感染症流行を背景に電子契約が浸透し、今や約70%の企業が契約業務において何らかのデジタル化を導入しています。そして、目の前の課題対処に取り組む企業が増えた現在、より業務の無駄をなくし、高度なDX（デジタルトランスフォーメーション）でより大きな利益を生み出せる体制へ転換がはかられています。

本記事では、法務DX、契約DXの定義を分かりやすく解説。契約DXにより生まれる価値と実例をご紹介いたします。

法務DXとは

デジタル技術を活用して、法務部門の効率化を実現することを法務DX（ディーエックス）と言います。

法務部門が関わる業務には、法務相談、契約審査（レビュー）、契約書管理、監査対応、株主総会の対応などがあります。

法務DXでは、リーガルテックを活用し、作業の時間や手間を削減することにより業務の効率化を目指します。

リーガルテックとは、「リーガルテック(LegalTech)」とは「法律（リーガル・Legal）」と「技術（テクノロジー・Technology）」を組み合わせた言葉で、ITの活用で既存産業に新たな価値や仕組みを提供する領域の１分野のことです。

AIを利用した、AIレビューなどがなじみがあるかと思いますが、それ以外にも法律にまつわる情報をデータベース化し、検索できるようにしたものや、訴訟対応に特化したツールまで様々なツールが登場しています。

▼「リーガルテックについて」こちらの記事で詳しくご紹介しています
リーガルテックとは？概念、背景に加えて、サービス一覧を公開！

契約DXとは

デジタル技術を活用して、契約業務の効率化を実現する事を契約DX（ディーエックス）と言います。

先にご紹介した法務DXとは異なり、契約に関わる業務を効率化させるといった意味合いがあり、法務部門のみならず営業部や知的財産管理部、財務部、調達部など契約業務に関わる部署全般の業務効率化をはかります。

具体的には、契約相談、契約書作成、ワークフロー（申請/承認）、締結、契約管理など契約にまつわるライフサイクル全体を自社開発またはSaaS導入などでデジタル化し、効率化を目指します。

また、本質的な意義として、デジタル化による効率化にとどまらずビジネスプロセスの革新と効果的なリスク管理を目的としています。

契約業務におけるデジタル化の現在

企業における契約業務のデジタル化が近年進みつつあります。

2023年「ニューノーマル時代の契約業務に関する調査」より

2023年、全国20～59歳、過去6ヶ月以内に契約関連業務を経験した企業勤務の男女1,030名にアンケート調査を行ったところ、何らかのデジタル化がされていると回答した方が約7割を占めました。

電子契約やワークフローシステムなど感染症流行によるリモートワーク対応として導入されたツールもあります。

しかし、今や労働者人口の減少、グローバル社会における競争の激化を背景とし、限られたリソースでより多くの利益を生み出すことを目的にシステムの選定が行われています。

契約DXまでの3段階

契約DXでは、目の前の業務に対処するのみならず最終的にビジネスへの貢献までを目指します。

また、契約DXを進めるにおいては対象業務や部署が多岐に渡るため、影響を鑑み一気に行うのではなく、段階的に行う必要があります。

まず、アナログで業務を行っていた場合、デジタルトランスフォーメーションに至るまでには下記の図のように３つの段階を踏みます。

一段階目は、デジタイゼーション。アナログデータをデジタル化する段階です。

ここでは例えば、紙で契約管理台帳を作ったり、契約書のレビューを紙で行っている場合にExcelなど社内のツールを使用しデジタル化をはかります。

二段階目は、デジタイゼーション。部署単位でアナログ業務をデジタル化する段階です。

例えば、電子契約未対応だった場合には電子契約ができるツールを導入したり、押印申請などが紙回覧であればワークフロー機能を持つシステムを導入したりといったデジタル化をはかります。

ツールによって現在の業務の形を変えず目に見える無駄を削減します。

この２段階を踏んだ後に進めるのが、三段階目のデジタルトランスフォーメーションです。

特定の部署だけではなく、複数部署でデジタル化による効率化をはかります。第１段階、第２段階を踏んだことにより、部署ごとの非効率、課題が解消され、より生産性の高い状態で業務に取り組むことが出来ています。

ここでは、さらに自動化などによる業務改革が行われ、最終的に締結までのリードタイムの短縮や、契約データを活用した収益向上分析や、リスクマネジメントなどによりビジネスへの直接的な利益を生み出すことができる状態になります。

契約DXで実現できること

契約DXを行うことで感じられる価値は業種との組み合わせにより様々に変容します。

ここでは、実際どのようなことが叶うものか、どこまでのことができるものなのかを例示します。

・リスクの高い箇所のみスキルを持つ担当者が集中しそのほかの業務へのリソースを分配できるように
・手段とプロセスの改革により費用の無駄と効率を解消する
・契約締結までのリードタイムを短縮させ、ビジネスのサイクルを向上、より多くの利益を生み出す
・収集された契約データに対して高度な分析が可能に
・契約の履行状況とリスクに影響を与える取引について洞察を得ることができる
・契約が発生してから終了するまでの管理が自動化され、契約終了・更新の漏れがない状態に
・基盤システムと契約システムとの連携により転記、二重入力などの無駄が削減されより多くのタスクを処理できるように

