ビジネスにおいて大切な情報を取り決める契約。契約書や情報を適切に管理しないと紛争裁判や最悪の場合企業の存続危機に陥る可能性があります。

そんな契約のプロセスを構築・最適に管理し契約のライフサイクルをマネジメントするCLM(Contract Lifecycle Management=契約ライフサイクルマネジメント）を導入し、契約DXを実現、契約を正しく適切に取り扱うことでもたらされるビジネスインパクトについてまとめました。

導入のステップやポイントについてもこちらの記事でご覧ください。

▶︎▶︎【こちらの記事もおすすめ】CLM（契約ライフサイクルマネジメント）とは?システムの概念を徹底解説。

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契約がもたらすビジネスインパクト

社外の取引においても、社内の従業員との取り決めにおいても欠かすことのできない契約。

契約はあらゆるビジネスにおいて重要で、契約のステータスを可視化し、契約の内容を明らかにすることは大切です。

一方で、契約内容が書かれた大切な情報である契約書が、社員のデスクに保管されていたり、最悪の場合は正しく締結されていないままビジネスが進行していたりすることがあるかもしれません。

契約がきちんと締結できていないことで起こるリスク

では、契約のステータスや情報が管理されていないとどのようなリスクが起こるのでしょうか。

ビジネススピードの低下

多くのプロジェクトや企業において、契約が締結できないとサービスの開始や製品の納品ができません。そのため、契約をスピーディーに締結し、早期に売り上げを立てることは大切です。

一方で、契約書が、部署の部長や、法務部の社員の山積みになった書類に紛れ、締結まで何ヶ月もかかる、といったことは経験がありませんか？
どこにあるかわからない契約書を、各部署に電話して、所在をヒアリングする、といったこともあるかもしれません。

本来ならスピーディーに締結すべき契約が、気がついたら半年以上結べていない、というようでは、ビジネススピードが低下してしまいます。

ガバナンスリスク

実際に納品された製品が壊れていた、提供されたサービスが期待されたクオリティに達していない、などという問題が起きた時に契約は見直されることになります。

この契約がそういったトラブルが起きる前提に正しく締結されていなかった場合は、契約違反を理由に返金など対処を依頼することができません。

企業が起こりうるトラブルに正しく対処するといった面でも、契約の管理は必要な観点になります。

契約DXとは？

契約DXとは契約業務をDX（デジタルトランスフォーメーション）し、効率化・最適化につなげることです。

具体的には、契約作成、承認フロー、契約締結、契約管理などけいやくにまつわる業務を自社開発またはSaaS導入などでデジタル化し、契約に関わるムダやミスをなくすことを目指していきます。

「電子契約」導入で締結業務デジタル化の動き

日本においてはハンコ文化が浸透していることもあり、契約は紙で締結することが多く、契約に付随する確認・交渉や管理などもアナログな方法で行われるのが通例でした。
しかし、コロナの影響もありテレワークの推進や行政の脱ハンコの動きもあいまり、2020 年急速に「電子契約」システム導入が進みました。

実際、ContractS株式会社で行った「契約業務のデジタル化実態調査」でも電子契約の導入は約３割の企業が導入済みと回答しています。

出典：ContractS株式会社「契約業務のデジタル化に関する実態調査」

電子契約導入後も９割が紙で契約書を締結

一方で、同調査（契約業務のデジタル化に関する実態調査）では、電子契約を導入したもののの、結局紙で契約を締結したと回答している企業は92.0%という結果になりました。

現状では、電子契約を導入しても、得意先や行政の事情で結局紙で契約書を締結せざるを得ない状況があるため、電子締結した契約はシステム上に、紙で締結した契約はキャビネットと、それぞれで管理する場合が多くなります。

また、電子契約については、得意先の指定する電子契約で締結した契約書データも存在するかもしれません。

管理業務は紙のみで管理していた時よりも煩雑になるため、契約業務全体で考えたときにむしろ業務時間が増えている、といったことになりかねません。

CLMでビジネスリスクを未然に防ぐ

そんな紙から電子への移行期間の企業の契約業務の助けになるのがCLM＝Contract Lifecycle Management（契約ライフサイクルマネジメント）です。
CLMとは、締結前（契約書作成・審査等）、締結、締結後（期限管理・ステータス管理等）にまたがって行われる契約オペレーション全体の最適化のためのテクノロジーです。

