企業経営と切り離せない契約。事業年数を重ねるほど、保管する契約書の数も増えていきます。

膨大になった契約書の保管・管理に、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、内容も有効期限も異なる契約書をどうすれば快適に保管・管理できるのか、具体的な方法をご紹介していきます。

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契約書管理とは？

契約書管理は、遵守すべき義務と正当な権利が明記され取引先と合意したことを証明する、事業を運営していく上で大変重要な書類である契約書を管理することを意味しており、文書管理とも呼ばれます。

その重要書類が適切に管理されていないと、業務に支障をきたしたり、思わぬ不利益を被ることにもなりかねません。

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契約書が管理できていないと・・

みなさんの会社では、契約書が以下のような状態になっていないでしょうか？

• 締結済みの保管契約書が個人の引き出しに無造作に入っている。
• 他の人/部署の契約書がどこにどう保管されているのかすぐにわからない。
• 管理台帳に記された位置に契約書が戻されていないことが多い。
• 誰でも自由に契約書の原本を持ち出せる状態である。

これらはいずれも、契約書が十分に管理できていると言えない状態です。

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契約書を管理する必要性

重要書類である契約書の管理が不十分だと、どのような不利益があるのでしょうか。

リスクを管理できない

冒頭で述べたように、契約書とは契約の内容や条件をめぐる義務と権利についての取り決めを記した書類です。

契約期間中この取り決めにそって業務を遂行していきますが、万が一、取引先が契約違反を犯した場合、契約書の記載に基づき損害賠償請求や契約解除といった対応措置を取ります。

ところが、この時すぐに契約書が見つからなかったり紛失していると、「取り決めの内容がわからない」「対応の時期を逸してしまう」「賠償請求の正当性を証明できない」といった事態を招く恐れがあります。

また、契約書やその内容を社内関係者と共有できていないと、自社が契約内容に違反していないかの把握・管理ができない可能性も生じます。

一方、誰でも自由に契約書やデータを持ち出せる状態の場合、情報漏えいや紛失のリスクが高まります。特にM&A関連契約書、雇用契約書は関係者以外には秘匿しておく必要があります。

「契約の有効期限が切れていた」「保管義務期間内に廃棄してしまった」「監査に必要な契約書を紛失してしまった」などリスクを挙げれば数多く、契約書のずさんな管理は、契約リスクから自社を守れず、コンプライアンスやガバナンスの面でも社会的信用を失う可能性という、多大なリスクを孕んでいます。

業務効率の低下

ビジネスのリスクを高めるだけではなく、日常の業務においても手間や無駄な作業の発生を招きます。

• 契約内容を確認したいがデータや原本を探すのに手間取ってしまう。
• 過去の契約を参照したいが、担当者が退職し、詳細も保管先も分からない。
• 契約書の場所を特定の人しか分からず、情報探索に時間を要す。
• 更新しないで良い契約書を自動更新してしまう
• 更新の必要な契約を、期限内に察知できず新規で契約書の締結が必要となる。

契約書の管理情報が「管理台帳などで一元管理されていない」「きちんとデータ化されていない」といった状態では、契約書の検索効率が著しく悪く、契約の内容についての情報共有や有効期限の管理などを適切に行うことができません。

契約書が適切に管理されないデメリットやリスクを見てきましたが、ビジネスの運営にとって時に致命的なマイナス面ばかりです。

反対に、もし契約書を適切に管理できれば「リスクを回避できる」「業務効率が上がる」というメリットを得られるということでもあります。

▶関連記事：契約ライフサイクル管理の観点で考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在

契約書管理の理想の状態

では、契約書管理の理想的なあり方とは、どのような状態をさすのでしょうか。

それには、契約書の「管理の一本化」と「電子化」が非常に重要となります。管理の一本化により契約書の集中管理が実現するので、個別管理による紛失や不用意な持出しのリスク、現場が保管先を探す手間などが軽減され、閲覧権限の制御も可能になります。

また、契約書の数がそれほど多くないうちは、原本保管のみの場合もあるでしょう。しかし、情報漏えいリスク回避の観点からも、契約書を電子化しアクセス権限を制御できる状態であることが望ましいでしょう。

