ノウハウ 【第4回】契約マネジメントの始め方。プロジェクトとして契約を一元管理するメリット
【第4回】契約マネジメントの始め方。プロジェクトとして契約を一元管理するメリット
※本記事は朝日インタラクティブの運営するWebメディア／サービスTechRepublic Japan （テックリパブリック、テクリパ）に、2020年3月30日に掲載された、弊社の寄稿原稿の転載です（運営元の朝日インタラクティブより承諾を得て掲載しています）。
これまで3回にわたり、「契約マネジメント」とは何か、なぜ日本の企業にも契約マネジメントが必要なのか、契約マネジメントのケーススタディなどを紹介してきました。
今回は、実際の「商品開発」の場面を例にとり、契約マネジメントの実現が可能な「ContractS CLM」による契約管理の方法を紹介します。
【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
契約フローの整理
まず、一つひとつの契約を結ぶために発生する社内の契約業務フローについて整理しましょう。多くの企業では、大枠として下記のような流れでひとつの契約が結ばれます。
- 交渉
- 相談
- 契約書作成、修正
- 社内稟議、承認
- 契約締結
- 契約書管理
契約書にスポットライトを当てると、この部分が相当します。
3.契約書の作成、修正、
4.社内稟議、承認、
5.契約締結、
6.契約書管理
「ContractS CLM」では、この契約に関わるプロセスを一つのシステム内でで行うことが可能で、複数のファイルやシステムのつながりが悪いことによる課題を解消しプロセスの適正化が可能です。
作成、修正ー“契約書のムリムラムダ”を解消
契約書の作成には、テンプレートの利用とWordファイルの登録の２パターンがあります。
テンプレートを使用する場合、内蔵しているContractS CLMの独自エディタを活用します。自社が持つ雛形の登録も可能で、修正する際は、誰がいつどのような変更をしたかという情報が全てログとして残ります。
Wordファイルによるコメントの応酬や修正に修正を重ねることで、契約書の内容が混乱することがなくなります。
Wordファイルを使用する場合、ContractS CLMにドラッグ＆ドロップでアップロードできます。バージョン管理も可能で、ファイル名を変更する必要もありません。また、校閲による指摘やコメントは、プレビューで確認できます。
社内稟議、承認ー内容をしっかり把握して決済
契約書の修正が完了したら、次は社内稟議と承認のプロセスに移ります。これは、「この契約書の内容で取引を実行してもよいか」について決裁を得る段階です。
ContractS CLMには承認フローの機能があります。登録されたパターンに加えて、任意の承認フローも自由に設定できます。承認対象者は契約書とそれに関連するすべてのやり取りや概要をチェックし、内容をしっかり把握した上で承認することができます。
承認フローは自由に設定できます
契約書（文書）管理ーあらゆる情報を集約
ContractS CLMの大きな特徴は、契約書に関連するあらゆる情報を一つの画面上に集約する点にあります。事業部門と法務部門のコミュニケーションや、事業部門から法務部門へのレビュー依頼（タスク）、承認プロセス、アクティビティログなど、契約書に関する情報は一画面ですぐに確認できます。
例えば、「担当が変わったので引き継ぎをしなければ」というときでも、契約書の画面を開けばすべての経緯がそこに保存されています。メールやチャットのログを追ったり、当時の担当者にヒアリングをする手間をかける必要がありません。
さらに、契約書に契約金額や案件番号などさまざまな「検索因子」を指定することで契約書を後から探しやすくすることもできます。
多くの企業では、契約書をデータベースに保管し、契約書の類型や当事者、契約期間、契約によって取引される対象物など、契約書を探すための検索情報をExcelなどの管理台帳に入力して管理しています。しかし、この方法では契約情報を探す際に台帳管理者（通常は法務部門）に頼る必要があり、手入力の手間やミスのリスクが伴います。
一方、ContractS CLMでは、契約類型ごとに必要な検索因子を指定できるため、属人的な台帳管理を脱却し、検索性を上げることが可能です。
契約の管理、把握で速度も向上ーシステムを“管制塔”に
契約は事業そのものであり、契約書はその説明書です。しかし、従来の契約書管理では、事業全体を契約の視点から把握することは難しいでしょう。
ContractS CLMを使用すれば、契約と付随情報を集約し一元的に管理できます。このシステムのメリットは、法務部門が契約関係を把握しやすくなるだけではなく、現場で動く事業部門との連携が取れることです。案件の進行と担当者が客観的に把握でき、それぞれの担当者にとってのネクストアクションが分かることによって、それぞれの部門が自部門の目標達成に全力を注ぐことができる環境が整います。
本記事紹介した機能以外にも、あらゆる特性の組み合わせで契約マネジメントを構築することができます。各機能の紹介と効果については、下記フォームよりダウンロードが可能です。
第5回では、契約のライフサイクル管理をプロジェクト機能で実現する方法と、法務部門が行う「相談」業務のさばき方について解説します。
【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
