企業が扱う書類は多岐にわたり、中には保管期間が法律で定められているものもあります。本記事では、保管が義務付けられている主な書類の保管期間や、保存や処分に関するルール、負担を減らすアイデアをご紹介します。主なビジネス書類の保管期間を把握し、合理的な書類管理を実現しましょう。

ビジネスで扱う書類には、法律で定められた「保管期間」がある

日本国内で生活するにあたり、個人は国の定めたルールを守らなくてはなりません。事業を営む法人や個人事業主なども同様に、法律で定められたルールを守る必要があります。

企業が事業で用いるビジネス書類も、法律で扱いが定められています。経理や人事に関わる書類の多くは、法律によって保管期間が定められているため、自由に処分はできません。

経理関係なら、取引が行われた事実と正確性、真実性を証明する証憑書類と、取引に関する記録である帳票書類が保管の対象です。前者は請求書や納品書など、後者は仕訳帳や買掛帳などが該当します。

具体的な期間は後述しますが、目安としては総務関係で2～5年、経理関係は7年、会社法に関わる書類は10年の保管期間が定められています。企業は、根拠となる法律に則り、適切な方法で定められた期間書類を保管しなくてはなりません。

なお、保管期間を守らずに書類を廃棄してしまったとしても、罰則はありません。しかし、違反してしまうとさまざまなデメリットが生じてしまうため、注意が必要です。

たとえば、消費税の控除を認めてもらえない、青色申告を取り消されてしまう、といったデメリットが生じます。今まで以上に多くの税金を納める必要が生じ、経営を圧迫してしまうかもしれません。このような事態を回避すべく、罰則はなくともルールに則った書類の保管が必要なのです。

【保管期間別】一定期間の保存が必要とされる主な書類一覧

ここからは、一定の期間保存が必要とされている、主な書類を期間別にご紹介します。それぞれ、いつから起算して保管しなくてはならないのか、根拠となる法律は何なのか、といったことにも触れるので、書類管理の参考にしてください。書類末尾に(起算日/根拠条文)といった形で、付帯情報も記述します。

永久保存が必要と考えられる書類

企業が事業を継続する限り、永久保存が必要だと考えられている書類です。法律によって永久保存が義務付けられているわけではないものの、文書の性質上保存が重要だと考えられています。総務・庶務関係では定款や株主名簿、社規、社内報などが挙げられ、人事関連では労働組合との協定書、重要な人事に関する文書が該当します。

総務・庶務関係の書類
・定款、株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
・訴訟関係書類、登記済証
・官公署への提出文書、官公署からの許可書、認可書、通達などで重要な書類
・社規、社則、これらに関連する通達文書
・知的所有権に関する書類
・効力の永続する契約に関わる書類
・社報、社内報、重要刊行物
・重要統計文書
・儀式・祭典に関する文書
・関連会社に関する文書
・会計監査に関する文書
・外部団体への加入、脱退に関する書類
・製品の開発、設計に関わる重要な書類(特許書類等)

人事関係の書類
・労働協約に関する書類
・重要な人事に関わる書類
・従業員の労務、人事、給与、社会保険関係の書類
・表彰や懲戒に関する文書

経理関係の書類
・決算に関する書類
・株式増資に関する書類
・中長期予算、年次予算に関する書類
・固定資産に関する書類

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30年間の保存が必要な書類

30年保存が義務付けられている書類には、特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録や、放射線業務従事者の線量測定結果記録などが挙げられます。

・特別管理物質の製造や取扱作業場で常時作業に従事する労働者に関する作業概要等の定期記録(常時作業に従事し始めた日/特定化学物質障害予防規則)※以降特化則と記載
・クロム酸等の空気中における濃度の定期測定記録(作成日/特化則)
・上記労働者の特定化学物資健康診断個人票(作成日/特化則)
・放射線業務従事者の線量の測定結果の記録(作成日/電離放射線障害防止規則)※以降電離則と記載
・電離放射線健康診断個人票(作成日/電離則)

10年間の保存が必要な書類

総務や庶務関係では、株主総会議事録や取締役会議事録があり、経理関係では計算書類および附属明細書、会計帳簿および事業に関する重要書類などが該当します。

総務・庶務関係の書類
・株主総会議事録(株主総会の日/会社法318条)
・取締役会議事録(取締役会の日/会社法371条)
・監査役会議事録(監査役会の日/会社法394条)
・監査等委員会議事録(監査等委員会の日/会社法399条-11)
・指名委員会等議事録(指名委員会等の日/会社法413条)
・重要会議記録(作成日)
・満期または解約となった契約書(満期、解約の日)
・製品の製造、加工、出荷、販売の記録(引き渡し日/会社法435条)

