ノウハウ 契約管理は「探せればOK」ではない～企業が見落としがちな本質とは？～
投稿日:2025年12月2日
契約管理は「探せればOK」ではない～企業が見落としがちな本質とは？～
契約書の管理と聞くと、多くの企業がこう考えます。
「とりあえず、必要な契約書がすぐ探せれば十分でしょ？」
実はこの考え方こそが、契約管理がうまくいかない大きな原因です。
検索性はたしかに大事です。
ですが、契約管理は検索や保管だけではありません。
むしろ、それは契約管理の一部にすぎません。
そして、多くの企業がこの“本質”に気づかないまま運用してしまった結果、
更新漏れ、契約の重複、判断ミス、属人化…といったリスクが徐々に積み重なっていきます。
まずは、「なぜ契約管理は誤解されやすいのか」から理解していきましょう。
■契約管理でつまずく企業は「契約管理における要素」を誤解している
そもそも契約管理とは、契約書をPDFで保管し、検索できるようにすること……
だけではありません。
契約管理は、実はこんな 5つの細かい仕要素が積み重なった業務です。
・契約情報を集める（アップロード・項目の整理）
・必要な条件で契約書を探す（検索）
・契約に至る経緯を把握する（メール・やりとりなど）
・契約状態を理解する（親子契約・覚書・過去版の関係）
・更新・期限を管理する（漏れ防止・担当者の追跡）
しかし、多くの企業ではこの5つを全部ひとまとめにし、
「保管」「検索」だけに焦点を当てています。
そのため、見えていない課題が放置されやすくなるのです。
■契約管理が必要な企業は大きく“2種類”に分かれる
ここまでを踏まえると、企業の契約管理ニーズは、大きく2つに分かれます。
この2つを区別しないままシステムを選んでしまうと、
「なんとなく不便なまま」「更新漏れはなくならない」といった状況が続きます。
■“管理が目的化”することで生まれる落とし穴とは？
契約管理が誤解されやすい理由の一つが、
管理そのものが目的化してしまう こと。
管理の目的はあくまで「正しい判断をするための準備」です。
管理をすること自体が目的ではありません。
しかし多くの企業では、
・とりあえず台帳を作る
・とりあえずPDFをアップする
・とりあえず検索できればいい
と、「管理のための管理」をしてしまっています。
すると何が起きるか。
・契約の背景がわからず、判断が遅れる
・更新漏れの可能性が常にある
・重要な知識が一部の担当者だけに残る
・部署によって管理方法がバラバラ
・契約数が増えるほどガバナンスが効かなくなる
つまり、管理が“作業”になり、
本来の目的である「リスク低減」や「意思決定の高速化」が達成されないのです。
■契約管理は「分解」して考えれば失敗しない
契約管理の本質は、
どこまで管理すべきかを細分化して考えること です。
・ただ探したい → 検索性が重要
・更新漏れを防ぎたい → 期限管理が重要
・経緯を共有したい → 証跡の蓄積が重要
・親子契約が多い → 契約状態の可視化が重要
こうして分解してみると、
自社に必要な管理レベルが自然と見えてきます。
ここを理解していないと、
“何となく”でシステムを選び、
「結局、現場が使わない…」
という事態になりがちです。
■契約管理の第一歩は、「何を管理したいか」を知ること
契約管理は、一見すると地味な領域ですが、
企業にとっては大きなリスクとも、強力な武器ともなり得ます。
大切なのは次の3つです。
・契約管理は“検索だけ”ではない
・管理を細分化すると、自社が必要な管理レベルがわかる
・管理は目的ではなく、正しい判断を支える“手段”である
契約数が増えている企業、
更新漏れが気になる企業、
部署ごとに管理がバラバラな企業は、
一度自社の契約管理を分解してみることをおすすめします。
自社に必要なのは、
「検索だけの契約管理」なのか、
「契約全体を一元管理する仕組み」なのか。
その違いを理解することが、
契約DXの最初の一歩になります。
少しでも気なることがあれば、まずは情報収集の一環として下記資料をぜひご確認ください。