導入するシステムにより得られる効果は様々ですが契約DXにより上記のようなことが実現可能です。

もっとも、利用するシステムによって業務のカバー範囲が異なり、場合によっては自社内でDXを実現するための計画を練り、それぞれのシステムを組み合わせることが必要となるため自社の理想と状況にあった適切なシステム選定を行う必要があります。

契約DXの進め方

契約DXは、大まかに下記のようなステップで進めます。

ここではステップごとに何を行うか、どのような意味があるものか解説します。

STEP1: 現状を整理

企業によって業務フローや関わる人数は異なります。まず、自社の契約業務の全体を俯瞰して全体をとらえられるようにしましょう。

作業としては、契約の各段階において、誰がどのように関わるのかを可視化していきます。

▼契約の段階

下図のようにフロー図に起こしながら記入していくと整理がしやすいです。

▼フロー図サンプル

整理する際の確認ポイントには、下記のようなものがあります。

既に何らかのシステムを活用している場合、何のシステムを使って何の機能を利用しているか書き出しましょう。

（作成）
・作成は事業部が行うのか、法務が行うのか
・契約書のテンプレートはあるか

（レビュー/審査）
・誰がいつ誰宛に審査を依頼するか
・審査担当者は、契約書と合わせて何の情報で審査を実施するか　
　必要な情報の例）当事者、契約開始日、契約終了日、稟議番号
・反社チェックを挟むかどうか
・条件によって、申請先等が分岐するか
・紙締結、電子締結で進め方が異なるか

（保管/管理）
・書類の格納先はどこか
・契約書は部署管理か法務管理か
・期限管理はどこが行っているか
・契約管理台帳はどこが整えているか
・選定するシステムの影響範囲の業務に関わる部署

（締結）
・誰が締結依頼を行うか
・使うサイニングシステムは何か
・電子締結、紙、他社電子締結でフローが変わるか（電子は事業部、紙は法務等）

　下記の締結時のパターン４種類の中でフローがどのようになっているのかを確認します

①自社発で電子締結する場合
②相手方発で電子締結する場合
③自社発で紙締結する場合
④相手方発で紙締結する場合

（その他）
・上長への確認を行うか
・原本の郵送依頼を行うか
・稟議・押印承認のフローはどうなっているか
・法務相談：依頼時に欲しい情報は何か（例：当事者、相談内容）
・権限管理の有無（雇用契約書、M＆A関係の契約書など）

STEP2:課題を洗い出す

自身の所属部署だけではなく、契約に関わる他の部署からもヒアリングを行い、より多くの課題を解決できるように検討します。

１、で作成した業務フローの上に書き入れていく方法、箇条書きで書き出す方法など様々ありますが自社にとって整理しやすいやり方で実施しましょう。

課題を整理する際に確認するポイントには、下記のようなものがあります。

・かかっているコスト
・時間
・手間（２重承認や転記など）
・ミスの起きやすい箇所
・過去にトラブルの原因となった箇所
・無駄、効率改善が必要と現場、上層部が感じている事

注意すること

・自身の所属部署だけではなくシステムで解決したい課題業務に関わる部署からも、ヒアリングを行いましょう。複数部署の業務改善もできることでより得られる効果が大きくなる場合があります。また、導入を一緒に進めることができた場合、より良い業務フローの構築のみならず導入後の反発を減らすことにもつながります。

システム比較、検討の際には現状フローとの相性はどうか、コスト、効率化のメリットを達成できるかの検討をしていくことになります。

ここで行う事前準備は一朝一夕で終わるものではありませんが、DXを失敗させないために重要な要素の一つです。

STEP3：契約DXの目的を決定

契約DXを進めるにあたり、目的を設定します。

全社的にDXプロジェクトが動いていればそちらに沿ったものになるでしょう。

先ほど整理した課題を踏まえて、どのような姿が理想かアイデア出しを行い、多くの人が共感するような合理的な目標を設定することをおすすめします。

また、契約DXを進めていくにあたり様々な迷いや障壁にあたることが予想されます。そのような場合でも目標を見失わないように、スモールステップの目標設定をしておくとよいです。

例えば、「XX月までにXXをXX％削減できている状態は最低限達成したい。」「XX月までにXX部署までデジタル化を進め、ＸXの効果が実感できる状態にしたい。」

など状態とともに数値を設定しておくと達成した場合のアピールにも使えます。

STEP4:理想のフローを描く

新しくシステムを利用する場合、理想のフローを描きます。

現状のフローの整理で使ったシートを活用し、理想のフローを仮で作ります。

この段階で、必要な機能要件がいくつか見えてきます。

課題の解決方法が分からないといった場合もあることでしょう。その場合は、システム選定の段階で各社へそのシステムを使った解決方法を聞いてみましょう。システムベンダーは複数の会社のシステム導入に関わってきているため、提案により最適な解決方法が見つかる可能性があります。