経理・税務関係の書類
・計算書類および附属明細書(作成日/会社法435条)
・会計帳簿および事業に関する重要書類(帳簿閉鎖の日/会社法432条)

7年間の保存が必要な書類

経理や税務関係の書類には、取引に関する帳簿や決算に関して作成された書類などが該当します。なお、決算に関して作成された書類には、賃借対照表や損益計算書、総勘定元帳などが含まれますが、これらは会社法で10年の保存が義務付けられており、そちらのルールが優先して適用されます。

経理・税務関係の書類
・取引に関する帳簿(帳簿閉鎖日および書類作成日、受領日の属する事業年度終了日の翌日から2ヶ月を経過した日/法人税法施行規則59、67条)
(現金出納帳、仕訳帳、固定資産台帳、買掛帳、売掛帳など)
・決算に関して作成された書類(同上)
・現金の収受、払出し、預貯金の預入れ、引出しに際して作成された取引証憑書類(同上)
(領収書、借用証、預金通帳など)
・有価証券の取引に際して作成された証憑書類(同上)
・取引証憑書類(同上/法人税法59条)
(請求書、契約書、見積書、仕入伝票、注文清書など)
・電子取引の取引情報に係る電磁的記録(同上/電子帳簿保存法施行規則8条)
(注文書、契約書、送り状、領収書、見積書ほかこれらに順ずる書類に記載される事項の記録)
・源泉徴収簿(法定申告期限/国税法70～73条、労働基準法108条、労働基準法施行規則54条)
・課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書など(課税期間末の翌日から2ヶ月を経過した日/消費税法30条、消費税法施行令50条)
・給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書(課税関係の終了日/国税法70～73条)
・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書(法定申告期限/国税法70～73条)

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5年間の保存が必要な書類

人事や労務関係では、従業員の身元保証書や誓約書等の書類が該当します。

・従業員の身元保証書(作成日/身元保証ニ関スル法律1、2条)
・誓約書等の書類(同上)

総務や庶務関連では、事業報告や産業廃棄物管理票の写し、重要な内容の受信、発信文書が挙げられます。

・事業報告(定時株主総会1週間前の日/会社法442条)
(視点据え置き分は謄本を3年保存)
・有価証券届出書、有価証券報告書および添付書類、訂正届出書の写し(提出日/金商法25条)
・産業廃棄物管理表の写し(写しの受領日/廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8条-4-3)※以降廃処規と記載
・産業廃棄物処理の委託契約書(契約終了日)
・契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書(契約期間終了日/廃処規8条-4-3)
・重要な内容の受信、発信文書(受信、発信日)
・一般、有機溶剤等、鉛、四アルキル鉛、特定化学物質、高気圧業務の各健康診断個人票(作成日/労働安全衛生法103条、労働安全衛生規則51条、有機溶剤中毒予防規則30条ほか)

経理や税務関係の書類には、監査報告や会計監査報告などが挙げられます。

・監査報告(株主総会1週間前の日/会社法442条)
・会計監査報告(株主総会1週間前の日/会社法378条)
・会計参与が備えおくべき計算書類、附属明細書、会計参与報告(株主総会1週間前の日/会社法442条)
・非課税貯蓄申込書、同申告書、同限度額変更申込書、同異動申告書、同勤務先異動申告書、同廃止申告書などの写し(申告書、退職等に関する通知書等の提出があった日の属する年の翌年/所得税法施行令48条、所得税法施行規則13条、租税特別措置法2条-21、租税特別措置法施行規則3条-6)
・海外転勤者の財産形成非課税住宅貯蓄継続適用申告書、海外転勤者の国内勤務申告書などの写し(同上)
・退職等に関する通知書(同上)

3年間の保存が必要な書類

総務関係では、四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写しなどの書類があります。

・四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し(提出日/金融商品取引法25条)
・人事や労務関係の書類には、給与契約に関する重要書類である賃金台帳や、労災保険に関する書類などがあります。賃金台帳に関しては、国税通則法で7年の保存が義務付けられており、そちらのルールが優先して適用されます。

