↓「業務の可視化」を実現し、契約業務時間やコストを下げる実例とは？↓

近年、企業内での業務が煩雑化していることが問題視されています。実際、自社の業務の全体像を把握し切れていない企業も多いのではないでしょうか。

業務のブラックボックス化を改善するには、業務フローを整理し、業務プロセス全体を可視化するが必要があります。この記事では、業務可視化の方法やメリット、業務の煩雑化を整理し可視化するためのツールをわかりやすく解説します。

業務を可視化すると何ができるのか？メリットを紹介

一般的に、業務の可視化は業務プロセスを改善するための第1ステップと認識されています。業務を可視化することで、業務プロセスにおける問題点が見つかりやすくなるためです。しかし、業務の可視化には、ほかにもさまざまなメリットがあります。

可視化することで業務の全体像が見える

業務を改善するためには、経営者から現場で働く社員まですべての関係者が、業務の現状を認識し、課題や問題点について議論しなければなりません。そこで大切になるのが、「業務の現状、全体像を把握すること」です。

「業務の現状くらいわかっている」と思われる方も多いでしょう。しかし、自分や自分の所属する部署が行う仕事については現状を理解していても、他部署の仕事内容や他部署とのつながり、企業全体の業務の現状は意外と把握できていないものです。経営者でさえ、企業全体の業務プロセスのつながりを把握することは困難といわれています。

そのため、まずは企業全体の業務プロセスを可視化し、現状を把握することが必要です。そうすれば、複雑な業務プロセスの流れを整理できます。問題点を洗い出し、その改善策も見つけやすくなります。

可視化することで課題の共通認識を持つことができる

業務プロセスが可視化されていないと、社員が業務をそれぞれ解釈し行ってしまいます。業務を可視化し共通認識を持つことで、全員が同じ方向を向いてプロジェクトを推進できます。

業務が可視化されると、自社はどのような仕組みで利益を出しているのか、自分の業務が利益構造にどうつながっていくのかが明確になります。利益構造を社員それぞれが知ることで、日々の業務をただのタスクとして捉えるのではなく、利益を生み出すための重要な仕事だと捉えることができる社員も現れます。

つまり、業務を可視化することで社員のプロジェクトへの参加意識や帰属意識が高まり、企業全体の生産性も向上します。

可視化で業務の属人化を解消

どの企業でも、特定の人しか対応できない属人化している業務が少なからずあるのではないでしょうか。業務を可視化すれば、この業務の属人化を解消できます。業務を可視化するとともにマニュアルを用意しておけば、当人が不在時に別の社員が対応したり、退職時に業務を引継ぎしたりする場合もスムーズになるでしょう。

また、業務を可視化し、企業全体の仕事の流れが把握することでどの社員が何をしているのか他の社員からもわかるようになります。その結果、万が一担当者が仕事をミスしても、誰かがそのミスに気づけます。業務を可視化することで、取り返しのつかない失敗となる前に、業務の修正ができたり、個々の業務に多くの人が通じることで良い提案が出され、従来の業務フローや業務内容を見直せる可能性もあります。

業務可視化の概要と重要性

このように、業務の可視化には多くのメリットがあります。では、そもそも業務の可視化とはいったいどんなことを指すのでしょうか？ここでは、業務の可視化の基本的な概要とその重要性を解説します。

「業務の可視化」とは、「目に見えないものを見えるようにすること」です。業務において、目に見えないのは「業務全体の手順」や「各プロセスのつながり」です。業務の可視化では、業務フローの「プロセスマップ」を作成して、誰もが業務プロセスをハッキリ見えるようにするのが基本です。

なぜ業務可視化が重要なのか

では、なぜ業務の可視化が重要視されているのでしょうか？
その理由は、やはり業務プロセスの改善をするうえで、業務の可視化が欠かせないからです。業務を効率的に進めるためには、一定の流れに沿って業務を進めなければなりません。その流れに沿っているかどうかによって、業務の生産性や付加価値が大きく変わります。

業務を可視化し問題点を見つけて、業務プロセスの改善を図ることで、効率的に業務を進められるようになります。たとえば、2つのプロセスを統合したり、あるプロセスを他の部署に任せたりしたほうが良いことに気づくかもしれません。