CLMを導入すると契約の状態が見える化され、契約業務におけるあらゆるムダやミスを低減することができます。

つまり契約業務全体の作業の効率化、最適化を図るため、一部の電子化では最適化できなかった作業も全体的に効率化することができます。

CLMの導入によってもたらされるメリット

具体的に、どのような作業が効率化されるのでしょうか。CLMを導入することでもたらされるメリットの具体的な例を紹介します。

「あの契約書どこ行った？」に終止符。あらゆる契約プロセスを可視化

プロジェクトを進行する事業部（営業部やコンサルティングチーム等）、法務部、人事部、様々な部署が社内外で多数の契約を日々締結します。また、１つの契約についても事業部が法務部に相談、法務部からレビューがあった内容を取引先に相談など、多数の関係者が存在します。

そのため、契約書はよく誰がボールを持っているかわからなくなり、今どのステータスにあるかがわからなくなります。
また、最悪の場合誰かが紛失してしまう可能性さえあります。

CLMは契約のステータスを可視化するため、現在の契約において、誰が何を行っているかを一眼で把握できるようになります。

例えばCLMの「ContractS CLM」であれば契約書の作成から管理までをワンプラットフォームで管理できるので、契約の作成〜管理のどのステータスにあるか、また、誰が確認しているのか（誰に契約を確認・承認するボールがあるのか）が明確になります。
そのため、必要に応じて担当者にプッシュしたり、ステータスをクライアントに報告するなどといったアクションが可能になります。

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迅速な回答が必要な「過去の契約情報」に素早くアクセス。

「過去に締結した契約情報を確認する」シーンでは、クライアントから契約情報について早急に回答するように求めらている、部長が出社する前に稟議書を出すために過去の契約をクイックに調査したいなど、スピーディーな対応が求められることが多いと思います。

しかし、スプレッドシートで様々なキーワードで検索し、やっとたどり着いた契約書はキャビネットの中に。そのキャビネットの鍵はAさんの机の中、そして施錠されている…といった体験は誰しも一度は経験しているのではないでしょうか。

CLMなら、契約情報が全てシステムの中にあるため、過去の契約情報にすぐにアクセス可能。

例えばContractS CLMは過去の契約書もまるっと箱に詰めて送るだけでまとめて電子化に対応するContractS SCANがあるので、これまでキャビネットで確認していた大量の契約情報もまとめて電子化できます。

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CLMの導入ステップ

様々なメリットがあるCLMですが、実際に導入にあたり、気をつけるポイントはどのようなところにあるでしょうか。

各部署の役割を明確にする

契約は作成から締結、締結あとの契約書の内容をもとにした経理処理など、タスクも様々ですが、関連する部署も多岐に渡ります。

そのため、契約業務を最適化するCLMを導入する際は、まず、自社において契約に関する業務を部署ごとに役割を明確にする必要があります。

その上で、CLMを導入するにあたって、どの部署のどの業務から最適化するかを検討していくと、導入で失敗するリスクを低減できます。

CLMを導入する上で必要なポイント

つぎにCLMを導入する上で必要なポイントについてご紹介します。

契約ライフサイクル全体で考える

CLMが最適化できる契約業務は多岐に渡ります。まずはCLMが最適化する電子締結、契約管理、プロセス構築のどの部分を自社で導入し、どのようなスケジュールでCLM全体に最終的に取り組んでいくかを導入前に計画をすることをお勧めします。

全社で取り組む

前項で述べたように契約には様々な部署が関連します。法務部やシステム部だけでディスカッションしてスケジュール 、タスクを決めず、全ての部署にヒアリングを行う、導入に向けて説明会を行うなど、導入に向けての会話を怠らないことが重要です。

信頼できるベンダーのサービスを導入する

契約という大切な情報に関わるCLM。契約業務を最適化するのはもちろんのこと、このシステムの導入は自社の経営戦略にも大きく関わっていきます。
自社の目的やビジョンとの合致や、業界での経験、日本独自の法環境に詳しいなど、単なる機能以上の部分についてもトータルで信頼できるベンダーと取り組むことが大切です。

効率化した点だけではなく最適化する点にも目を向ける

CLMは契約書をペーパレス化することで、押印業務や契約書の製本業務など、作業を効率化することができます。実際に、これだけでも契約にかかる日数を大幅に削減することができるでしょう。

一方で、CLMは導入することで契約書の紛失リスクや誤った情報での契約締結をしてしまうリスクなどガバナンスリスクの低減、契約書のレビューをする際に、何度も事業部担当者と法務部が情報のやり取りを交わすムダなコストの削減など、業務の最適化という観点でも評価できるサービスです。

まとめ

CLMは契約業務全体を効率化するサービスなので、契約の一部だけではなく全体を最適化することができます。

ミスやムダのない契約業務を行い、企業のビジネススピードの向上やガバナンスリスク低減につなげていきましょう。