ビジネスと契約は、切っても切れない関係にあります。しかしその契約にも、様々なリスクが潜んでいることをご存じですか？

できる限りリスクを排除することが求められる一方、あまりにもリスク管理に気を取られてしまうと、ビジネスが円滑に進まなくなってしまう可能性もあります。

そこで今回は、契約に関連するリスクの種類や管理方法について、分かりやすく解説しています。また、契約リスクを回避するためのツールについても紹介しています。

契約リスクとは？契約リスクがもたらす影響

契約リスクとは、契約に起因する様々なリスクのことを指し、契約リスクの理解と管理はビジネス成功のための重要な要素といえます。

例えば、事業を行う上でパートナー企業との契約が必要な場合に、その企業が契約内容を遵守しなかったとき、自社の事業に大きな損害を受ける可能性があります。この場合、例えば契約を履行すべき期限を設けたり、不履行の場合に契約当事者が負うべき義務について条項を設けておけば、少しでも不履行リスクを低減することができます。

この記事の後半では、契約リスクの具体的な種類と、それらをどのように管理すべきかについて詳しく解説していきます。

主な契約リスク

契約リスクと一言で言っても、その内容はさまざまです。各種のリスクを理解し、適切に対処することで、ビジネスの安定と成長を実現しましょう。

①契約内容に関するリスク

まず最初に考えるべき契約リスクは、契約内容に関するリスクです。
これは契約が不適切に結ばれた場合や、契約条件が不利な形になっている場合に発生します。また、契約内容が不適切だと、予期しないトラブルに巻き込まれる可能性があります。

例えば、契約内容が曖昧だと、相手方との間で意見が食い違い、結果として争いに発展する可能性があります。したがって、契約を結ぶ際には、内容が明確で、自社にとって不利な条件になっていないかを確認することが重要です。

②内容不備のリスク

次に、契約書自体の内容不備がもたらすリスクについて説明します。ここでいう内容不備とは、契約書に書かれている内容が間違っていたり、必要な項目が欠けていたりする状況を指します。このような状況は、契約の意味を曖昧にし、争いの原因となる可能性があります。

例えば、契約期間や解約条件など、重要な項目(反社会的勢力排除条項や、紛争解決裁判所など)が抜けていた場合、後々大きなトラブルにつながることもあります。そのため、契約書の内容は複数回にわたってレビューを行い、内容に不備がないかをしっかりとチェックすることが大切です。

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③改ざんのリスク

契約書の改ざんは、ビジネスにおける大きなリスクの一つです。契約書が改ざんされると、その契約が元々意図したものとは異なるものになってしまう可能性があります。これは、契約の公正性を損なうだけでなく、ビジネス上の信頼関係をも崩壊させかねません。

例えば、不正にスタッフによって契約内容が変更されると、予期せぬ損失を被る可能性があります。そのため、契約書の保管と管理には十分な注意が必要です。

④紛失・情報漏洩のリスク

契約書の紛失や情報漏洩も、避けて通れないリスクです。契約書が紛失すると、その内容を証明することが難しくなるばかりか、重要なビジネス情報が外部に漏れる可能性があります。

例えば、契約書を紛失した結果、契約の存在自体が証明できなくなったり、契約内容に基づく取引が停止するといった事態が生じる可能性があります。また、情報漏洩によっては、競合他社に有利な情報が渡ってしまうなど、深刻なダメージを受けることもあります。したがって、契約書の適切な保管と管理が非常に重要です。

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⑤共有漏れのリスク

契約書の共有漏れも、よく見られるリスクの一つです。重要な契約内容が関係者全員に共有されないと、契約に基づく業務の進行に支障をきたす可能性があります。

例えば、契約の詳細を知らないスタッフが、その契約に反する行動をとってしまうと、契約違反となり、ペナルティを受ける可能性があります。そのため、契約内容は関係者全員に適時適切に共有することが求められます。

⑥業務効率低下のリスク

最後に、契約リスクとして業務効率の低下があります。契約管理が不十分だと、契約に関する情報を探す時間が増え、その結果業務効率が低下する可能性があります。

例えば、契約書が適切に分類・整理されていない場合、必要な契約書を探すのに時間がかかり、その間に他の重要な業務が滞る可能性があります。したがって、契約書の整理整頓と、情報の検索性を高める仕組み作りが重要です。