また、業務の可視化をしておけば、新人など業務に不慣れな人でも、マニュアルを見て業務を進められます。先述のメリットでも挙げた通り、属人化の解消をすることも可能です。誰かが感染症などの病気や、災害などの理由で出社できない際にも、他の人も同じ業務をできるなら臨機応変に対応でき、業務が滞りなく進みます。先にも伝えた「属人化」の解消に繋がります。

さらに、業務プロセスを可視化し改善することで、社員からの満足度向上も期待できます。業務プロセスが可視化されていないと、一部の社員に業務が偏っていてもそれに気付かないことがほとんどです。放置しておくと、その社員は負担に耐えられず、辞めてしまうかもしれません。可視化して、なるべく平等に業務を割り振ることで、社員が不公平感なく働けるようになります。

このように、業務の可視化は、企業運営を安定させ、時代や状況に合わせて柔軟に改善を加えていくために欠かせません。

業務可視化の主な目的

上記では、業務可視化のメリットや概要を紹介しました。しかし、これだけ押さえても、業務可視化を成功させることはできません。業務を可視化することを目的にするのではなく、業務の可視化をすることにより達成したい目的を明確にする必要があります。ここでは、業務可視化の目的のうち代表的なものを紹介します。

現状把握

業務可視化を実施する目的としてよく挙げられるのが、「現状把握」です。業務上で部署同士がどのように関係しているのか、最終的にどのように利益や結果に結び付いているのか、現状の業務の流れを明確にすることで、業務プロセス上のどこに問題があるのかを把握します。

コストの把握が不十分で適切な予算が立てられていない、社員一人ひとりの業務が把握できていないため適切な業務分担が行えていないなど、問題は企業によってさまざまです。これらの問題に対して、どのようにアプローチするのか解決策をまとめ、業務改善に取り組みます。

BPMやRPAのため

BPMやRPAの導入のために、業務可視化を行う企業も多いです。BPMとは、Business Process Management（ビジネス・プロセス・マネジメント）の略称で、業務プロセスのPDCAサイクルを回して業務効率を高めるアプローチのことを指します。なお、PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（確認）、Act（改善）を繰り返すことで業務改善を行うという取り組みです。

BPMにおいて、業務可視化は取り組みの初段階に当たります。BPM用のツールには、業務フローのプロセスマップを作成する機能が搭載されているのが一般的です。

また、RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、定型作業をソフトウェア型のロボットに代行させ、自動化することを指します。RPA導入の際には、どの業務をロボットに任せるのか検討するために、業務の可視化が必要不可欠です。また、導入後の効果測定や改善点の洗い出しを行う際にも、業務が可視化されている必要があります。

内部統制

業務可視化は、内部統制を行うためにも必要です。内部統制とは、経営目標を達成するために全従業員が守るべきルールや、適正に業務を行うための仕組みを作って運用することを指します。内部統制は、上場企業及び関連会社では、報告書を提出して監査を受けることが法律で義務づけられているほど、企業にとって重要なものです。

内部統制を整備・運用・評価する際には、内部統制3点セットと呼ばれる「フローチャート」「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス」を用います。「フローチャート」では、すべての業務プロセスを図式化して可視化する必要があります。

業務可視化の方法

では、業務の可視化はどのように行うのでしょうか？ここでは、業務可視化の具体的な方法を解説します。

スキルマップの作成

スキルマップとは、社員一人ひとりのスキルを可視化した表のことです。横軸にスキル項目を記載、縦軸に社員を記載し（逆でも可）、共通の評価規定に沿ってスキル評価を記入します。

通常、社員の持つスキルは目に見えませんが、それを可視化することにより、適切な人材育成や人材配置が行えます。会社全体で不足しているスキルが明確になれば、そのスキルに関する研修を実施したり、そのスキルを持つ人を採用したりして、生産性の向上を図れるでしょう。同様のスキルを持つ人が増えれば、業務の属人化も回避できます。

