全国15拠点ある事業所の契約情報を一元管理！ コンプライアンスリスク低減を目指すフロー構築を実現。
TOPICS
・コインパーキング開設にあたり土地を所有する地主との契約が全て紙ベース
・事業所ごとに契約管理の体制がバラバラで本社総務での把握が困難
・ファイリング保管している紙の契約書が年々膨大な量に。探すのに時間がかかる
導入のきっかけ
・管理がバラバラだった事業所ごとの全契約を本社で一括管理する必要性
・過去の契約書も含め、検索性の向上を推進したい
・契約を可視化することでコンプライアンス・リスク管理を徹底
効果
・まだまだ紙の契約書が中心ではあるものの、導入後に締結した各拠点の契約書はContractS CLMにある状態に。本社での一括管理と契約フローの可視化が実現
・過去の契約書もContractS CLMへアップすることで検索性が向上
コインパーキング事業で地域活性化に貢献。
人と社会を幸せにする暮らしよい街づくりを。
―事業の特徴と業務について教えてください。
印牧様：弊社は「システムパーク」ブランドで全国7000カ所にコインパーキングを展開。本社は福井県と東京都の2拠点で、北海道から九州まで管理台数は12万台以上。駐車場の運営から、企画開発、設計施工、販売、管理業務までを一貫して行っています。
企業理念は「喜びの種をまこう 幸せの種をまこう」。
昨今の駐車場不足解消はもちろん遊休地の活用によってコインパーキング事業で暮らしよい街づくりを実現、地域の活性化や社会生活に貢献しています。
福井本社の総務部総務課では全拠点のバックヤードと契約業務の管理を担当。土地を所有する地主様との賃貸借契約や機器メンテナンスの業務委託契約など契約は多岐に渡り、日々、多くの契約業務が発生します。
各拠点で契約の管理体制がバラバラ。
本社での一括管理と契約フローの可視化が課題に。
―これまでの課題は？
斉藤様：コインパーキングを開設する土地所有の地主様との契約締結は基本的に全て紙ベースで、本社総務部にて一括で契約書作成を行っています。
一番の課題は全国の拠点ごとに契約書の管理体制や進め方がバラバラ で本社において進捗状況が把握できずにいたこと。
契約業務が発生すると各事業所の営業担当から本社総務部へ契約書作成依頼があるのですが電話であったり、メールであったり…と契約業務が煩雑化。さらに口頭の場合、指示が不明瞭なことも多くミスも発生しかねない状況でした。
また原則、契約書原本は本社にて管理する流れですが支店で控えを取り忘れたり、原本をそのまま支店で保管してしまっていたり…。本社での一括管理を強化する必要性を感じていました。
さらに紙の契約書原本は本社でファイリング保管しており、年々、書庫のスペースを圧迫するほどの膨大な量に。必要な契約書を見たい時にすぐに探し出せないという点もネックでした。
過去の契約書も含めて全てデータ化し検索機能の強化と全契約を一元化したい という思いが強かったです。
印牧様：紙の契約書であるがゆえの印紙代・発送費などのコスト面、またそれに付随して発生する印刷～捺印～発送の作業においても都度業務が発生し、業務効率化の面でもデメリットを感じていました。
契約締結から管理まで一気通貫に整備できる。
テスト導入で実績を作り、全事業所へ展開。
―「ContractS CLM」との出会いと活用方法について教えてください
斉藤様：現状の契約フローに限界を感じ、電子での契約管理システムへの移行を検討。当初は主に電子締結と締結済み契約書の管理をスコープとしていました。
検討したのは電子締結に特化したシステムを含めると数10社に及びました。
検討過程で「ContractS CLM」と出会い、デモ画面を見た時に良いな、と感じたポイントは一気通貫で契約を可視化できること。締結のみに特化したシステムではなく、「契約にまつわる全てのフローをひとつのサービスで実現する」点、「電子だけではなく紙の契約書も両方管理できる」点が決め手に。2020年8月、まずは本社含め4拠点でテスト導入からスタートしました。
印牧様：新しいシステムを導入する際によくある抵抗感は、拠点によって若干ありましたが、マニュアルを作成し勉強会を実施し、解消に努めています。勉強会後は操作等で不明な点があれば個別に問い合わせで対応。
テスト導入で課題をある程度クリアできたため、2021年5月からは予定より前倒して全事業所に導入を広げて現在に至ります。
全国7000カ所の契約をContractS CLMへ集約。
本社で契約の進捗状況の把握が可能に！
―「ContractS CLM」導入後の効果は？
印牧様：現在はContractS CLM上で営業からの契約書依頼～管理を行っています。全国7000カ所、そのひとつひとつの現場で複数の契約が紐づいて発生しますので契約書は相当数になります。
契約締結自体は、まだまだ紙が中心ではありますが、各拠点の契約書は常にContractS CLMにある状態に。
本社で拠点ごとの契約進捗状況を管理できるようになり、フローが明確になりました。また、以前は原本を回覧して確認していたのですが、ContractS CLM上で確認＆承認できるのは時間短縮につながり大きなメリットです。
斉藤様：今後の課題としては、地域やクライアントによってまだまだ電子締結や契約システムへの理解が浸透していないという現状です。
弊社は地主様など個人の方との契約も多いので電子締結への理解を深める機会や導入にあたって丁寧に説明していく必要があるなと感じています。
多くの人が抵抗感なく利用できるよう、スマートフォンから簡単に利用できるしくみ作りなど「ContractS CLM」の更なる利便性の向上にも大いに期待しています。
印牧様：「ContractS CLM」の全社導入に踏み切ったことで、契約管理の一元化が実現できた ことが一番大きな成果だと思います。過去の契約書についても現在少しずつ、ContractS CLMへアップロード中です。
紙の契約書文化が根強い業界ではありますが、全国の事業所の契約情報を一元管理することはコンプライアンス・リスクの観点からも大きな意義があります。
まずは契約書をオンラインで管理することからスタート、今後は電子締結推進にも取り組んでいけたらと思います。
