサイン～審査までメールベースの様々なツールを経て作業をしていたため業務量が膨大になっていました。個人的な体感ですが、「ContractS　CLM」へ契約審査業務がひとつに集約されたことで法務内の事務的な工数としては従来の1/3程度 になっているかなと。案件ごとに管理でき、かつ法務内でもスピーディに共有できるので現状にとても満足しています。私は、まだ入社して2年目なのですが、「ContractS　CLM」でのナレッジ共有を通じて、先輩の皆さんの契約審査の品質に近づくことができたのではないかと実感しています。

三井様：現在は法務内でのみナレッジ共有をしているのですが、今後は事業部サイドへも必要なナレッジを共有・展開できないかと思案中です。まずは依頼者にとって使いやすいツールとなるようことが何より重要ですので、日々改善をしていきたいと思いますが、「ContractS　CLM」にはまだまだ使いこなせていない魅力的な機能が多々あり、さらなる可能性を秘めているなと。今後プロジェクトや他業務へも活用の幅を広げていければと考えています。