社員が自分のスキルを客観的に知ることで、具体的な目標を持てるようになり、意欲的に業務に取り組めるようになるのもメリットです。

プロセスマップの作成

社内の業務プロセスの全体像とそれらの関係を全て書き出したのが、プロセスマップです。プロセスの開始から終了までに行う個々の業務を、四角形や菱形などの図形の枠内に書き、図形同士を線でつないで流れを示します。それぞれの業務にかかる時間やコスト、スキル、人数なども記載しましょう。

プロセスマップを作成すれば、どこでどのような業務を行うのかが一目でわかり、問題点も明らかにしやすくなります。

業務可視化ツールの活用

業務可視化ツールとは、社員がどのような業務にどれくらいの時間を費やしているのかを可視化し、その傾向を分析する機能を搭載したツールです。社員が使用するパソコンにソフトウェアをインストールするだけで、その社員がパソコンを操作したログを収集・分析できます。具体的には、WordやExcel、メールソフトなどをどのくらい使用したのか、グラフで表示することが可能です。

これまで、パソコンでの作業が基本となる業務では、社員が何を行っているのか把握しづらいという課題がありました。しかし、業務可視化ツールがあれば、パソコンでの作業を可視化でき、業務の改善につなげられます。
また、近年では働き方改革の促進や新型コロナウイルスの影響により、テレワークが普及しています。そのため、遠方にいながらも勤務実態を把握できる業務可視化ツールは、今後さらに需要が増すでしょう。

ツールを用いて可視化すべき業務とは？

業務の可視化に大きく貢献するのが、業務可視化ツールです。ツールを用いて可視化するとよい業務には、どのようなものがあるでしょうか？

まず挙げられるのが営業業務です。SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）で顧客情報や営業の進捗状況などを管理・分析できます。経理業務もツールで経費の分析をすることで、部門や項目ごとに数値の増減を可視化できます。経費削減できそうな項目も見つけやすくなるでしょう。生産管理業務においては、各部門で分散しがちな情報をツールで一括管理し、グラフや表でわかりやすく表示し、共有できます。法務業務（契約業務）もツールで可視化できます。顧客との契約フローや関連書類、進捗状況や担当者などをツールで可視化することによって、業務をよりスムーズに進められ、漏れも防げるでしょう。

業務可視化におすすめのツール7選

ここでは、業務可視化のために特におすすめのツールを7つ紹介します。ツール選びの参考にご覧ください。

ContractS CLM（ContractS株式会社）

ContractS CLMは、契約業務の可視化に役立つツールです。全体フローや進捗、履歴を可視化して関係者間のみで共有しつつ、契約業務を一元管理できます。契約フローを予め設定しておけば、業務時間の短縮にもつながるのが嬉しいポイントです。契約業務に特化したサービスだからこそ、書類のテンプレート機能など、契約時に便利な機能が揃っています。

また、クラウドサービスなので、インターネットがつながれば、どこからでも利用可能です。契約は紙か電子かを選択可能で、電子契約ならテレワークでも契約締結ができますので、さらなる業務の効率化にもつながります。

MITERAS（パーソルプロセス&テクノロジー株式会社）

MITERASは、社員の業務実態をを可視化し、適切な労働環境を整えるためのツールです。タイムレポートでは、従業員が申告した勤怠時間とパソコンの稼動状況を照らし合わせ、乖離がないかを確認できます。サービス残業や長時間労働を抑制できるでしょう。

ジョブレポートでは、パソコンのログやキーボード打鍵回数などの利用状況をグラフ化し、社員の勤務実態を監視できます。テレワーク勤務者の労務管理にも役立つでしょう。

MeeCap（株式会社MeeCap）

MeeCapは、パソコンの操作履歴を自動で取得し、業務を可視化するツールです。業務プロセスを自動的にフロー図にすることも可能なので、RPAの導入時にも利用できるでしょう。

ただ情報を取得するだけでなく、わかりやすい分析レポートにまとめてくれるのが特徴です。組織全体はもちろん、個人の働き方を改善する助けになるでしょう。不正行動の抑止など内部統制にも役立ちます。