・労働者名簿(死亡、退職、解雇の日/労働基準法109条、労働基準法施行規則56条)
・賃金台帳(最後の記入をした日/同上)
・雇入れ、解雇、退職に関する書類(退職、死亡の日/同上)
賃金その他労働関係の重要書類(完結の日/同上)
(業務開始、終了の時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書などが該当)
・労災保険に関する書類(完結の日/労働者災害補償保険法施行規則51条)
・労働保険の徴収、納付等の関係書類(完結の日/労働保険の保険料の徴収等に関する法律施行規則70条)
・派遣元管理台帳(契約完了日/労働者派遣事業法37条)
・派遣先管理台帳(同上)
・身体障害者等であることを明らかにすることができる書類(最後の記入をした日/障害者の雇用の促進等に関する法律施行規則45条)

2年間の保存が必要な書類

2年間の保存が必要な書類は、あまり多くありません。以下にピックアップしました。

・雇用保険に関する書類(完結の日/雇用保険法施行規則143条)
(雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任、解任届などが該当)
・健康保険、厚生年金保険に関する書類(完結の日/健康保険法施行規則34条、厚生年金保険法施行規則28条)
(被保険者資格取得、標準報酬決定通知書、資格喪失等確認通知書、同改定通知書などが該当)
・家内労働手帳(最後の記入をした日/家内労働法施行規則1条)

雇用保険に関する書類について、被保険者に関する書類は4年、労働保険の徴収や納付に関する書類は3年の保存が義務付けられているため注意が必要です。

1年間の保存が必要な書類

臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれらの訂正報告書の写しや、当直日誌などが該当します。

・臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれらの訂正報告書の写し(提出日/金融商品取引法25条)
・当直日誌(記入日)
・軽易な往復文書、受信、発信文書(文書の受信、発信日)
・住所、姓名変更届(作成日)
・休暇届、欠勤願および休暇使用記録票(受理日)

保管期間に定めのない書類の取り扱い

ここでは、保管期間に定めのない書類の管理方法について解説します。基本的には、自社で基準を設けて管理を行うのが一般的です。

会社独自の基準を設けて管理する

保管期間が定められていないからといって、処分してしまうとさまざまなデメリットが生じるおそれがあります。自社で独自に保管期間を定め、一定期間きちんと管理しましょう。

保管期間を自社で定めるときは、社内で期間を統一することが大切なポイントです。部署ごとに期間が異なると、現場に混乱を招くおそれもあります。業務遂行上やトラブル発生時における立証の必要性、社史編纂時における必要性などを考慮して期間を定めましょう。

「短期」「中長期」など、大まかにでも分類を

文書を作成する段階で、どの程度保管すればよいのか判断できないケースもあります。このようなケースでは、ひとまず短期や中長期など、大まかな期間に分類して保管することをおすすめします。

ひとまず大まかに分類し、その後必要に応じて処分するか、保管を継続するかを決めます。大まかにでも分類して管理しておかないと、文書がどんどん溜まる、必要な書類を廃棄してしまう、といったことが起こりえるため注意が必要です。

保管期間が過ぎた書類の処分方法

保管期間が過ぎた書類は、適切に処分する必要があります。適切に処分しないと、個人情報をはじめとした重要な情報が外部に流出するおそれもあるため、注意が必要です。

個人情報など、記載内容が漏れないよう速やかに廃棄

企業が扱う書類には、個人情報や機密情報が記載されているケースが少なくありません。外部に漏れないよう、シュレッダーの使用や溶解といった方法で、速やかに廃棄処理を行いましょう。なお、電子データの場合には、第三者が取り出せないよう適切に削除しなくてはなりません。

シュレッダーによる廃棄は、専用の機器を使用して書類を細かく裁断します。シュレッダーさえあれば手軽に処理できる反面、廃棄する書類が多いと時間がかかる、目が粗いと修復されてしまうおそれがあるなどのデメリットが考えられます。

溶解は、専門業者に依頼して書類を溶かしてもらう方法です。手間がかからず、確実に溶解してもらえば復元される心配もありません。ただ、処理のプロセスが見えず、業者が情報を取得してしまうおそれがあるため、信頼のおける業者を見極める必要があります。