自社の契約書を全て電子化しデータ保存できれば、情報の検索・閲覧・共有も容易になり、現場が原本をコピーする手間やリスクも解消します。つまり契約書管理の一本化・電子化により、以下のような理想的な契約書管理状態を実現できるようになるのです。

• 契約書情報をタイムリーに共有できる
• 契約書の期限管理が適切に行われる
• 契約書へのアクセス制御ができる

▶関連記事：契約マネジメントが日本企業の「部署間連携」「管理体制」「属人化」の課題を解決する

契約書管理の運用方法とステップ

次に、理想的な契約書管理を運用していくために、どのような整備が必要となるのか、段階を踏んで見ていきましょう。

ステップ①　体制を整える

契約書の管理が一本化された体制を整えましょう。一本化の体制が整っていないと、格納場所が紙締結、電子締結と締結方法によってバラバラになり帰って混乱を生んだり、契約管理台帳も締結方法によって２種作成するなどかえって運用が複雑になってしまいます。

また、契約書の管理を行う部署・責任者を定め、責任と権限を明確にしましょう。契約業務の困りごとを洗い出し、目的やメリットをメンバー間で共有しておくことも大切です。

ステップ②　原本収集

もし社内各部署に紙の契約書が散在している状態なら、まずは原本を回収しておきましょう。

支店などの遠方から集める場合は、重要書類として配達記録が残る安全な郵送方法を選択するよう指示します。散在していなければ次へ進めましょう。

ステップ③　契約書管理台帳の作成

契約書管理台帳とは、契約書の電子データや内容、保管場所を管理するための帳簿です。

すでに導入しているシステムがあるならそれに従い、なければエクセルなどで作成または、既存の台帳を見直します。

先に回収した契約書や過去に生じた状況、社内の声などを参考に、「何を管理したいか」を整理しながら、台帳の項目を検討していきましょう。

▶関連記事：契約書管理台帳とは？契約書を管理する必要性と具体的な方法を解説

以下に一般的な項目例を挙げています。たとえここに挙がっていなくても、「特定の条件の有無」など、自社にとって必要・あると便利な項目がないか、柔軟に検討していきましょう。

管理台帳の入力項目

• 契約書種類（契約書・覚書・同意書・協定書などの他、売買・知財など、自社業務にあった分類を考えておくと整理しやすくなります。）
• 支店名（契約書の所管拠点）
• 部署名（契約書の所管部署）
• 担当者（担当者が退職する場合、この情報をもとに契約の引き継ぎができます）
• 契約番号（契約書ごとに割り振るID番号）
• 締結先名
• 契約名（「業務委託契約書」「資材取引基本契約」「監査契約各契約」など契約書の題名）
• 締結年月日
• 自動更新の有無
• 契約開始日・終了日（自動更新欄を参照し、契約更新や解約をした場合は随時修正します）
• 原本保管場所

ステップ④　既存契約書の棚卸し

台帳を整えたら締結済みの保管契約書を台帳に整理していきます。

長く事業を続けていると契約書の数が膨大になっている場合があり、それらをすべて整理するのは非常に時間と労力がかかりますので、そういう場合は、あらかじめ台帳に整理する契約書の範囲を、過去◯年間までのものや、特定の契約種別など決めておくとよいでしょう。

保管するべきものを仕分け、有効期限や保存期間が過ぎているものは処分します。

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会社で扱う書類の保管期間一覧！保存・処分のルールと負担を減らすアイデア

ステップ⑤　契約書の分類方法決め

棚卸しができたら、保管を想定し、契約書を見つけやすい分類方法を決めておきましょう。これを怠ると保管が無秩序になってしまいます。適切に分類することで、管理が効率化されます。

最適な分類方法は、業種や業態によって契約書の種別・内容もさまざまなため、一概には言えませんが、主に「名称・名前別（契約締結先の企業名、契約締結を行った製品・サービス名）」を大分類とする会社が多いようです。その他、「プロジェクト別」「サービス別」「日付別」などがあります。これらを大分類・小分類のように組み合わせて活用することが多いです。