IM-BPM（NTTデータイントラマート）

IM-BPMは、業務のプロセスをデザインすることで可視化し、その流れに沿って業務を実行できるようにサポートしてくれるツールです。業務プロセスを一目でわかるフローにまとめてくれます。

オープンソースであるためカスタマイズ性が高く、企業に合ったシステムに構築できるのも嬉しいポイントです。一度決定したプロセスについても、実行状況から改善点を発見し、継続的に最適化を図れます。

Qasee（Qasee株式会社）

Qaseeは、インストールタイプの業務可視化ツールです。普段は見えづらいパソコンでの業務をデータとして可視化できます。徹底的にデータに落とし込むことで、費用対効果や効率的な働き方まで把握可能です。経費の無駄や残業、管理職の負担の削減につながります。ストレスや負荷のチェックもでき、業務の偏りを解消する助けにもなるでしょう。

iGrafx（株式会社サン・プラニング・システムズ）

iGrafxは、業務プロセスの可視化・ドキュメント化・共有化などの機能をまとめた業務改善ツールです。直感的に操作できるUIが特徴で、業務フローチャートをスピーディーに作成でき、タブレットでの閲覧も可能です。業務可視化についてお悩みなら、同じ会社が提供する「業務プロセス可視化サービス」もおすすめです。

BPEC（株式会社ネクステップ・ソリューションズ）

BPECは、最小限の負荷で業務の可視化をすることを目的としたツールです。特に、可視化を行うためのデータ抽出の際に、現在の業務に支障が出ないように設計されています。業務フロー図も、画像ベースのインターフェースにより直感的に作成可能です。

また、改善を継続して行うことに注力しており、「可視化フェーズ」で可視化した後は、「改善フェーズ」で、業務プロセスをさらに改善していくことができます。

業務可視化ツールの選び方

上記のように、近年ではさまざまな業務可視化ツールが提供されています。そのため、自社に合うツールはいったいどれなのか、迷ってしまう方も多いことでしょう。そこで最後に、業務可視化ツールの選び方を解説します。

導入する目的に合っているか

業務可視化ツールの選び方で重要なのが、ツールの機能が導入する目的に合っているかどうかです。業務可視化ツールにはさまざまな種類があり、必ずしもすべてのツールが自社の導入目的に合っている訳ではありません。ツールによって、管理や監視に特化したものもあれば、分析が得意なものもあります。

また、「インストールタイプ」と「クラウドタイプ」の違いもあります。インストールタイプはサーバーやパソコンにインストールして使用するもの、クラウドタイプはインターネット経由で使用するものです。業務内容や形態によって、適切なタイプが異なります。

自社の業務可視化に利用できそうなツールをいくつか候補に挙げ、機能の詳細を確認しましょう。その中で、最も導入目的に沿ったものを選ぶのがおすすめです。

使いやすいツールを選ぶ

特に分析型の業務可視化ツールは、操作や処理が複雑なものもあります。導入したものの、現場で使いこなせないことがないように、使いやすいツールを選びましょう。

製品によっては、無料トライアルを実施しているものもあります。一度トライアルで使用感を試すのもおすすめです。また、初めて業務可視化ツールを使う際は、セミナーやコンサルティングなどを通して、ツールの活用方法をサポートしてくれる製品を選ぶとよいでしょう。

コストパフォーマンス

業務可視化ツールの導入には、少なからず費用がかかります。企業の大切な資産を無駄に失わないためにも、最適なコストで導入できる製品を選びましょう。

一般的に、1ライセンスごとに月額いくら、といった形で課金されます。会社の規模や利用用途により料金プランが異なり、問い合わせが必要な製品も少なくありません。初期費用やその他の費用がかかるのかどうかも、大切なチェックポイントです。

まとめ

業務可視化は、業務の現状を把握し業務プロセスを改善するために欠かせません。社員に共通認識を持たせたり、属人化を解消したりする効果もあります。

可視化するには、スキルマップやプロセスマップを作成するのが一般的です。また、業務可視化ツールを用いれば、より簡単に業務を可視化できます。導入目的に合った使いやすいツールを選んで、早速業務の可視化に取り組みましょう。