契約リスク管理の方法3つ

これまで見てきたように、契約リスクはビジネスを大きく左右する可能性があります。しかし、それらを完全に避けることは不可能です。そこで重要なのが、いかに契約リスクを適切に管理するかということです。

以下に、そのための具体的な方法をいくつか紹介します。

方法1.リーガルチェックを行う

契約リスクを管理する上で、最も基本的な方法はリーガルチェックを行うことです。契約は、適法に成立したものであれば当事者を法的に拘束します。そのため、契約を書面化した契約書についても、法的な観点からのチェック(リーガルチェック)が重要です。リーガルチェックを行うことで、契約内容に間違いや不備がないか、また法的な問題が生じないかを事前に確認できます。

例えば、契約書に記載された法律用語が正しく用いられているかや、関連する法律・判例の理解が正しいかどうか、権利義務関係が明確かどうか、といったチェックを専門家に依頼することで、法律違反のリスクを未然に防ぐことが可能です。したがって、契約書作成時には必ずリーガルチェックを行うようにしましょう。

方法2.契約情報を一元管理する

契約情報を一元管理することも、契約リスクを軽減する有効な方法です。契約情報が散逸してしまうと、情報の共有漏れや紛失といったリスクが高まります。そこで、契約情報を一か所にまとめて管理することで、これらのリスクを低減できます。

例えば、契約管理システムを導入することで、全ての契約情報を一元的に保管・管理することが可能になります。これにより、情報の共有漏れや紛失を防ぎつつ、契約に関する情報を必要な時にすぐに取り出せるようになります。

方法3.アクセス制限を設ける

契約情報へのアクセス制限を設けることも重要です。契約情報は企業の重要な情報資産であり、不必要な漏洩を防ぐためには、情報へのアクセスを適切に制限することが求められます。

例えば、情報管理システムを使用して、必要な人だけが契約情報にアクセスできるようにすることです。このようにして、情報の改ざんや不適切な利用、漏洩を防止できます。

契約管理システムを導入するメリット5つ

前述のように、契約リスクを適切に管理するためには、リーガルチェックを行ったり、契約情報を一元管理したり、アクセス制限を設けたりすることが重要です。これらの方法は、契約管理システムを導入することで一気に実現できます。

以下に、契約管理システムを導入するメリットをいくつかご紹介します。

メリット1.効率的にリーガルチェックができる

契約管理システムを利用することで、効率的にリーガルチェックができます。一部の契約管理システムには、法律家が監修したテンプレートや、法的な問題を自動でチェックする機能が搭載されています。

これにより、専門的な知識がない人でも、安心して契約書を作成できますが、専門家によるチェックを受けることも非常に重要です。契約管理システムを導入することにより専門家とのやりとりが効率よくできます。

メリット2.契約書の電子化ができる

契約管理システムを導入すると、契約書の電子化が可能になります。紙の契約書は管理が大変であり、紛失や情報漏洩のリスクもあります。

しかし、電子化により、契約書を一元的に管理でき、紛失や情報漏洩のリスクを大幅に減らすことができます。

メリット3.契約書の管理を一元化できる

契約書の管理を一元化できるのも契約管理システムの大きなメリットです。契約書が分散してしまうと、情報共有が難しくなり契約リスクが高まります。

しかし、契約管理システムを導入することで、契約書を一元的に管理することが可能になります。

メリット4.リマインダーを設定できる

契約管理システムでは契約の更新や期限など、重要な日程についてリマインダーを設定することができます。これにより更新忘れや期限超過といったリスクを回避することができます。

メリット5.業務を効率化できる

契約管理システムを導入することで業務の効率化が図れます。契約書の作成や管理などの手間が減り、社員が本来の業務に専念できるようになります。

また、契約情報を簡単に検索できる機能があるため、情報の取り出しや共有がスムーズになり、業務の迅速化が図られます。

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まとめ

本記事では、契約リスクとその影響、種類、管理方法、契約管理システムのメリットなどについてご紹介しました。

契約リスクは、ビジネスに大きな影響を与える可能性があるため、適切な管理が必要です。契約管理システムの導入により、リスクを最小限に抑えつつ、業務を効率化することができます。ぜひ、この機会に契約リスク管理を見直し、ビジネスの安全性と効率性を向上させましょう。