事業を推進する役割をもつ事業部のプロジェクトで発生した契約書を法務部で確認するときに、「契約書をだれが持っているかわからない」「契約のステータスがわからない」といった問題が起きることはありませんか？

本記事では、契約にまつわる事業部と法務部でよく起こりうる「やり取りの問題点」とその解決策をまとめました。

事業部と法務部のやり取りの問題点

契約書がどこにあるかわからない

紙の契約書は、それ自体を回していくことで、誰もが進捗状況を目で確認することができました。

しかし、電子契約の場合は、移動の過程が目に見えないため、事業部から法務部に対して、契約のステータスの問い合わせをすることが多くなったという声があります。

これでは、かえって余計な業務や心理的負担を増やすことになってしまいます。

契約締結した経緯がわからない

紙の契約書では、多くの場合、契約書の押印から相手方との契約書のやり取りまで、事業部が対応しています。

また、一つの会社につき一人が契約書の書面に記名押印する場合がほとんどです。そのため、社内の押印者が押印したかという点と相手方の押印者が押印したかという点について確認すれば良いこととなっていました。

一方で、電子契約の場合には、主に法務部が対応します。この場合、法務部の承認→社内の承認→相手方の承認→契約締結のどの段階にあるのか、事業部は全く把握できていないことになります。

また、電子契約になった途端、なぜか承認者が多く設定されがちとなります。このように承認フローの人数を増やすと、契約書がどこにあるかはもちろん、どのような経緯で契約が締結されたかもわかりにくくなります。

電子契約システム導入後も残るコミュニケーションの課題

元々、法務部と事業部など非法務は部署が異なるため、密に連携を取れていない場合が多いです。このコミュニケーション不足は、電子契約を導入したからといってすぐに解決するわけではありません。

契約書を適切に管理していないと、契約情報を認識せずに取引をしてしまったり、契約更新に漏れがあったりと、 事業にとってマイナスになります。

ContractS（コントラクツ）が2021年８月に実施した調査でも電子契約システム導入後もコミュニケーションに関する課題があると30,5%(複数回答） が回答しています。

より詳しい調査レポートはこちらからダウンロードをお願いします。

解決方法

コミュニケーションを円滑にするツールを導入

もっとも直接的な方法は、オンラインのコミュニケーションツールを活用することでしょう。

事業部がチャットシステムを使って確認すれば、契約書が今どこにありどんな状態であるのか知ることができます。

やり取りの経緯を記録する

契約書の作成から締結までの過程で、関係者同士のやり取りをきちんと記録、コメントの形で残しておけば、契約締結までの経緯がわからないなどという問題は生じません。

事業部が契約書作成の対応をする

そもそも、契約書の作成から締結までを事業部が担うという方法もあります。このようにすれば、法務部に問い合わせることなく、事業部が自分たちで契約書のステータスを確認できます。

ただ、事業部の負担は当然増えます。とはいえ、電子契約を導入することで、紙の契約書を作成するより作業ははるかに効率化されています。ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

「ContractS CLM」なら契約に関するコミュニケーションの課題を解決！

ContractS CLMでできること

ContractS　CLMは、電子契約締結などの基本的な機能に加え、ワークフロー、法務相談機能など、契約に関連するさまざまな機能を備えています。豊富な機能を活用することで、契約書の作成から契約管理までの一連の作業を効率的に管理できるようになり、契約業務が円滑に進むようになります。

①契約承認フロー時に関連書類をアップロード可能

原契約と変更契約など、契約書同士を紐付けて管理したり 契約に関わる添付ファイルや提案資料などを契約情報に紐付けて管理可能です。

ファイルや資料などさまざまな種類の情報を簡単に一元化することで、必要な時に契約関連情報が即時に把握でき、ミスや漏れをなくすことができます。

②契約締結までの経緯をクラウド上で管理できる

企業や部署、締結する契約書に応じて押印申請・承認をクラウド上で完結できます。

この場合、作成→相談→承認→締結の道筋が明確になり、契約書のステータスが把握できます。

また、申請フローを制御し、必要な承認を得ずに締結がなされてしまうリスクを防ぐことで、ガバナンス強化とトラブル回避を実現します。

まとめ

電子契約を導入する際の事業部と法務部のやり取りについてまとめてきました。

適切な電子契約システムを導入すれば、契約締結前に適切な契約プロセスを構築し、契約締結後に適切な契約管理が行えるよう仕組み化をすることで、ミスや漏れのない生産性の高い契約業務を実現できます。

ContractS CLMに興味がある方は、ぜひこちらをご覧ください。