※本記事は朝日インタラクティブの運営するWebメディア／サービスTechRepublic Japan テックリパブリック、テクリパ）に、2020年5月27日に掲載された、弊社寄稿原稿の転載です（運営元の朝日インタラクティブより承諾を得て掲載しています）。

【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
【第4回】契約マネジメントの始め方ープロジェクトとして契約を一元管理するメリット
【第5回】法務部門に寄せられる相談を一元管理できる契約マネジメントの有効性

契約をシステム化するContractS CLM

ContractSが提供するContractS CLMは、契約マネジメントを実現するために設計されています。

契約マネジメントにはいくつかの重要な要素がありますが、これをシンプルに要素分解すると2つに分かれます。「契約プロセス構築、管理」と「契約書管理」です。ContractS CLMは、この2つの要素を兼ね備えたプロダクトとなっています。

契約書が生まれてから締結、管理に至るまで、契約の主管部署以外にもさまざまな部署の人々が契約プロセスに関わります。ContractS CLMは、そのような契約プロセスを一気通貫でこなすことができます。

さらに、契約書には必ずしも紐付かない“相談”のやり取りもできます。最適化された契約業務プロセスによって、契約に関するリテラシーが高まり、さらに洗練されます。このように、契約の“プロセス”を扱うのに長けているのがContractS CLMの最大の特徴です。

近年、ビジネススピードの高速化とビジネスの複雑化により、部署間での情報連携がますます重要となっています。ContractS CLMは、複数部署での横断的なシステム利用を前提としており、各部署が最適な契約の取り扱いができるように設計されています。契約のライフサイクルについても、自由な形で管理が可能です。

システム導入の際の問題点

ただし、これはContractS CLMに限った話ではありませんが、システムを単に導入するだけでは十分ではありません。システムはあくまで人が使うものであり、それには必ずオペレーションが存在します。

現状のオペレーションをそのままシステムに移行しただけでは、単に電子化されただけで根本的な問題解決にはなりません。たとえば、企業によっては契約の承認フローと印鑑の承認フローが別々になっていることがあります。これは、契約の進行可否を決定する部署と、印鑑を押す業務を担当する部署が異なるために発生する現象です。

もちろん、それぞれのフローには独自の理由がありますが、実際には契約の全体的なプロセスをシステムに統合することで、承認フローを一元化することができ、業務効率化につながることがあります。

オペレーションの見直しは契約の承認に限らず、契約業務全体の各段階で考える必要があります。現状のフローをただシステムに移行しただけでは、生産性向上が限定的になることがあります。

ビジネススピードの加速が止まらない今、こうした効率化や生産性向上は、事業成長の鍵となる重要な要素です。

契約プロセスを見直すー真の契約マネジメント実現のために

弊社では、この問題について重く受け止め、契約プロセスの見直しを含めて提案することがあります。ただし、複数部署をまたがる問題であるため、調整にかけられるリソースが当面は確保できないという理由から、ひとまず現状のフローをできるだけ維持したまま契約管理の電子化や電子契約の導入をする企業も多いです。

一方で、システム導入を生産性向上の機会と見なし、オペレーションも含めて全社的な改善を目指す企業もあります。このような場合、重要なのは現状の分析と各プロセスの深堀りであり、システム導入によって省力化できる可能性のあるオペレーションを見極め、新しいフローを構築し、それをシステムに統合して実行することです。

特に、今後しばらくは紙と電子の契約が並存することが避けられないでしょう。そのため、オペレーションの構築はこの状況を前提に行われる必要があります。このためには、関係部署からのヒアリングを通じて現状の契約プロセスを把握し、システム導入に伴うオペレーションを検討していきます。

企業によっては、契約の電子化を急ぐ部署もあるため、特定部署での電子締結を皮切りに、他部署にも拡大していく方法もあります。実際のオペレーションを試行することで、効果が見えてくる部分もありますので、段階的な導入が有効です。

ポイントは、各プロセスの背景事情に遡って検討し、省力化やコンプライアンスの重要性などを議論することです。こうした施策は、影響が及ぶ範囲が広いため負担もかかりますが、改善が進むと契約業務の負担が軽減され、本質的な業務に時間を割くことができるようになります。

企業の成長を目指すのであれば、契約マネジメントの実現は不可欠な施策です。

まとめ

今回の総まとめでは、ContractSが目指す契約マネジメントの実現プロセスの一端を紹介しました。

契約の領域は、企業が取り組む中で最後まで変革から置き去りにされてきた領域の一つです。しかし、契約のプロセスを改革することでビジネスの成長にまでつなげることができるのです。

この連載を通じて、契約マネジメントのアプローチが伝わり、日本企業の契約領域の変革が少しでも進むことを願っています。

【第1回】関係者が多く、付随業務もたくさんーなぜ「契約マネジメント」が必要なのか？
【第2回】ライフサイクルで考える「契約マネジメント」ーリーガルテック先進国の現在
【第3回】契約を軸に事業の速度を上げるー「契約マネジメント」に成功した3社の場合
【第4回】契約マネジメントの始め方ープロジェクトとして契約を一元管理するメリット
【第5回】法務部門に寄せられる相談を一元管理できる契約マネジメントの有効性