ノウハウ 「法務部お困りあるある」とは？課題解決の方法とあわせて解説
「法務部お困りあるある」とは？課題解決の方法とあわせて解説
契約・取引法務の実行やコンプライアンス・社内規定の整備など、日々、多くの業務を遂行する必要がある法務部。
少しでも生産性の高い仕事を遂行し効率的に業務を行っていきたいのに、ルーティンになっている法務部の当たり前業務が実は一番効率化しにくいお困り業務であるかもしれません。
この記事では、法務部に向き合ってきたContractS（コントラクツ）が、今まで皆さんにとって当たり前だった「法務部お困りあるある」を３つピックアップして、その問題点と解決策を解説します。
法務部の働き方改革を検討中な方、法務業務のDXに関心のある方、是非この記事を参考にしてみてください。
法務部あるある①〜紙や印鑑に依存する仕事が多いためテレワークが難しい〜
コロナの感染拡大に伴い多くの企業がテレワークを導入するようになっているにもかかわらず、契約業務に携わる法務部に所属する社員は依然会社への出勤が必要となるケースが多く見られます。その理由の１つに、契約業務は契約書など様々な紙の書類を扱う必要があり、その書類は会社に保管されていることが挙げられます。
ContractSが2020年4月一度目の緊急事態宣言下で行った調査では、紙書類の確認、契約書の押印・送付、郵送書類に対応する業務は、契約業務を行う方がやむを得ず出社した理由のTOP3として挙げられていました。
ContractSが行った「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」はこちら
同調査では、コロナ禍で、9割以上の契約業務に携わる方はテレワーク時に「契約業務を不便」と感じているという回答も得られています。
感染拡大防止の観点でテレワークに移行する点でも契約業務を効率化をする点でも、「紙や印鑑に依存する契約業務」は、大きな課題で、この課題を解決するのは契約文書のデジタル化です。
契約文書をデジタル化することで、法務部の方々はオンラインで契約書を確認、キーワードや日付、タグで簡単に文書を検索、押印を済ませることができます。
法務業務に携わるメンバーは紙に依存する業務から解放されることでテレワークが可能な日を増やせ、感染拡大防止や朝のラッシュ時間のストレスのない自宅での仕事へ移行できます。
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ContractS CLMは契約文書を管理するだけではなく、契約プロセス構築や契約ライフサイクル管理を行い、効率よく業務を行えるようにサポートします。
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法務部あるある②〜法務相談の業務はコミュニケーションコストがかかりがち〜
法務部のメンバーは社内でも数少ない法律に詳しい人材であるため、契約書のレビューやコンプライアンス管理など多忙なスケジュールであるにもかかわらず、他部署から法律に関する様々な相談が寄せられます。
また、この法務相談はとても時間がかかり、何度もメールやslackでやり取りする必要がある内容であることが多いです。
この法務相談がコミュニケーションコストのかかりすぎる問題を解決するには、法務部門と事業部門それぞれの立場に向き合う必要があります。
まず、法務部は、リーガルアドバイザーとして受けられた相談・質問に、正しく回答することを求められています。そのため、相談の正しい状況を把握し、法的に根拠ある回答を行う必要があります。
一方で事業部は、契約業務を正確かつ迅速に処理をしたいと考えています。 また、法的知識が法務部よりも少ないため、どのような情報が必要とされているのかが分からず、とにかく業務を遂行するためによくわからないまま相談をしてしまうことがあります。
この問題は、法務相談に関する情報を会社の掲示板など全員が閲覧できる場所に掲載することで解決できます。コミュニケーションシートをフォーマット化し提供したり、法務相談に関するよくある相談を掲載すればお互いの無駄なやりとりを減らすことが可能になります。
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法務相談を受ける側は、相談窓口を一本化したり、相談内容や進行状況を把握できるようになるため、相談業務の効率化がはかれます。また、過去の相談を検索できるので、相談内容、事業部とのやりとり、法務内でのやりとりをまとめて、資産として蓄積・活用できます。
また法務相談をする側は、あらかじ設定されたフォームに沿って相談窓口ができるので、入力すべき内容が分かったり、相談先に迷うことがなくなります。また、自分が依頼した内容の対応状況を把握することができます。
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法務部あるある③〜契約書締結書類を根気よく待ったり進捗を追跡する必要がある〜
両社の確認が取れた契約書は、締結に向けてプリントアウト、押印を行ったのち、封筒に入れ切手を貼り、締結相手に郵送する作業が発生します。これは締結相手も同様のため、契約締結は少なくとも一週間はかかります。
また、何日経っても応答をもらえなかった場合には、先方に締結進捗を促す追跡対応が必要になります。
締結にあたって、自社から契約書以外に添付する書類、相手側に提出してほしい書類が必要になる場合もあります。この書類に不備があった場合は、さらに契約締結に時間がかかります。
この問題を解決するのは契約書の締結業務のオンライン化です。オンラインで契約締結を実行できれば契約締結に必要なリードタイムの短縮、添付書類のミス防止を図れます。
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従来1週間でも済ませない契約業務は、大幅に効率向上させることが可能になります。契約書の関連情報・関連書類も一括管理を実現できます。
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最後に
法務部の方々が共感できる「法務部のお困りごとあるある」を３つピックアップして、その問題点及解決策を解説しました。コロナ感染拡大とともに、企業は今まで異なる働き方を求められています。法務部に根強く残る文化から脱却し契約業務のデジタル化をすすめ、無駄を無くした生産性の高い契約業務を目指していきましょう。