マイナンバーが記載された書類には要注意

扶養控除等申告書や、雇用保険被保険者資格取得届など、マイナンバーが記載された書類は、保管期間経過後速やかに廃棄しなくてはならないことが、内閣府によって示されています。

廃棄が必要となり、実際に廃棄を行うまでの期間は、事業者に一任されています。毎年度末や年末調整時に行うなど、業務効率や情報保有の安全性などを考慮のうえ、廃棄のタイミングを決めましょう。

なお、契約関係が終了しても、法律で保管が義務付けられている文書に関しては、マイナンバーの削除はできません。

書類の保管方法に決まりはある？

書類の保管方法に関しては、いくつかルールが定められているため注意が必要です。以下、書類保管方法に関するルールをご紹介します。

帳簿書類は紙のまま保管が原則

帳簿書類をはじめとした、経理関係書類は原則紙のまま保存しなくてはなりません。パソコンで作成したデジタルデータの帳簿書類も、プリントアウトしたうえで保存する必要があります。

保存期間の6年目以降については、マイクロフィルムによる保存が可能です。この場合、一定の基準を満たしたマイクロフィルムリーダや、マイクロフィルムリーダプリントなどが必要です。ただ、マイクロフィルムを用いた保存は、現在一般的ではありません。

要件を満たせば、帳簿の電子データ保存が可能に

原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類ですが、一定の要件を満たすことで電子データとして保存が可能です。適用を受けるための要件としては、「記録事項の訂正・削除を行った場合の事実内容を確認できること」「通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること」などが挙げられます。

なお、この制度を利用して書類を電子保存するには、税務署長の事前承認が必要とされてきました。令和3年度の電子帳簿保存法改正により、令和4年1月1日以降は事前承認制度が廃止となるため、企業は電子保存に取り組みやすくなるでしょう。

契約書や請求書などは、スキャンデータの保存でもOK

相手方から受領した、見積書や請求書、契約書、領収書、納品書などの書類は、スキャンデータでの保存が可能です。あくまで、取引先から受領した国税関係書類に限られており、自社で作成した書類や写しなどは該当しません。

スキャンデータ保存を行うには、一定の要件を満たす必要があります。解像度200dpi以上、タイムスタンプの付与、訂正または削除を行った場合の履歴が残るシステム、などが要件として定められています。

また、入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにすること、国税関係書類の電子データと帳簿の相互に関連性を確認できるようにすること、なども要件です。

ここでご紹介した要件は一部であり、実際には11にもおよぶ項目で定められています。契約書や請求書などの重要書類と、見積書や注文書などの一般書類とで、要件が異なるケースもあるため注意が必要です。

▼法改正について知りたい方はこちら
【無料ダウンロード】「2023年 最新版電子帳簿保存法 対応ガイド」

書類保管コストの削減や検索の効率化を実現する電子化も検討を

近年の法改正により、契約書や労働条件通知書など、さまざまな書類の電子化が可能になりました。書類を電子化すれば、データとして端末に保存できるため、保存スペースの削減も実現できます。

また、電子化により検索の効率化が実現できるのも、大きなメリットといえるでしょう。丁寧にファイリングされた書類でも、必要な文書を探すとなるとそれなりの時間と労力が発生します。

電子データなら、日付やキーワードで書類を検索でき、スピーディに必要書類を抽出できます。労力を軽減可能で、業務効率化も実現します。

電子化を進めるには、電子化やペーパーレス化環境を構築するシステムの導入が必要です。また、既存の書類をスキャンしてデータ化し、管理システムへの登録までを一括して代行してくれる業者へ依頼する方法もあります。

いきなりすべての書類を電子化しようとすると、現場に混乱を招いてしまい、かえって業務効率を低下させてしまうおそれがあるため、注意が必要です。おすすめなのは、一部の書類、一部の部門で電子化を進めるスモールスタートです。

スモールスタートで電子化を進め、少しずつ範囲を広げていけば、スムーズな書類の電子化が実現できるでしょう。

まとめ

法律で保管期間が定められている書類に関しては、適切な方法で管理を行い、期間が定められていない文書は、自社でルールを定めて保存しましょう。保管期間が過ぎた書類に関しては、情報が外部に漏れないよう、シュレッダーや溶解などの方法で速やかな廃棄を心がけてください。
本記事でもお伝えしたとおり、法改正によりさまざまな書類の電子化が可能となりました。電子化により得られるメリットは多いため、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。