注意点として、管理側の都合で分類方法を決めてしまわないことです。重要なことは、契約書を活用する側がいかにスムーズに目的の契約書を探し出せるかです。探しやすいことで、事業部側が法務や管理部に毎回問い合わせせずとも自ら契約書を探し出すことができるようになり、調査リードタイムの短縮が叶います。

▶関連記事：適切な契約書のファイリング方法とは？社内の疑問を解決します！

ステップ⑥　契約書の電子化、台帳入力

電子化できていない契約書は、この段階でスキャニングの仕様を決め電子化しておきましょう。電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件に沿うことで、電子データとして保存することが認められています。

スキャニングの仕様とは、「取り込みサイズ」「解像度」「カラー or 白黒」「データ形式（PDFやTIFF）」などです。

確認と電子化が済んだ契約書を、管理台帳に入力していきます。

原本の破損を防ぐため、できるだけ電子化したデータを見ながら台帳入力を行うとよいでしょう。

▶関連記事：電子帳簿保存法対応：契約書の電子化方法を徹底解説

ステップ⑦　契約書のファイリング・保管

台帳へ入力した契約書を、先に決めた分類ルールに沿って指定の位置にファイリング・保管していきます。

電子化している場合、契約書の原本を取り出す機会は少ないかもしれませんが、監査やいざという時にすぐ取り出せるよう、使いやすくファイリング保管しておきましょう。

監査対応の場合、承認者情報も併せて求められることが多いです。

効果的なファイリング方法

無造作にボックスに入れる・積み重ねるなどでは、紙文書の破損や管理ルールの崩壊を招きます。

「取り出しやすい、見やすい、戻しやすい」の三拍子揃っている状態が理想的です。

具体的には、クリアフォルダーに入れた契約書をボックスファイルに入れる、などが一つの効果的な例です。

インデックス付きクリアフォルダー（クリアフォルダーにタイトルが書ける耳がついたもの）に、契約書のタイトルを表記し、１契約書ごとにクリアフォルダーに入れ、ボックスファイルに保管します。

ステップ⑧　契約書管理規定の策定

整理が完了したら最後に今後の管理規定を策定・ルール化し、社内に通達、運用していきます。

管理規定とは、契約書の発生（締結後、授受したもの）→保管（活用の可能性の高い契約書や契約有効期限の管理）→保存（法的に保存期限が定められた文書の保存・管理）→廃棄（廃棄契約書はシュレッダーにかけるなど安全に処分するための方法）までの、契約のライフサイクルに則った規定です。

各フェーズごとの業務フローやルールを規定し、規定が守られるような仕組み・守られているかどうか確認できる仕組みまで整えられるとベターです。

契約書管理クラウドサービス

管理する契約書が膨大になると、電子化していても手動による有効期限の管理や情報更新など、業務への負担が大きくなってきます。そうなる前に、余裕を持って契約書管理システムの導入を検討することをお勧めします。

システム導入により、人的ミスの減少、契約締結までのリードタイムの短縮が期待できます。また、データの集中管理はもちろん閲覧権限や期限管理の漏れも予防でき、管理業務を柔軟に自動化できます。

契約ライフサイクルマネジメントシステム『ContractS CLM」　

特徴

• 契約書の作成から社内外の承認、締結、契約書の管理までのプロセスを一元管理できる
• 相互に関連する契約の書類や過去のやり取りを時系列で可視化できる
• 法務部への契約に関する相談を一元管理できる

【こんな企業にオススメ】

　　・紙の契約書も電子の契約書も検索性高く管理をしたい

　　・契約業務のミスや無駄減らしプロセスを最適化したい

　　・マニュアルを作ったが浸透しなかった

　　・属人化している契約業務を可視化して部内で管理をしたい

• サービス名：ContractS CLM
• 提供企業：ContractS株式会社
• URL：https://www.contracts.co.jp/

まとめ

今回は、契約書の管理についてご紹介してきました。契約書の数が膨大になればなるほど、管理のための整理整頓も大変になります。

できるだけ早い段階から管理規定を定め、運用していくことが、リスク回避や業務の効率化にもつながります。