ノウハウ「契約書管理」システム比較10選！｜選び方のポイントとおすすめのSaaSサービス

更新日:2024年02月22日

投稿日:2021年09月6日

「契約書管理」システム比較10選！｜選び方のポイントとおすすめのSaaSサービス

昨今では、契約書管理の電子化が急速に進んでいます。

契約書管理システムが乱立しているため、どれを導入して良いのかお悩みではないでしょうか？

本記事では、契約管理の重要性や既存の契約書管理システムについてまとめてみました。

契約書管理機能を持つ契約管理システムについてはPDFでの資料もご用意しております。
社内共有用にお手元に資料が必要な方は、ぜひご利用ください。

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契約書管理の必要性

契約書管理とは契約書を文書管理することを指しています。この契約書、実は正しく管理をしないと以下のような理由でビジネスのあり方を脅かす可能性があります。

ガバナンス・リスク

契約書がどこにあるかわからない状態になっていると、「実は締結が進んでいなかった」「不備がある」などの問題が起きてしまう可能性があります。

契約書の内容が正しく理解できていないことで、

・「契約ステータスの管理漏れ」

・「誤ったバージョン」での契約締結を行う

など、いずれ大きな契約事故にもなりかねないリスクを抱えてしまう可能性があります。

ビジネスの遅延

契約書は作成から締結まで様々なステップがあり、締結後も紙の締結の場合締結内容に応じて収入印紙の貼付・製本後郵送・捺印・返送など多くの作業があります。

また、企業によっては異なりますが、作成は法務、承認フローは事業部＆法務、締結、郵送対応は事業部、管理は法務、この契約に関する請求は経理、など１つの契約に関わる部署・メンバーは多岐にわたります。

契約書が今どこにあるか正しく把握できないと、だれかのデスクの山積みになった紙書類に紛れ込み、いつのまにかシュレッダーされてしまう、というような問題にもなりかねません。

▶関連記事：契約書管理とは？｜運用までのステップとクラウドサービス紹介

契約書管理のあるべき姿とは

契約書は以下のような観点で管理するとよりリスクの少ない形で管理を実現できます。

契約のライフサイクル管理

契約書は契約締結するまでには、契約書作成・交渉・レビュー・社内承認のフローがあり、また契約締結後には、契約の更新・変更や、締結済み契約書の管理（期限管理・文書管理）が起こります。

つまり、契約書を管理する上ではこの契約の作成〜管理までの契約書の「ライフサイクル」を管理する視点が重要になります。

一元管理

例えば紙の契約書は書庫、電子契約書はクラウド、など様々な場所に契約書があることで、必要な時に契約書を見つけ出すことができないといった問題があります。

紙・電子など媒体の違い・部署違い等で分断された契約情報を一つの場所・クラウドでデータを管理するという観点が必要です。

コミュニケーション管理

契約書には書面にまつわる様々な関連情報が存在します。

具体的には、企業同士の取引に関する契約書であれば、「企画書」や「見積書」などの書面や、会社情報（資本金・取引先）等が関連情報になりますし、雇用契約書であれば、経歴書や面談情報が関連情報に該当します。

こういった契約にまつわる関連情報は、多くの場合様々なツールを通してやりとりをされるので、ツールごとに情報が分断されるといった課題が発生します。

このような契約に関わるコミュニケーションを一つのサービスで可視化し、管理することで全てのメンバーが正しく契約を理解することができます。

契約書管理を円滑にする契約書管理システム

これまで解説してきた契約書管理ですが、人的に行おうとすると見失う、忘れてしまうといったリスクも大きく、できればシステマチックに管理をしたい部分です。

契約書管理システムは、締結済みの契約書を管理する機能を基本として、契約書に関わる作成昨日や承認フロー、締結機能、などを搭載したシステムです。（※システムによって異なるので、導入時に機能については詳しくご確認ください。）