STEP5:IT資産の分析・評価

DX推進のために、どのようなシステムが必要かを確認しましょう。

自社で使っているシステムの保守切れが迫っているとしたらいつが期限か、昔から使っており現在の業務の形に合わない化石化したシステムはないか。IT資産の整備も行うとよいです。

社内にシステム部がある場合は、協力しながら進めると自部署だけでは解決不可能な専門的な分野もカバーできます。

STEP6:システムを選定する

課題の解決が出来そうなシステムを選定します。

STEP7:トライアルを行い選定が完了

場合によっては、無料のトライアルを提供している場合があるため、実際に使用した課題や使いやすさがどうか確認しましょう。

導入する担当者だけではなく、実際に使用する頻度の高い方に使っていただきその人にとって使いやすいかといった観点も重要です。

使いづらく使用を避けてしまうような場合、システムの移行や浸透に大きな障壁となり得ます。

STEP8:社内展開、高度化、拡張する

最終目標として全社展開があるとしても、導入部署は徐々に広げていくとよいです。導入するにあたって使い方や対処方法の質問が来たり、その対処方法を考えたりと導入当初は対応が必ず発生します。

少しずつ展開の範囲を拡大することにより、当初うけた質問を初期段階で解決した状態で広げていくことが出来るため、対応する側としても工数を減らすことにもつながります。

STEP9:PDCAを回す

目標、計画を適宜振り返り、現状の把握、改善、実施を進めます。

このように徐々にデジタル化する範囲を広げていくことで、最終的な契約DXを目指していきます。

▼システム導入のコツについてはこちらの無料資料にて詳しくご紹介しています

契約管理システム導入実践ガイド

ContractS CLMで実現する契約DX

ContractS CLMは、契約が発生してから完了、継続までのライフサイクルを管理するツールです。

ContractS CLMを利用することで契約業務そのものの効率化をはじめ、周辺システムとの連携により、契約に関するデータを１か所に集め、データを活用したリスク管理、内部統制、パフォーマンス管理を可能とします。

また、カスタマイズが難しいといわれるクラウド型のシステムでありながら、契約業務は社ごとに形態、ルールが異なることを理解した開発を行っているため、個社に合った運用提案が可能です。

また、契約DXを目的とした高度なプロセス、管理の仕組化も可能でタスクという形で各フェーズの各業務を進めていき、契約に関するデータとステータスを適切に管理、周辺システムとの連携が可能です。

上記契約DXで実現できることを含め、マニュアルが不要ながらシステム上の統制により内部統制が測れるContract Automationや柔軟なアクセス制限、業務をタスクとして可視化し、ステータスを管理、進捗状況や期限管理を確実かつ容易にできる体制づくりはContractS CLMの得意とするところです。

また、独自の検索項目により必要な書類を必要な時にすぐ取り出せる状態で、文章ファイル、フォルダ、組織ごとにアクセス制限をコントロールできるため内部統制を強化したい、利便性を向上させたいと考えている企業へも適したシステムです。

契約DXを実現した実例

株式会社レゾナック様は、DX推進を会社全体として進め継続的な業務改善を行う企業です。

レゾナック様では、２社の会社統合をきっかけに契約業務の見直しをされました。

新しい契約管理システム導入にあたり、①既存の社内ITインフラ基盤のテンプレートを利用する、②外部ベンダーが提供するシステムを活用する、③知的財産部の独自システムに新機能として開発して搭載する、の3パターンで検討をされ、システムの比較検討をされました。

統合新会社設立のタイミングに併せ、一部の部署を対象にスモールスタートで2023年1月に導入を開始、下記のような効果へつながっています。

▼効果

・Excelやメモ帳で案件の進捗管理をしていたところを、全ての契約案件がひとつのシステムに集約されて可視化できることで効率アップ。メールで状況をさかのぼる地道な作業も減少
・メンバー間の情報共有が容易になり、かつ各担当者がどのくらいの案件を抱えているかが定量的に把握できるように
・ダッシュボードで進捗状況が一目瞭然に
・契約レビュー依頼から管理まで全て一つのサービスで行えることで契約の可視化が実現
・ひとつの契約完了までにかかっていた作業時間が短縮

▼株式会社レゾナック様の導入事例はこちらに詳しく記載しています

統合新会社の誕生を機に契約業務を「ContractS CLM」へ。 契約レビュープロセスの煩雑化と属人化を解消。

まとめ

法務DX、契約DXは、法務業務や契約業務の効率化を実現する画期的な手法です。契約DXは特に、検索性の向上やコミュニケーションの簡略化によるリードタイムの短縮など、契約業務そのものの効率化を実現します。さらに、自動化されたシステム、内部統制の強化、契約データを活用したリスク分析や取引の分析により、契約ライフサイクル管理を自動化し、ビジネスの最適化や利益への貢献も可能となります。

契約DXの実現が可能なリーガルテックContractS CLMについて、詳細な資料をお求めの方は、以下のフォームからダウンロードが可能です。