ノウハウ 【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
※本記事は朝日インタラクティブの運営するWebメディア／サービスTechRepublic Japan（テックリパブリック、テクリパ）に、2020年2月26日に掲載された、弊社寄稿原稿の転載です（運営元の朝日インタラクティブより承諾を得て掲載しています）。
契約マネジメントの内容や日本企業との相性、またアメリカにおける契約マネジメントの動向についてそして、日本企業においても契約マネジメント導入の機運が高まっていることを前回、解説しました。
今回は、実際に日本企業で契約マネジメントを導入し、契約を中心とした事業の仕組みを構築した企業の事例をご紹介します。
【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第4回】契約マネジメントの始め方ープロジェクトとして契約を一元管理するメリット
「契約マネジメント」と事業の関係性
契約には（1）ライフサイクル（2）関連契約（3）関連業務という要素があります。
これらを軸として契約を再考すると、契約はビジネスそのものと言えます。契約書は、企業が得る権利と果たすべき義務が記された“業務の説明書”で、業務の集合体がその企業のビジネスです。
そのため、契約を軸として業務フローを構築することで、その企業や事業に最適で効率的な事業遂行の形が自然と生まれるのです。
契約ライフサイクルマネジメントシステムContractS CLM」を実際に導入し、契約マネジメントを実現した3つの事例をご紹介いたします。
事例1 株式会社Jリーグ
導入事例：株式会社Jリーグ様
Jリーグ（従業員数190人）は、組織基盤や各種事業のサポートのほか、試合映像やオフィシャル商品の企画、販売管理やプロモーションなどを事業展開しています。
導入前はそもそも法務部がなく、契約書を管理する基盤が整っていませんでした。
新設された法務部に着任したご担当者は、契約書や関連書類を「誰が見てもすぐにわかる管理」にしなければ、組織内での「引き継ぎ」の際に情報の抜け漏れが生じ、売り上げにも直接影響すると感じていました。いずれ増えるであろう契約案件を管理しやすい状態に整えることが必要と考え、「今のうちに適切な契約管理のインフラ体制を敷こう」と一念発起されました。
一つひとつの契約書の素早い締結、管理は重要ですが、一つの契約にはさまざまな会社や担当者が絡み、関連契約や関連書類が無数に紐付きます。これらをまとめてマネジメントできる「契約管理のインフラ」体制までを整えました。
現場社員に向けた勉強会も実施し、バックオフィスだけでなく現場にも契約マネジメントの必要性を説明し、業務フローを改善しました。
結果として、契約に関する情報が全て紐付いて管理できるようになり、契約業務の流れ自体を「契約の型」として整備し、誰でも適切にデータベースを管理できる体制を構築し、属人化の課題を一掃することができました。
また、Jリーグでは20種類以上もある規定を年1回のペースで見直しています。改定のやり取りは全部門に関連し、作業期間も半年近くかかるプロジェクトです。そのため、メールベースでの見直しでは管理し切ることはできませんでした。各改定作業を一つひとつの作業に区切りつつ、全体でも管理し、プロジェクトの進捗はもちろん、関係者や関連するファイル、情報の一元的なマネジメントが可能になりました。
事例2 株式会社Coral Capital
導入事例：Coral Capital様
Coral Capital（従業員数9人）は、未上場企業に対する投資、運用、投資先の経営支援などを行っています。
それぞれの投資先で進捗状況が異なる契約プロセスがあり、管理が煩雑化していました。チャットやメールベースでは共有に限界を感じ、投資先企業をサポートする立場からも、各案件の投資フェーズが把握しづらく、次の動きを予測しにくいという課題がありました。
そこで、契約マネジメントの視点で事業を捉え直し、「契約の型」をあらかじめ設計し、管理できる体制に移行しました。具体的には、投資に必要な「書類回収」、対象を調査、分析する「デューディリジェンス（DD）」、「チェック」、「承認」、「投資契約締結」、「送金」という過程を顧客の契約ごとに一元管理できる体制を整備しました。
この変更により、何がまだできていないのかが明確になり、一連のプロセスを可視化できたことで業務効率を大幅に改善しました。プロジェクト管理が以前は属人化していましたが、プロセスを共有できるようになり、アシスタントや顧問弁護士への共有がスムーズに行えるようになりました。
事例3 株式会社ネルケプランニング
導入事例：株式会社ネルケプランニング様
ネルケプランニング（従業員数145人）は、舞台制作やキャスティング、イベント企画などを主な事業としています。
一つの舞台製作に際し、製作委員会組成から原作契約、キャストの出演契約、公演で使用する楽曲の著作権契約、それらを活用した舞台公演終了後の作品配信、番組販売手続き、商品化、ビデオグラム化、音楽配信、パッケージ化など、二次利用に関する契約が生じます。
キャストの出演契約だけを見ても契約数はざっと20～30件に及びます。これまではExcelの台帳を活用して管理してきましたが、舞台公演数の増加に伴い、進捗管理業務が煩雑化しました。
さらに、一連の権利関連業務を「契約管理」「印税管理」「版権営業」「商品営業」の4部署で複数の方が担当しています。リアルタイムでの進行状況把握のため、各部署担当者への確認が頻繁に発生し、問題となっていました。
そこで、一つの舞台制作〜二次利用までを、契約マネジメントの視点で一つの大きな塊＝「プロジェクト」と捉えて管理することにしました。契約書自体の管理はもちろんしていましたが、一つひとつの契約書それぞれをプロジェクト単位で発生する各タスクに紐付けることで、制作の進捗と各タスクを誰が担当しているのか、何がまだできていないのかが一元管理可能になりました。異なる進捗の各舞台作品について関係者に共有できるため、舞台プロジェクト単位の可視化が実現しました。
まとめ
契約を軸とした「契約の型」を作って事業を可視化することができれば、業務の脱・属人化や健全な内部統制の整ったプロセスを敷くことができるようになり、事業スピードは加速します。
企業は「ヒト・モノ・カネ」といった様々なリソースの集合で成り立っており、その裏には必ず契約が流れています。
これまで、「ヒト・モノ・カネ」それ自体を管理するソリューションは様々ありますが、契約の管理については光が当たりにくいものでした。しかし、全ての事業は契約からスタートし、契約は契約書、契約関連書類、相互に関連する契約、契約締結の前後工程の集まりにより成り立っています。
関連業務までを一元管理することで、無駄のない事業の仕組みが構築でき、企業の成長を確実なものにすることができるのです。
第4回では「契約マネジメントの始め方ープロジェクトとして契約を一元管理するメリット」について、詳しく解説していきます。
【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第4回】契約マネジメントの始め方ープロジェクトとして契約を一元管理するメリット
